Trong Công văn 4708/TCT-CS có hướng dẫn rất cụ thể những nội dung này:
đ.5) Đối với khoản chi về phương tiện phục vụ đưa đón tập thể người lao động từ nơi ở đến nơi làm việc và ngược lại thì không tính vào thu nhập chịu thuế của người lao động; trường hợp chỉ đưa đón riêng từng cá nhân thì phải tính vào thu nhập chịu thuế của cá nhân được đưa đón.”
Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp Công ty có ký hợp đồng mượn xe ô tô theo quy định của pháp luật và thực tế có sử dụng vào mục đích phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty thì Công ty được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào và được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp đối với các khoản chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng nếu các khoản chi phí được nêu cụ thể trong hợp đồng mượn xe và đáp ứng đủ các điều kiện về khấu trừ, tính vào chi phí theo quy định của pháp luật."
Theo Thông tư 96/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp có hướng dẫn như sau:
“ Điều 4. Sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 119/2014/TT-BTC và Điều 1 Thông tư số 151/2014/TT-BTC) như sau:
“Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.”
Như vậy để đưa chi phí xăng xe đối với xe đi mượn vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp doanh nghiệp cần chuẩn bị các điều kiện & chứng từ sau:
Mục đích mượn xe trực tiếp phụ vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Hợp đồng mượn xe ( đảm bảo đủ các yêu tố về chi phí phát sinh…)
Hóa đơn chứng từ liên quan tới các khoản chi phí phát sinh ( xăng dầu , sửa chữa …)
Có chứng từ thanh toán ( trường hợp Chi phí trên 20 triệu cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt )
