Trong trường hợp không may bị mất các loại giấy tờ có liên quan đến hộ tịch nhưng công dân cần phải thực hiện các thủ tục hành chính cần có các loại giấy tờ hộ tịch thì có thể làm cấp bản sao Trích lục thay thế bản chính.
Hiện hành, có hai hình thức cấp bản sao hộ tịch là trực tiếp từ bản chính và từ cơ sở dữ liệu điện tử. Công dân có thể thực hiện thủ tục cấp bản sao khai sinh; kết hôn; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; thay đổi, cải chính hộ tịch,...
Trong đó, cấp bản sao Trích lục hộ tịch online được ưu tiên vì dễ thực hiện cũng như nhanh chóng. Vậy thủ tục cấp bản sao Trích lục hộ tịch online được thực hiện ra sao?
Cơ sở dữ liệu hộ tịch là gì?
Hiện nay, theo Điều 57 Luật Hộ tịch 2014 quy định cơ sở dữ liệu hộ tịch quốc gia được xem là tài sản quốc gia sẽ lưu giữ toàn bộ thông tin hộ tịch của mọi cá nhân, làm cơ sở để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, phục vụ yêu cầu tra cứu thông tin, quản lý, hoạch định chính sách phát triển kinh tế - xã hội của đất nước.
Cơ sở dữ liệu hộ tịch bao gồm:
- Sổ hộ tịch.
- Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử
Các loại dữ liệu hộ tịch trên sẽ là căn cứ để cấp bản sao trích lục hộ tịch cho cá nhân để thực hiện các thủ tục hành chính khác.
Nhằm nâng cao phát triển cơ sở dữ liệu điện tử, hiện nay Nhà nước tập trung đẩy mạnh công tác ứng dụng cho người dân thực hiện và ưu tiên đối với cơ sở dữ liệu điện tử nhằm nhanh chóng, quản lý tốt. Căn cứ Điều 59 Luật Hộ tịch 2014 quy định cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử như sau:
Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được lập để lưu giữ, cập nhật, quản lý, tra cứu thông tin hộ tịch, phục vụ yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến; được kết nối để cung cấp, trao đổi thông tin hộ tịch cơ bản của cá nhân cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Chính phủ quy định sự phối hợp giữa các bộ, cơ quan ngang bộ và trách nhiệm của UBND các cấp trong việc quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.
Thủ tục, trình tự đăng ký hộ tịch trực tuyến; việc kết nối, cung cấp, trao đổi thông tin giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Thủ tục cấp bản sao Trích lục hộ tịch online
Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính theo khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014.
Để thực hiện thủ tục cấp bản sao Trích lục hộ tịch online thì công dân có nhu cầu thực hiện theo Điều 12 Nghị định 87/2020/NĐ-CP để cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến như sau:
(1) Tạo lập tài khoản và làm đơn xin cấp:
Bước 1: Truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công cấp tỉnh để đăng ký tài khoản và xác thực người dùng.
Bước 2: Cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử tương tác, đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện từ các giấy tờ, tài liệu theo quy định.
Bước 3: Nộp phí, lệ phí thông qua chức năng thanh toán trực tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định pháp luật.
(2) Cấp mã số theo dõi:
Sau khi hoàn tất việc nộp hồ sơ, người đăng ký hộ tịch trực tuyến được cấp 01 mã số hồ sơ thủ tục hành chính để theo dõi, tra cứu tiến độ giải quyết hồ sơ hoặc truy cập để hoàn thiện hồ sơ khi có yêu cầu của cơ quan đăng ký hộ tịch.
Người có yêu cầu đăng ký hộ tịch có trách nhiệm lưu giữ, bảo đảm bí mật mã số hồ sơ thủ tục hành chính.
(3) Kiểm tra hồ sơ:
- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, thì yêu cầu người có yêu cầu đăng ký hộ tịch bổ sung, hoàn thiện các giấy tờ cần thiết.
- Trường hợp hồ sơ đầy đủ, thì gửi ngay Phiếu hẹn trả kết quả theo mẫu qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả qua điện thoại .
- Hồ sơ đăng ký hộ tịch chỉ được tiếp nhận chính thức để xử lý trên phần mềm đăng ký hộ tịch trực tuyến sau khi đã hoàn thiện hồ sơ và nộp phí.
- Trường hợp không thể trả kết quả đăng ký hộ tịch đúng thời gian đã hẹn thì cơ quan đăng ký hộ tịch gửi Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả và nêu rõ lý do chậm trả kết quả và thời gian hẹn trả kết quả.
(4) Phương thức nhận kết trả
Người đăng ký có thể nhận kết trả của cơ quan đăng ký hộ tịch theo một trong các phương thức sau đây:
- Nhận bản điện tử giấy tờ hộ tịch gửi qua thư điện tử, Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân đó.
- Nhận bản điện tử giấy tờ hộ tịch gửi vào thiết bị số, thông qua phương pháp truyền số liệu phù hợp, đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin.
- Nhận kết quả là giấy tờ hộ tịch thông qua hệ thống bưu chính.
- Nhận kết quả là giấy tờ hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch.
Trường hợp nhận kết quả qua hệ thống bưu chính thì phải ghi rõ địa chỉ nhận kết quả, lựa chọn hình thức dịch vụ bưu chính chuyển phát có bảo đảm và phải trả phí dịch vụ cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính khi nhận kết quả.
