Hội nghị nhà chung cư là hội nghị của các chủ sở hữu hoặc người sử dụng nhà chung cư nếu chủ sở hữu nhà chung cư không tham dự; đối với nhà chung cư có một chủ sở hữu thì Hội nghị nhà chung cư bao gồm chủ sở hữu nhà chung cư và người sử dụng nhà chung cư. Việc tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu được quy định như sau:
Điều kiện để tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu
Tại Khoản 1 Điều 15 Thông tư 05/2024/TT-BXD quy định điều kiện để tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu như sau:
- Hội nghị của tòa nhà chung cư phải được tổ chức trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày nhà chung cư đó được bàn giao đưa vào sử dụng và có tối thiểu 50% số căn hộ đã được bàn giao cho người mua, thuê mua (không bao gồm số căn hộ mà chủ đầu tư giữ lại không bán, không cho thuê mua hoặc chưa bán, chưa cho thuê mua).
Trường hợp quá thời hạn quy định tại điểm này mà tòa nhà chung cư chưa có đủ 50% số căn hộ được bàn giao thì Hội nghị nhà chung cư được tổ chức sau khi có đủ 50% số căn hộ được bàn giao.
- Hội nghị của cụm nhà chung cư được tổ chức khi có tối thiểu 50% số căn hộ của mỗi tòa nhà trong cụm đã được bàn giao cho người mua, thuê mua (không bao gồm số căn hộ mà chủ đầu tư giữ lại không bán, không cho thuê mua hoặc chưa bán, chưa cho thuê mua) và có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ của từng tòa nhà đã nhận bàn giao đưa vào sử dụng đồng ý nhập tòa nhà vào cụm nhà chung cư.
=> Theo đó, khi tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu thì phải đảm bảo điều kiện chung theo quy định như trên.
Điều kiện về số lượng người tham dự cuộc họp Hội nghị nhà chung cư lần đầu
Tại Khoản 2 Điều 15 Thông tư 05/2024/TT-BXD quy định về số lượng người tham dự cuộc họp Hội nghị nhà chung cư lần đầu:
- Đối với Hội nghị của tòa nhà chung cư thì phải có tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự theo hình thức quy định tại khoản 2 Điều 145 Luật Nhà ở 2023. Trường hợp không đủ số người tham dự quy định tại điểm này thì trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày tổ chức họp hội nghị được ghi trong thông báo mời họp, chủ đầu tư hoặc đại diện chủ sở hữu căn hộ có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà chung cư tổ chức Hội nghị nhà chung cư.
- Đối với Hội nghị của cụm nhà chung cư thì phải đảm bảo số lượng đại diện chủ sở hữu đã đồng ý nhập tòa nhà vào cụm nhà chung cư theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều này tham dự theo hình thức quy định tại khoản 2 Điều 145 Luật Nhà ở 2023; trường hợp không đủ số người tham dự theo quy định thì trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày tổ chức họp hội nghị được ghi trong thông báo mời họp, chủ đầu tư hoặc đại diện chủ sở hữu căn hộ có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức Hội nghị nhà chung cư, trừ trường hợp tòa nhà trong cụm tổ chức họp Hội nghị nhà chung cư riêng theo quy định đối với Hội nghị của tòa nhà chung cư như trên.
=> Theo đó, ngoài điều kiện chung về việc tổ chức thì đối với số lượng người tham dự cuộc họp Hội nghị nhà chung cư lần đầu cũng phải đảm bảo điều kiện theo quy định.
Nội dung chuẩn bị tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu
Theo Khoản 3 Điều 15 Thông tư 05/2024/TT-BXD quy định nội dung chuẩn bị tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu bao gồm các công việc sau đây:
- Kiểm tra, xác định tư cách đại diện chủ sở hữu căn hộ tham dự hội nghị; trường hợp ủy quyền thì phải có văn bản ủy quyền của chủ sở hữu căn hộ.
- Dự thảo quy chế họp Hội nghị nhà chung cư;
- Dự kiến đề xuất sửa đổi, bổ sung Bản nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư mà chủ đầu tư đã xây dựng nếu có đề xuất sửa đổi;
- Dự thảo quy chế bầu Ban quản trị, đề xuất tên gọi của Ban quản trị, đề xuất số lượng thành viên Ban quản trị, danh sách thành viên Ban quản trị, dự kiến cơ cấu Ban quản trị (nếu nhà chung cư thuộc diện phải có Ban quản trị); dự kiến kế hoạch bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ quản lý vận hành nhà chung cư cho các thành viên Ban quản trị.
Đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì cần chuẩn bị thêm các nội dung, bao gồm: đề xuất mức giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư, dự thảo kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư, đề xuất đơn vị quản lý vận hành trong trường hợp nhà chung cư phải có đơn vị quản lý vận hành nhưng chủ đầu tư không đủ điều kiện quản lý vận hành nhà chung cư hoặc có đủ điều kiện quản lý vận hành nhà chung cư nhưng không tham gia quản lý vận hành; trường hợp nhà chung cư phải có Ban quản trị thì phải có dự thảo quy chế hoạt động, quy chế thu, chi tài chính của Ban quản trị;
- Thông báo giá dịch vụ phải trả phí như bể bơi, phòng tập, sân tennis, khu spa và các dịch vụ khác (nếu có);
- Các đề xuất khác có liên quan đến việc quản lý, sử dụng nhà chung cư cần báo cáo để Hội nghị nhà chung cư lần đầu thông qua.
=> Như vậy, chủ đầu tư (nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu) hoặc chủ sở hữu (nhà chung cư có một chủ sở hữu) có trách nhiệm chuẩn bị các nội dung họp, thông báo thời gian, địa điểm và tổ chức họp hội nghị chính thức cho các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư. Khi tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu thì cần phải đảm các điều kiện theo quy định.
