Điều 2. Ủy quyền đăng ký hộ tịch
1. Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, yêu cầu đăng ký các việc hộ tịch theo quy định tại Điều 3 của Luật hộ tịch được uỷ quyền cho người khác thực hiện thay, trừ trường hợp đăng ký kết hôn, đăng ký lại việc kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, con.
2. Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản, được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật; phạm vi uỷ quyền có thể gồm toàn bộ công việc theo trình tự, thủ tục đăng ký hộ tịch từ khi nộp hồ sơ đến khi nhận kết quả đăng ký hộ tịch.
Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người uỷ quyền.
3. Khi nộp hồ sơ đăng ký kết hôn, đăng ký lại việc kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, con, một bên có yêu cầu có thể trực tiếp nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền mà không cần có văn bản ủy quyền của bên còn lại.
Theo đó, em trai bạn hoàn toàn có thể ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục xin cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, việc ủy quyền phải được lập thành văn bản. Trường hợp bạn ủy quyền cho ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột thì không cần lập thành văn bản ủy quyền nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ đó.
Tuy nhiên, tại Điều 28 Nghị định 126/2014/NĐ-CP Nghị định quy định chi tiết một số điều và thi hành luật Hôn nhân và gia đình 2014 có quy định về thủ tục cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân như sau:
“Điều 28. Thủ tục cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
1. Hồ sơ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được lập thành 01 bộ, gồm các giấy tờ sau đây:
a) Tờ khai cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân theo mẫu quy định;
b) Bản sao một trong các giấy tờ để chứng minh về nhân thân như Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc giấy tờ hợp lệ thay thế;
c) Bản sao sổ hộ khẩu hoặc sổ tạm trú của người yêu cầu.
2. Hồ sơ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do người yêu cầu nộp trực tiếp tại Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền.
3. Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ và lệ phí, Ủy ban nhân dân cấp xã kiểm tra về nhân thân, tình trạng hôn nhân của người có yêu cầu cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; có văn bản báo cáo kết quả kiểm tra và nêu rõ các vấn đề vướng mắc cần xin ý kiến, gửi Sở Tư pháp, kèm theo bản chụp bộ hồ sơ.
4. Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản kèm theo hồ sơ của Ủy ban nhân dân cấp xã thì Sở Tư pháp tiến hành các biện pháp sau đây:
a) Thẩm tra tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Trường hợp cần làm rõ về nhân thân, tình trạng hôn nhân, điều kiện kết hôn, mục đích kết hôn của người có yêu cầu cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân thì Sở Tư pháp tiến hành xác minh;
b) Yêu cầu công dân Việt Nam có mặt tại trụ sở Sở Tư pháp để tiến hành phỏng vấn, làm rõ sự tự nguyện, mục đích kết hôn, sự hiểu biết của công dân Việt Nam về hoàn cảnh gia đình, hoàn cảnh cá nhân của người nước ngoài, về ngôn ngữ, phong tục, tập quán, văn hóa, pháp luật về hôn nhân và gia đình của quốc gia, vùng lãnh thổ mà người nước ngoài cư trú;
c) Yêu cầu bên người nước ngoài đến Việt Nam để phỏng vấn làm rõ, nếu kết quả thẩm tra, xác minh, phỏng vấn cho thấy công dân Việt Nam không hiểu biết về hoàn cảnh gia đình, hoàn cảnh cá nhân của người nước ngoài; không hiểu biết về ngôn ngữ, phong tục, tập quán, văn hóa, pháp luật về hôn nhân và gia đình của quốc gia, vùng lãnh thổ mà người nước ngoài cư trú hoặc công dân Việt Nam cho biết sẽ không có mặt để đăng ký kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài ở nước ngoài.
Trường hợp cần phiên dịch để thực hiện phỏng vấn thì Sở Tư pháp chỉ định người phiên dịch.
Kết quả phỏng vấn phải được lập thành văn bản. Cán bộ phỏng vấn phải nêu rõ ý kiến đề xuất của mình và ký tên vào văn bản phỏng vấn; người phiên dịch (nếu có) phải cam kết dịch chính xác nội dung phỏng vấn và ký tên vào văn bản phỏng vấn.
Trên cơ sở kết quả thẩm tra, xác minh, phỏng vấn, Sở Tư pháp có văn bản trả lời Ủy ban nhân dân cấp xã để cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người yêu cầu.
Trong trường hợp từ chối giải quyết, Sở Tư pháp giải thích rõ lý do trong văn bản gửi Ủy ban nhân dân cấp xã để thông báo cho người yêu cầu.
5. Trong thời hạn 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản trả lời của Sở Tư pháp, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã ký giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cấp cho người yêu cầu hoặc có văn bản thông báo về việc từ chối cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, trong đó nêu rõ lý do.”
Như vậy, theo quy định tại Khoản 4 Điều 28 trên thì khi xin cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân thì người xin cấp phải có mặt để cơ quan có thẩm quyền tiến hành phỏng vấn và xác minh. Do vậy, khi yêu cầu xin cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân em trai bạn phải có mặt để tiến hành phỏng vấn.
