Doanh nghiệp sử dụng con dấu vuông có giá trị pháp lý? Đóng dấu lên văn bản, chứng từ như thế nào cho hợp lệ? Việc đóng dấu vuông lên giấy ủy quyền có ảnh hưởng đến hiệu lực của văn bản?
Doanh nghiệp có được sử dụng con dấu vuông?
Tại Luật doanh nghiệp 2020 quy định hình thức con dấu của doanh nghiệp như sau:
- Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
- Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
- Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
Theo đó, hiện doanh nghiệp được quyền quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp.
Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ được toàn quyền quyết định về nội dung của dấu mình sử dụng mà không chịu ràng buộc bởi quy định pháp luật, cũng như toàn quyền quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
Như vậy, đối với con dấu doanh nghiệp dù là dấu tròn hay dấu vuông để có giá trị pháp lý như nhau tùy theo doanh nghiệp quyết định. Việc quản lý, sử dụng và lưu trữ con dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty.
Theo đó, Điều lệ hoặc Quyết định về con dấu của doanh nghiệp phải bao gồm: Mẫu con dấu (hình thức, kích cỡ, nội dung, mẫu mực dấu); Số lượng con dấu; Quy định về quản lý và sử dụng con dấu.
Đóng dấu lên văn bản, chứng từ như thế nào cho hợp lệ?
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, Cần lưu ý về cách đóng con dấu tròn hay con dấu vuông lên văn bản, chứng từ thì doanh nghiệp cần chú ý những vấn đề sau:
- Đóng dấu phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng mực dấu quy định;
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì phải đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái;
- Đóng lên các phục lục kèm theo văn bản do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phục lục;
- Khi đóng dấu giáp lai, dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng hay của cơ quan quản lý chuyên ngành.
Bên cạnh đó, đối với trường hợp là hộ kinh doanh: Hộ kinh doanh không có tư cách pháp nhân nên không có con dấu pháp nhân hay được phép đăng ký mẫu dấu và chịu sự điều chỉnh của pháp luật. Tuy nhiên, pháp luật cũng không cấm việc hộ kinh doanh có thể tự thiết kế, đặt in và sử dụng con dấu của hộ kinh doanh với mục đích cung cấp thông tin và không thực hiện chức năng như con dấu của pháp nhân trong việc kinh doanh, giao dịch.
Việc đóng dấu vuông lên giấy ủy quyền có ảnh hưởng đến hiệu lực của văn bản?
Theo các quy định nêu trên có thể thấy, con dấu vuông nếu đảm bảo đúng quy định vẫn có giá trị pháp lý, việc đóng dấu vuông lên giấy ủy quyền không ảnh hưởng đến hiệu lực của giấy này.
