Điều lệ công ty có thể được coi là "hợp đồng" hay "luật" của công ty, của các chủ sở hữu công ty. Điều lệ công ty do các bên tự lập nhưng có nội dung không được trái với các quy định của Luật Doanh nghiệp. Việc xác lập, hủy bỏ và thay thế điều lệ của công ty phải tuân thủ theo quy định của pháp luật.
Điều lệ công ty là một tài liệu bắt buộc phải có trong hồ sơ đăng kí kinh doanh của doanh nghiệp, được lưu trong hồ sơ công ty và lưu tại phòng đăng kí kinh doanh. Nguyên tắc xây dựng Điều lệ công ty:
- Không được trái pháp luật
- Không được xâm phạm đến lợi ích của bên thứ ba
- Tự nguyện và thỏa thuận trong giới hạn pháp luật quy định
Khi soạn thảo điều lệ công ty, cần chú ý làm rõ một số nội dung sau:
- Thể thức thông qua quyết định của từng cơ quan trong cơ cấu tổ chức quản lí, nguyên tắc giải quyết tranh chấp giữa các thành viên
- Nguyên tắc định giá doanh nghiệp
- Những trường hợp thành viên có quyền yêu cầu công ty mua lại phần vốn góp, các tỷ lệ áp dụng cho các trường hợp triệu tập cuộc họp, thông qua các nghị quyết, quyền triệu tập họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông
- Các trường hợp giải thể, trình tự giải thể và thủ tục thanh lí tài sản công ty, thể thức sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty.
Và Điều lệ công ty phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty; tên, địa chỉ chi nhánh và văn phòng đại diện (nếu có);
b) Ngành, nghề kinh doanh;
c) Vốn điều lệ; tổng số cổ phần, loại cổ phần và mệnh giá từng loại cổ phần đối với công ty cổ phần;
d) Họ, tên, địa chỉ, quốc tịch và các đặc điểm cơ bản khác của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; của chủ sở hữu công ty, thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần; phần vốn góp và giá trị vốn góp của mỗi thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty hợp danh; số cổ phần, loại cổ phần, mệnh giá cổ phần từng loại của cổ đông sáng lập;
đ) Quyền và nghĩa vụ của thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; của cổ đông đối với công ty cổ phần;
e) Cơ cấu tổ chức quản lý;
g) Người đại diện theo pháp luật đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần;
h) Thể thức thông qua quyết định của công ty; nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ;
i) Căn cứ và phương pháp xác định thù lao, tiền lương và thưởng cho người quản lý và Kiểm soát viên;
k) Những trường hợp thành viên có quyền yêu cầu công ty mua lại phần vốn góp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc cổ phần đối với công ty cổ phần;
l) Nguyên tắc phân chia lợi nhuận sau thuế và xử lý lỗ trong kinh doanh;
m) Các trường hợp giải thể, trình tự giải thể và thủ tục thanh lý tài sản công ty;
n) Thể thức sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty.
Lưu ý khi lập Điều lệ công ty:
- Điều lệ công ty là một hợp đồng nhiều bên dựa trên nguyên tắc tự nguyện, thỏa thuận để quy định về quyền và nghĩa vụ của các bên, tổ chức quản lý, hoạt động của công ty
- Điều lệ không được trái với quy định của pháp luật
- Điều lệ phải có đủ các nội dung chủ yếu quy định tại Điều 25 Luật doanh nghiệp 2014 cho phép tự thỏa thuận trong Điều lệ, nhưng các thỏa thuận này không vượt quá giới hạn “trần” và “sàn” và có thể quy định một số nội dung khác như giải quyết tranh chấp, thanh lý tài sản...
- Khi áp dụng các điều khoản của Điều lệ công ty, trong trường hợp pháp luật có quy định khác với nội dung các điều khoản của điều lệ đó thì các điều khoản đó của Điều lệ công ty đương nhiên vô hiệu và Công ty luôn phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành.
Trong một số trường hợp cụ thể, nếu công ty muốn sửa đổi, bổ sung Điều lệ của công ty thì được thực hiện sửa đổi, bổ sung theo quy định pháp luật. Pháp luật hiện nay cũng đồng thời quy định, trong điều lệ sửa đổi, bổ sung của công ty phải có họ, tên và chữ ký của người có thẩm quyền theo quy định.
