"Điều 4. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ
1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này."
==> Theo đó, khi đơn vị bạn sản xuất hàng mẫu để cung cấp hàng mẫu cho khách hàng thì vẫn thuộc trường hợp lập hóa đơn như bán hàng hóa. Còn nếu đơn vị chỉ làm hàng mẫu và trưng bày nội bộ, khách hàng có nhu cầu thì tới trực tiếp xem, không chuyển giao quyền sở hữu hàng mẫu cho khách hàng thì không cần phải lập hóa đơn.
Đối với vấn đề thứ hai, nếu hàng mẫu cung cấp cho khách hàng thì không liên quan gì đến tài sản cố định do quyền sở hữu, sử dụng đã chuyển giao cho khách hàng. Còn nếu để sử dụng nội bộ, trưng bày thì sẽ căn cứ theo Điều 3 Thông tư 45/2013/TT-BTC hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành để xác định có phải là TSCĐ hay không.
Còn đối với ghi nhận chi phí thì chi phí đầu vào của hàng hóa này phải đáp ứng điều kiện chung tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC gồm:
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
- Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
- Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Khi đơn vị bạn đáp ứng 3 điều kiện trên thì các chi phí cấu thành nên hàng mẫu có thể đưa vào chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN.
