Ký hiệu trên hóa đơn điện tử bao gồm hai thành phần là ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn được quy định như sau:
Thứ nhất, về ký hiệu mẫu số
Căn cứ Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC, ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là một chữ số tự nhiên từ 1 đến 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:
- Số 1: hóa đơn điện tử giá trị gia tăng;
- Số 2: hóa đơn điện tử bán hàng;
- Số 3: hóa đơn điện tử bán tài sản công;
- Số 4: hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;
- Số 5: hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP;
- Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
Thứ hai, về ký hiệu hóa đơn điện tử
Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số được quy định như sau:
- Ký tự đầu tiên là một chữ cái được quy định là C hoặc K, trong đó:
+ C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
+ K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế;
- Hai ký tự tiếp theo là hai chữ số Ả rập được xác định theo 2 chữ số cuối của năm lập hóa đơn điện tử (theo năm dương lịch).
Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2022 thì thể hiện là số 22.
- Một ký tự tiếp theo là một chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:
+ Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
+ Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;
+ Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;
+ Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền;
+ Chữ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử;
+ Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử;
+ Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng;
+ Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.
- Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY;
