Khi chấm dứt hợp đồng lao động dù đúng pháp luật hay trái pháp luật thì doanh nghiệp có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) và những giấy tờ khác mà doanh nghiệp đã giữ lại của người lao động.
Nếu việc ngừng đóng BHXH mà không chốt sổ thì khoảng thời gian bạn tham gia BHXH sẽ không mất đi. Tuy nhiên, để hưởng các chế độ của BHXH thì đều cần đến sổ bảo hiểm đã chốt. Nên nếu sổ bảo hiểm của bạn chưa chốt thì sẽ hồ sơ sẽ không hợp lệ để hưởng các chế độ của BHXH. Do vậy trong trường hợp này, bạn có thể yêu cầu phía công ty chốt sổ bảo hiểm hoặc bạn có thể tự mình chốt sổ BHXH tại Cơ quan bảo hiểm xã hội huyện bạn đã tham gia.
Theo quy định tại Khoản 2, 3 Điều 47, Bộ Luật lao động 2012 về thời hạn trả sổ BHXH cho người lao động như sau:
“Điều 47. Trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động
…
2. Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên; trường hợp đặc biệt, có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày.
3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động.”
Như vậy, doanh nghiệp có trách nhiệm xác nhận và trả lại sổ BHXH cho người lao động trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động. Do đó, việc chốt sổ BHXH phải được tiến hành ngay khi nghỉ việc.
Ngoài ra, bạn có quyền tự mình hoàn thành thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội theo quy định tại Điều 19, Quyết định 1111/QĐ-BHXH. Theo đó, trong các trường hợp người lao động ngừng việc, chuyển công tác… thì người lao động có thể tự mình thực hiện việc xác nhận sổ bảo hiểm xã hội. Hồ sơ gồm có:
– Bản sao quyết định chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc, thuyên chuyển, nghỉ việc hưởng chế độ hoặc hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc vừa hết thời hạn.
– Sổ BHXH.
– Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng.
Trường hợp quá thời hạn nêu trên nhưng doanh nghiệp chưa hoặc không chốt sổ BHXH, bạn cần khiếu nại tới Chánh Thanh tra Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc làm đơn khởi kiện tới Tòa án nhân dân nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính để đòi quyền lợi cho mình.
Khi có yêu cầu khiếu nại, bên thanh tra lao động sẽ tiến hành kiểm tra. Doanh nghiệp không thực hiện đúng quy định về thời hạn thanh toán các khoản về quyền lợi của người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động bị xử phạt theo quy định tại Điều 5 và Khoản 1 Điều 11 Nghị định 28/2020/NĐ-CP, mức phạt cụ thể như sau:
- Từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động.
- Từ 4.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động.
- Từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động.
- Từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động.
- Từ 30.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.
