"Điều 10. Giấy tờ nộp và xuất trình khi đăng ký kết hôn
2. Trường hợp người yêu cầu đăng ký kết hôn đang công tác, học tập, lao động có thời hạn ở nước ngoài thì phải nộp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện) cấp."
Về hồ sơ, trình tự thực hiện:
- Người yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan đại diện có thẩm quyền. Hồ sơ gồm tờ khai theo mẫu quy định (được hướng dẫn cụ thể tại Điều 25 Thông tư 15/2015/TT-BTP
- Sau khi nhận đủ giấy tờ hợp lệ, viên chức Lãnh sự ký và cấp cho đương sự Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (theo mẫu quy định).
Trường hợp cá nhân này ủy quyền cho người thân đang ở Việt Nam để xin giấy xác nhận tình trạng hôn nhân tại địa phương thì phải có giấy ủy quyền, đồng thời người thân ở Việt Nam thực hiện các thủ tục theo Điều 21, Điều 22 Nghị định 123/2015/NĐ-CP.
"Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản, được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật; phạm vi uỷ quyền có thể gồm toàn bộ công việc theo trình tự, thủ tục đăng ký hộ tịch từ khi nộp hồ sơ đến khi nhận kết quả đăng ký hộ tịch.
Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người uỷ quyền".
Như vậy nếu như công dân này ủy quyền cho chú ruột thì phải có giấy ủy quyền được công chứng, chứng thực theo quy định. Nếu như ủy quyền cho ông, bà, cha, mẹ, anh chị em ruột thì chỉ cần văn bản ủy quyền (không bắt buộc phải công chứng) cùng với giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền (ví dụ như sổ hộ khẩu, giấy khai sinh)
Về hồ sơ để xin cấp giấy chứng nhận tính trạng hôn nhân theo Nghị định 123/2015/NĐ-CP bao gồm:
"Điều 22. Thủ tục cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
1. Người yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân nộp Tờ khai theo mẫu quy định. Trường hợp yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân nhằm mục đích kết hôn thì người yêu cầu phải đáp ứng đủ điều kiện kết hôn theo quy định của Luật Hôn nhân và gia đình.
2. Trường hợp người yêu cầu xác nhận tình trạng hôn nhân đã có vợ hoặc chồng nhưng đã ly hôn hoặc người vợ hoặc chồng đã chết thì phải xuất trình hoặc nộp giấy tờ hợp lệ để chứng minh; nếu thuộc trường hợp quy định tại Khoản 2 Điều 37 của Nghị định này thì nộp bản sao trích lục hộ tịch tương ứng."
Theo đó về hồ sơ chủ yếu bao gồm: Tờ khai theo mẫu quy định, giấy tờ hợp lệ trong trường hợp đã từng kết hôn (nếu có), văn bản ủy quyền, giấy tờ chứng minh quan hệ mẹ con, Bản sao một trong các giấy tờ chứng minh về nhân thân của công dân ở nước ngoài ( như Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu...).
Còn về giấy tờ chứng minh thời gian đi nước ngoài có thể là yêu cầu thêm từ phía UBND để xác minh việc đang sinh sống ở nước ngoài, quy định không bắt buộc về giấy tờ chứng minh này.
