Trước khi đi vào phần chi tiết liên quan đến yếu tố điều kiện ngành nghề kinh doanh là mở trung tâm ngoại ngữ, người có nhu cầu mở trung tâm ngoại ngữ cần làm thủ tục thành lập doanh nghiệp. Với thủ tục này căn cứ theo quy định của Luật doanh nghiệp năm 2014:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ (tùy vào loại hình doanh nghiệp để chuẩn bị hồ sơ, tham khảo theo quy định tại các Điều 21, 22, 23 Nghị định 78/2015/NĐ-CP (tham khảo thêm quy định tại Nghị định 108/2018/NĐ-CP)).
Một số điều doanh nghiệp cần lưu ý khi thành lập:
– Loại hình doanh nghiệp: Tùy vào số lượng người góp vốn thành lập doanh nghiệp để lựa chọn (tham khảo các loại hình doanh nghiệp trong Điều 47, 73, 110, 172, 183 Luật doanh nghiệp năm 2014).
– Tên doanh nghiệp: không được trùng với doanh nghiệp khác, cách xác định không trùng tra tên trên trang: dangkykinhdoanh.gov.vn (cách đặt tham khảo trong Điều 38 Luật doanh nghiệp năm 2014).
– Ngành nghề kinh doanh: giáo dục, khi thành lập doanh nghiệp lựa chọn mã ngành 8559 giáo dục khác chưa được phân vào đâu trong quyết định 27/2018/QĐ-TTg (Chi tiết: Trung tâm ngoại ngữ)
Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp (xin giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp), tùy từng tỉnh/ thành phố để chọn phương thức nộp trực tiếp qua bộ phận một cửa của Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch đầu tư hay gián tiếp qua hệ thống mạng Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nếu nộp qua mạng cần đăng ký tài khoản trên trang: dangkykinhdoanh.gov.vn và làm thủ tục nộp hồ sơ tại tài khoản này. Nếu là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của Sở kế hoạch đầu tư tỉnh/thành phố.
Sau khi làm xong thủ tục thành lập doanh nghiệp như nêu ở trên, người có nhu cầu thành lập trung tâm đào tạo ngoại ngữ cần lưu ý về điều kiện thành lập và thủ tục xin phép tại Sở Giáo dục và Đào tạo nơi đặt trụ sở chính của doanh nghiệp. Căn cứ theo quy định tại Nghị định 46/2017/NĐ-CP và Thông tư 21/2018/TT-BGDĐT:
Thứ nhất, về điều kiện để thành lập và hoạt động trung tâm ngoại ngữ:
– Điều kiện đầu tiên, UBND cấp xã/phường/thị trấn tại địa phương nơi người có nhu cầu mở trung tâm ngoại ngữ đã có quy hoạch giáo dục từ trước, để có thể mở trung tâm dạy ngoại ngữ tại đây cần đáp ứng quy hoạch địa phương đã đưa ra ở đây. Do đó để đáp ứng điều kiện này cần thực hiện thủ tục xin xác nhận của cơ quan phê duyệt trên, cơ quan này sẽ thẩm tra hồ sơ xin xác nhận của người có nhu cầu và đối chiếu với quy hoạch giáo dục của địa phương đã đưa ra từ trước để cấp xác nhận chấp thuận.
– Điều kiện thứ 2, trước khi thành lập trung tâm ngoại ngữ người có nhu cầu cần chuẩn bị một kế hoạch thành lập trung tâm dạy ngoại ngữ, trong kế hoạch cần nêu rõ: Mục tiêu thực hiện của trung tâm dạy ngoại ngữ khi mở, nhiệm vụ của trung tâm ngoại ngữ mở ra là gì, chương trình và nội dung đào tạo là gì (nêu rõ thông tin nội dung để thẩm định), kế hoạch bồi dưỡng nghiệp vụ với giáo viên, nhân viên tại trung tâm ngoại ngữ là gì? đất đai, cơ sở vật chất, thiết bị, địa điểm dự kiến (nộp kèm giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho nơi mà trung tâm ngoại ngữ đặt trụ sở hoặc hợp đồng thuê nhà, đất), nêu rõ sơ đồ tổ chức quản lý và giảng dạy của trung tâm, tài chính và chi phí mà trung tâm dự kiến đầu tư; định hướng xây dựng và phát triển trung tâm. Người có nhu cầu mở trung tâm ngoại ngữ cần chuẩn bị kỹ và đầy đủ những nội dung có trong đề án trên để cơ quan có thẩm quyền dễ dàng năm bắt thông tin quản lý .
