Với câu hỏi trên, chúng tôi giải đáp như sau:
1. Để khoản chi phí hỗ trợ hàng tháng này được tính là chi phí hợp lý cho công ty thì công ty phải thực hiện ký kết hợp đồng thử việc hoặc hợp đồng cộng tác viên đối với sinh viên:
a) Hợp đồng học việc:
Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy dịnh về các khoản chi dược trư và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế như sau:
“1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
…. ”.
Trừ các khoản chi tiền lương, tiền công sau:
Căn cứ Khoản 2 Điều 9 Luật thuế Thu nhập doanh nghiệp, Khoản 2 Điều 9 nghị định 218, khoản 2 Điều 6 thông tư 78/2014/TT-BTC chi phí tiền lương tiền công không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế:
- Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.
- Các khoản tiền lương, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.
- Chi tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế chưa chi trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề. Mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.
- Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ); thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.
Căn cứ theo quy định trên thì tất cả các khoản tiền lương tiền công trả cho người lao động phát sinh trực tiếp từ hoạt động sản xuất kinh doanh, có hóa đơn chứng từ đầy đủ theo đúng quy định của pháp luật được tính vào chi phí khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (trừ một số trường hợp đặc biệt nêu trên).
- Tiền lương tiền công thử việc, tập nghề là chi phí phát sinh trực tiếp từ hoạt động sản xuất kinh doanh do doanh nghiệp sử dụng các lao động này vào các bộ phận sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ và quản lý, bán hàng, và có trả lương cho họ
- Tiền lương thử việc, tập nghề có bản chất tiền lương và phù hợp với định nghĩa Tiền lương theo Điều 90 BLLĐ 2012: Tiền lương là khoản tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động để thực hiện công việc theo thỏa thuận.
Điều 61 BLLĐ 2012 quy định: Trong thời gian học nghề, tập nghề, nếu người học nghề, tập nghề trực tiếp hoặc tham gia lao động làm ra sản phẩm hợp quy cách, thì được người sử dụng lao động trả lương theo mức do hai bên thoả thuận.
Như vậy, trong bộ luật lao động thông nhất sử dụng khái niệm tiền lương, tiền công là khoản chi phí trả cho công nhân viên công ty (có hợp đồng lao động) và công nhân viên khác (hợp đồng thử việc, học việc, tập nghề).
Từ những cơ sở trên có thể kết luận chi phí hợp đồng học nghề, tập nghề, thử việc có trả lương được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu có đầy đủ hóa đơn chứng từ theo quy định:
- Hợp đồng thử việc không bắt buộc lập thành văn bản (Điều 26 BLLĐ 2012);
- Hợp đồng đào tạo nghề đối với trường hợp học nghề, tập nghề bắt buộc phải lập thành văn bản (Điều 61 BLLĐ 2012);
- Chứng từ chi tiền mặt;
- Bảng chấm công.
b) Hợp đồng cộng tác viên:
Chi phí cho cộng tác viên là chi phí phát sinh trực tiếp từ hoạt động sản xuất kinh doanh nên được hạch toán để tính giá thành, xác định kết quả kinh doanh
Đối với hợp đồng cộng tác viên cần phân ra 2 trường hợp:
+ Kí hợp đồng cộng tác viên để cung cấp cho công ty các dịch vụ: Môi giới kinh doanh, gia công sản phẩm,...Bản chất mối quan hệ này không phải quan hệ lao động mà là quan hệ đối tác, một bên cung cấp dịch vụ và hưởng tiền công, hoa hồng - Công ty trả tiền trên kết quả mà người này đạt được: sản phẩm, dịch vụ, ... Tiền công, thù lao, hoa hồng trả cho đối tượng này là tiền phải trả cho người bán. Chi phí tiền công, tiền thù lao, tiền hoa hồng trả cho đối tượng này được tính vào chi phí ở các bộ phận tương ứng: bán hàng, sản xuất, quản lý doanh nghiệp,...
+ Kí hợp đồng cộng tác viên để thực hiện công việc lao động tại công ty. Hợp đồng này có bản chất của hợp đồng lao động theo công việc, hợp đồng thời vụ hoặc hợp đồng lao động không trọn thời gian (Người lao động làm việc không trọn thời gian là người lao động có thời gian làm việc ngắn hơn so với thời gian làm việc bình thường theo ngày hoặc theo tuần - Điều 34 BLLĐ 2012 ). Tiền lương cho các đối tượng này là tiền lương, tiền công phải trả cho người lao động - doanh nghiệp trả tiền cho sức lao động của người lao động căn cứ vào thời gian làm việc. Chi phí tiền lương tiền công sử dụng ở bộ phận nào thì được xác định vào bộ phận tương ứng.
Như vậy, mọi khoản chi phí phát sinh trực tiếp đến hợp đồng cộng tác viên đều phải được hạch toán kế toán.
Chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN khi đáp ứng được các điều kiện sau:
- Chi phí phát sinh từ hợp đồng cộng tác viên là chi phí trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp dịch vụ của công ty.
- Chi phí này nếu đáp ứng được các điều kiện về hóa đơn chứng từ: Hợp đồng cộng tác viên; Thanh lý hợp đồng hoặc giấy xác nhận cung cấp hoạt động cung cấp dịch vụ; giấy xác nhận kết thúc hoạt động cung cấp dịch vụ; / bảng chấm công; Đề nghị thanh toán, phiếu chi, phiếu thu thuế thu nhập cá nhân (trong trường hợp khấu trừ thuế trước khi trả thu nhập)
- Không thuộc trường hợp chi phí không được trừ quy định tại khoản 2 Điều 6 thông tư 78/2014/TT-BTC.
2. Để công ty không phải đóng BHXH, BHYT bắt buộc thì công ty phải ký với sinh viên hợp đồng học việc hoặc hợp đồng dịch vụ:
a) Hợp đồng học việc:
Căn cứ Điều 2 Luật bảo hiểm xã hội năm 2014 quy định như sau:
“Điều 2. Đối tượng áp dụng
1. Người lao động là công dân Việt Nam thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bao gồm:
a) Người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn, hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 03 tháng đến dưới 12 tháng, kể cả hợp đồng lao động được ký kết giữa người sử dụng lao động với người đại diện theo pháp luật của người dưới 15 tuổi theo quy định của pháp luật về lao động;
b) Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 01 tháng đến dưới 03 tháng”.
Như vậy, người lao động đang trong thời gian học việc theo hợp đồng học việc thì không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc.
b) Hợp đồng cộng tác viên:
Điều 513 Bộ luật dân sự 2015 quy định về hợp đồng dịch vụ như sau:
“Hợp đồng dịch vụ là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên cung ứng dịch vụ thực hiện công việc cho bên sử dụng dịch vụ, bên sử dụng dịch vụ phải trả tiền dịch vụ cho bên cung ứng dịch vụ.”
Theo quy định pháp luật, hợp đồng cộng tác viên được xem là hợp đồng dịch vụ, trong đó, bên cung ứng dịch vụ thực hiện công việc là cộng tác viên và bên thuê dịch vụ là bên nhận cộng tác viên làm việc, đồng thời phải trả tiền dịch vụ cho bên cung ứng dịch vụ này.
Như vậy, trong trường hợp công ty bạn ký hợp đồng cộng tác viên theo hình thức hợp đồng dịch vụ, tức là, người làm việc cho bạn cung cấp một dịch vụ làm việc bán thời gian hưởng lương, không chịu sự quản lý về thời gian làm việc, quyền và nghĩa vụ,… trong bộ luật lao động mà được quy định tại chương 9 trong BLDS 2015. Khi đó, hợp đồng cộng tác viên là hợp đồng dịch vụ nên bên cung ứng dịch vụ không phải là người lao động nên không áp dụng chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp. Thêm vào đó, bên cung ứng phải nộp thuế thu nhập cá nhân theo quy định tại Luật thuế thu nhập cá nhân 2014.
Điểm a, điểm b, Khoản 1, Điều 2 Luật bảo hiểm xã hội 2014 đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc bao gồm:
“a) Người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng lao động xác định thời hạn, hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 3 tháng đến dưới 12 tháng, kể cả hợp đồng lao động được ký kết giữa người sử dụng lao động với người đại diện theo pháp luật của người dưới 15 tuổi theo quy định của pháp luật về lao động.
b) Người làm việc theo hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 1 tháng đến dưới 3 tháng.”
Theo quy định pháp luật, đối với trường hợp người lao động làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hợp đồng xác định thời hạn, hợp đồng mùa vụ hoặc hợp đồng theo một công việc nhất định từ 3 tháng đến dưới 12 tháng thì phải đóng bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên, nếu trong hợp đồng cộng tác viên mà bạn giao kết theo những quy định pháp luật trong bộ luật lao động về mối quan hệ giữa người sử dụng lao động và người lao động như: thời gian làm việc, quyền và nghĩa vụ của người lao động,… Khi đó, công ty của bạn sẽ phải thực hiện các nghĩa vụ như: tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp,… cho người lao động này.
Như vậy, trong trường hợp của bạn, thì hợp đồng cộng tác viên có thể phải tham gia bảo hiểm xã hội theo đúng quy định của pháp luật nếu đó là hợp đồng lao động, nếu đó là hợp đồng dịch vụ thì không phải tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động đó.
Khoản 1 Điều 23 và Điều 26 BLLĐ 2012 quy định như sau:
“Điều 26. Thử việc
1. Người sử dụng lao động và người lao động có thể thoả thuận về việc làm thử, quyền, nghĩa vụ của hai bên trong thời gian thử việc. Nếu có thoả thuận về việc làm thử thì các bên có thể giao kết hợp đồng thử việc.
