Trường hợp công ty thuê cá nhân thi công công trình không gian quán, cá nhân này không đăng ký kinh doanh, không có hóa đơn để giao cho bên công ty thì để chi phí này được trừ khi tính thuế TNDN, đơn vị cần những hồ sơ gì?
Các trường hợp được phép lập bảng kê ghi nhận chi phí
Theo quy định tại mục 2.4 của Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp thì các trường hợp chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ gồm:
- Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;
- Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;
- Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;
- Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;
- Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;
- Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100 triệu đồng/năm).
Lưu ý trong trường hợp này là Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực. Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ được phép lập Bảng kê và được tính vào chi phí được trừ. Các khoản chi phí này không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trường hợp giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng thì cơ quan thuế căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm mua hàng, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường xác định lại mức giá để tính lại chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Theo đó, khi mua dịch vụ của cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra (cá nhân thi công công trình), người này không có hóa đơn thì chỉ có cách lập bảng kê nêu trên để ghi nhận chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN cho công ty.
Trường hợp cá nhân không cần đăng ký kinh doanh
Như nội dung đã phân tích ở trên, yêu cầu của quy định để ghi nhận chi phí thông qua bảng kê là mua dịch vụ của cá nhân không kinh doanh. Các trường hợp không cần đăng ký kinh doanh được nêu tại 2 văn bản sau:
(1) Điều 3 Nghị định 39/2007/NĐ-CP về việc cá nhân hoạt động thương mại một cách độc lập,thường xuyên không phải đăng ký kinh doanh:
- Buôn bán rong (buôn bán dạo) là các hoạt động mua, bán không có địa điểm cố định (mua rong, bán rong hoặc vừa mua rong vừa bán rong), bao gồm cả việc nhận sách báo, tạp chí, văn hóa phẩm của các thương nhân được phép kinh doanh các sản phẩm này theo quy định của pháp luật để bán rong;
- Buôn bán vặt là hoạt động mua bán những vật dụng nhỏ lẻ có hoặc không có địa điểm cố định;
- Bán quà vặt là hoạt động bán quà bánh, đồ ăn, nước uống (hàng nước) có hoặc không có địa điểm cố định;
- Buôn chuyến là hoạt động mua hàng hóa từ nơi khác về theo từng chuyến để bán cho người mua buôn hoặc người bán lẻ;
- Thực hiện các dịch vụ: đánh giày, bán vé số, chữa khóa, sửa chữa xe, trông giữ xe, rửa xe, cắt tóc, vẽ tranh, chụp ảnh và các dịch vụ khác có hoặc không có địa điểm cố định;
- Các hoạt động thương mại một cách độc lập, thường xuyên không phải đăng ký kinh doanh khác.
- Hộ gia đình sản xuất nông, lâm, ngư nghiệp, làm muối;
- Những người bán hàng rong, quà vặt, buôn chuyến, kinh doanh lưu động, kinh doanh thời vụ, làm dịch vụ có thu nhập thấp.
Trên đây là các trường hợp không cần đăng ký kinh doanh, không có nội dung nào hướng dẫn chi tiết hơn. Vì vậy, rủi ro của đơn vị vẫn có khi cơ quan thuế xác định tình huống của công ty không thuộc 2 trường hợp nêu trên nên khi không có hóa đơn sẽ bị loại ra khỏi chi phí như bình thường.