– Điều kiện thứ 3, để đáp ứng về chất lượng của giáo viên, chất lượng của các cán bộ quản lý và các kỹ thuật viên khi giảng dạy về lý thuyết và dạy thực hành phải đáp ứng các điều kiện để bảo đảm trình độ chuyên môn phù hợp mà luật định như về các yêu cầu dành cho kế toán và tiêu chuẩn, yêu cầu cho thủ quỹ phải đáp ứng yêu cầu hoạt động của trung tâm. Về điều kiện cho số lượng giáo viên của trung tâm thông thường phải bảo đảm tỷ lệ theo quy định trung bình là không quá 25 học viên/1 giáo viên/ca học.
– Điều kiện thứ 4, về số lượng các phòng học được quy định như sau: Điều kiện cơ bản đầu tiên là phải có đủ các phòng học theo quy định, các phòng chức năng phải phù hợp, đáp ứng được các yêu cầu của các chương trình đào tạo; các văn phòng làm việc cho bộ máy hành chính theo cơ cấu các tổ chức của trung tâm để phục vụ cho công tác đào tạo và công tác quản lý. Điều kiện tiếp theo là về chất lượng của các phòng học như sau các phòng học phải đáp ứng có đủ ánh sáng, đáp ứng các điều kiện diện tích tối thiểu để bảo đảm là 1,5 m2/học viên/ca học.
– Điều kiện thứ 5, về giáo trình, tài liệu, các thiết bị phục vụ giảng dạy (như máy chiếu, tranh ảnh…) học tập theo yêu cầu của chương trình đào tạo; có môi trường và nơi để học viên có thể thí nghiệm, thực tập, thực hành và các cơ sở vật chất khác đáp ứng yêu cầu của chương trình đào tạo và hoạt động khoa học công nghệ.
– Điều kiện thứ 6, giám đốc trung tâm ngoại ngữ: là người điều hành, quản lý và chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước cơ quan cấp trên của trung tâm ngoại ngữ về mọi hoạt động của mình trong quá trình hoạt động. Để trở thành giám đốc trung tâm ngoại ngữ cần đáp ứng các điều kiện sau: có lý lịch nhân thân tốt, có năng lực chuyên môn quản lý tốt, tốt nghiệp đại học ngoại ngữ hoặc đại học và có chứng chỉ ngoại ngữ tối thiểu bậc 3 theo Khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam hoặc tương đương, đã có kinh nghiệm quản lý và giảng dạy tại các trung tâm ngoại ngữ khác trước đó 3 năm.
Thứ hai: Về trình tự, thủ tục, hồ sơ khi xin giấy phép điều kiện thành lập trung tâm ngoại ngữ:
– Trình tự thực hiện:
Bước 1: Người có nhu cầu thành lập trung tâm ngoại ngữ chuẩn bị hồ sơ và nộp hồ sơ tại Sở giáo dục và Đào tạo nơi dự kiến đặt trụ sở chính của trung tâm bao gồm những giấy tờ, hồ sơ như sau:
+ Một (01) tờ trình xin thành lập trung tâm ngoại ngữ (tờ trình này không có mẫu cụ thể trong nghị định, thông tư do đó người làm hồ sơ có thể tự soạn hoặc lấy trên mạng tham khảo).