Nội dung của hợp đồng thử việc gồm các nội dung quy định tại các điểm a, b, c, d, đ, g và h khoản 1 Điều 23 của Bộ luật này.
2. Người lao động làm việc theo hợp đồng lao động mùa vụ thì không phải thử việc.
Điều 23. Nội dung hợp đồng lao động
1. Hợp đồng lao động phải có những nội dung chủ yếu sau đây:
a) Tên và địa chỉ người sử dụng lao động hoặc của người đại diện hợp pháp;
b) Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, địa chỉ nơi cư trú, số chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ hợp pháp khác của người lao động;
c) Công việc và địa điểm làm việc;
d) Thời hạn của hợp đồng lao động;
đ) Mức lương, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác;
e) Chế độ nâng bậc, nâng lương;
g) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;
h) Trang bị bảo hộ lao động cho người lao động;
i) Bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế;
k) Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề.”
Như vậy, nội dung của hợp đồng thử việc gồm:
+ Tên và địa chỉ người sử dụng lao động hoặc của người đại diện hợp pháp;
+ Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, địa chỉ nơi cư trú, số chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ hợp pháp khác của người lao động;
+ Công việc và địa điểm làm việc;
+ Thời hạn của hợp đồng lao động;
+ Mức lương, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác;
+ Chế độ nâng bậc, nâng lương;
+ Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;
+ Trang bị bảo hộ lao động cho người lao động;
Điều 62 BLLĐ 2012 quy định hợp đồng đào tạo nghề giữa người sử dụng lao động, người lao động và chi phí đào tạo nghề như sau:
“1. Hai bên phải ký kết hợp đồng đào tạo nghề trong trường hợp người lao động được đào tạo, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề, đào tạo lại ở trong nước hoặc nước ngoài từ kinh phí của người sử dụng lao động, kể cả kinh phí do đối tác tài trợ cho người sử dụng lao động.
Hợp đồng đào tạo nghề phải làm thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản.
2. Hợp đồng đào tạo nghề phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Nghề đào tạo;
b) Địa điểm đào tạo, thời hạn đào tạo;
c) Chi phí đào tạo;
d) Thời hạn người lao động cam kết phải làm việc cho người sử dụng lao động sau khi được đào tạo;
đ) Trách nhiệm hoàn trả chi phí đào tạo;
e) Trách nhiệm của người sử dụng lao động.
3. Chi phí đào tạo bao gồm các khoản chi có chứng từ hợp lệ về chi phí trả cho người dạy, tài liệu học tập, trường, lớp, máy, thiết bị, vật liệu thực hành, các chi phí khác hỗ trợ cho người học và tiền lương, tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người học trong thời gian đi học. Trường hợp người lao động được gửi đi đào tạo ở nước ngoài thì chi phí đào tạo còn bao gồm chi phí đi lại, chi phí sinh hoạt trong thời gian ở nước ngoài”.
Như vậy, hợp đồng học việc bao gồm các nội dung chủ yếu sau sau:
+ Nghề đào tạo;
+ Địa điểm đào tạo, thời hạn đào tạo;
+ Chi phí đào tạo;
+ Thời hạn người lao động cam kết phải làm việc cho người sử dụng lao động sau khi được đào tạo;
+ Trách nhiệm hoàn trả chi phí đào tạo;
+ Trách nhiệm của người sử dụng lao động.
Về chi phí hỗ trợ do các bên thỏa thuận.
b)Nội dung hợp đồng cộng tác viên:
Để công ty bạn không phải tham gia BHXH bắt buộc thì công ty bạn phải ký hợp đồng cộng tác viên dưới dạng hợp đồng dịch vụ theo BLDS 2015. BLDS 2015 không quy định rõ nội dung của hợp đồng dịch vụ, do vậy nội dung của hợp đồng dịch vụ được lập theo nội dung của hợp đồng chung, cụ thể:
“Điều 398. Nội dung của hợp đồng
1. Các bên trong hợp đồng có quyền thỏa thuận về nội dung trong hợp đồng.
2. Hợp đồng có thể có các nội dung sau đây:
a) Đối tượng của hợp đồng;
b) Số lượng, chất lượng;
c) Giá, phương thức thanh toán;
d) Thời hạn, địa điểm, phương thức thực hiện hợp đồng;
đ) Quyền, nghĩa vụ của các bên;
e) Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng;
g) Phương thức giải quyết tranh chấp”.
Như vậy, nội dung của hợp đồng cộng tác viên bao gồm:
+ Đối tượng của hợp đồng;
+ Số lượng, chất lượng;
+ Giá, phương thức thanh toán;
+ Thời hạn, địa điểm, phương thức thực hiện hợp đồng;
+ Quyền, nghĩa vụ của các bên;
+ Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng;
+ Phương thức giải quyết tranh chấp
Chi phí hỗ trợ do các bebe tự thỏa thuận.