+ Doanh nghiệp cần chuẩn bị một đề án thành lập trung tâm, đề án này không có mẫu theo quy định do đó doanh nghiệp tự lên đề án theo thông tin dự kiến mở trung tâm, gồm các nội dung sau: tên trung tâm, chương trình và nội dung đào tạo là gì (nêu rõ thông tin nội dung để thẩm định), kế hoạch bồi dưỡng nghiệp vụ với giáo viên, nhân viên tại trung tâm ngoại ngữ là gì? đất đai, cơ sở vật chất, thiết bị, địa điểm dự kiến (nộp kèm giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho nơi mà trung tâm ngoại ngữ đặt trụ sở hoặc hợp đồng thuê nhà, đất), nêu rõ sơ đồ tổ chức quản lý và giảng dạy của trung tâm, tài chính và chi phí mà trung tâm dự kiến đầu tư; định hướng xây dựng và phát triển trung tâm.
Bản thông tin lý lịch của giám đốc trung tâm; (Bản dự thảo quy trình tổ chức hoạt động của trung tâm).
+ Quyết định thành lập trung tâm do người có thẩm quyền cấp căn cứ theo quy định tại Khoản 20 Điều 1 Nghị định 135/2018/NĐ-CP: Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo quyết định thành lập các trung tâm ngoại ngữ.
+ Doanh nghiệp cần chuẩn bị một văn bản nêu rõ thông tin và danh sách trích ngang của cán bộ quản lý và giáo viên tham gia giảng dạy.
+ Doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ nội quy riêng hoạt động giáo dục của trung tâm.
+ Doanh nghiệp cần chuẩn bị một bản báo cáo về trang thiết bị làm việc của văn phòng, lớp học, phòng thực hành, cơ sở phục vụ đào tạo trong đó phải có văn bản chứng minh về quyền sử dụng hợp pháp đất, nhà (giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, nhà trên đất); nguồn kinh phí bảo đảm hoạt động của trung tâm. Doanh nghiệp nên vẽ và biểu thị trên văn bản bằng hình sơ đồ của văn phòng, lớp học, phòng thực hành, cơ sở phục vụ đào tạo.
+ Doanh nghiệp cần chuẩn bị và nộp cùng hồ sơ lên cấp có thẩm quyền chương trình, giáo trình, tài liệu dạy học.
Bước 2: Bộ phân tiếp nhận và trả kết quả hay còn gọi là bộ phận một cửa thuộc Sở giáo dục và Đào tạo tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra số lượng văn bản và hình thức văn bản của các giấy tờ có trong hồ sơ: Trường hợp kiểm tra hồ sơ phù hợp theo quy định thì cấp giấy biên nhận hồ sơ bằng văn bản, trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ thì gửi văn bản hướng dẫn tổ chức, cá nhân bổ sung và hoàn thiện hồ sơ.
Bước 3:Sở giáo dục và Đào tạo trong vòng thời gian 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ và đầy đủ, tiến hành thẩm định, kiểm tra các điều kiện theo quy định đối chiếu với hồ sơ xem xét tính pháp lý của hồ sơ và thực tế của vụ việc, cấp quyết định thành lập; Trường hợp không cấp quyết định, Sở giáo dục và Đào tạo phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do.
Bước 4: Nhận kết quả, người có nhu cầu thành lập trung tâm ngoại ngữ đến nhận kết quả tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở giáo dục và Đào tạo theo thời gian quy định trên giấy hẹn.
Sau 15 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ hợp đầy đủ và hợp lệ, Sở giáo dục và Đào tạo bố trí cán bộ chuyên viên xuống tại cơ sở mở trung tâm ngoại ngữ để thực hiện kiểm tra xác minh theo hồ sơ đã gửi lên trước đó. Sau khi cán bộ chuyên viên kiểm tra tại cơ sở hoàn thiện, báo cáo lại Giám đốc Sở giáo dục và Đào tạo. Giám đốc Sở giáo dục và Đào tạo ra quyết định thành lập trung tâm ngoại ngữ hoặc văn bản từ chối không cấp có nêu rõ lý do.
