Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về công tác văn thư có hiệu lực từ 05/3/2020. Trong đó, việc viết tắt được quy định trong các trường hợp như sau:
1. Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng.
Ví dụ: Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND),
2. Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.
- Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
--- Các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “Q.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” và quyền hạn chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
3. Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài
Tên cơ quan, tổ chức nước ngoài được sử dụng trong văn bản ở dạng viết tắt: Viết bằng chữ in hoa như nguyên ngữ hoặc chuyển tự La-tinh nếu nguyên ngữ không thuộc hệ La-tinh. Ví dụ: WTO, UNDP, UNESCO, ASEAN,...
4. Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính và bản sao văn bản
|
STT
|
Tên loại văn bản hành chính
|
Chữ viết tắt
|
|
1.
|
Nghị quyết (cá biệt)
|
NQ
|
|
2.
|
Quyết định (cá biệt)
|
QĐ
|
|
3.
|
Chỉ thi
|
CT
|
|
4.
|
Quy chế
|
QC
|
|
5.
|
Quy định
|
QyĐ
|
|
6.
|
Thông cáo
|
TC
|
|
7.
|
Thông báo
|
TB
|
|
8.
|
Hướng dẫn
|
HD
|
|
9.
|
Chương trình
|
CTr
|
|
10.
|
Kế hoạch
|
KH
|
|
11.
|
Phương án
|
PA
|
|
12.
|
Đề án
|
ĐA
|
|
13.
|
Dự án
|
DA
|
|
14.
|
Báo cáo
|
BC
|
|
15.
|
Biên bản
|
BB
|
|
16.
|
Tờ trình
|
TTr
|
|
17.
|
Hợp đồng
|
HĐ
|
|
18.
|
Công điện
|
CĐ
|
|
19.
|
Bản ghi nhớ
|
BGN
|
|
20.
|
Bản thỏa thuận
|
BTT
|
|
21.
|
Giấy ủy quyền
|
GUQ
|
|
22.
|
Giấy mời
|
GM
|
|
23.
|
Giấy giới thiệu
|
GGT
|
|
24.
|
Giấy nghỉ phép
|
GNP
|
|
25.
|
Phiếu gửi
|
PG
|
|
26.
|
Phiếu chuyển
|
PC
|
|
27.
|
Phiếu báo
|
PB
|
|
|
Bản sao văn bản
|
|
|
1.
|
Bản sao y
|
SY
|
|
2.
|
Bản trích sao
|
TrS
|
|
3.
|
Bản sao lục
|
SL
|
5. Thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến:
|
STT
|
Trường thông tin
|
Tên (viết tắt tiếng Anh)
|
|
1
|
Mã hồ sơ
|
FileCode
|
|
1.1
|
Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ3
|
Organld
|
|
1.2
|
Năm hình thành hồ sơ
|
FileCatalog
|
|
1.3
|
Số và ký hiệu hồ sơ
|
FileNotation
|
|
2
|
Số thứ tự văn bản trong hồ sơ
|
DocOrdinal
|
|
3
|
Tên loại văn bản
|
TypeName
|
|
4
|
Số của văn bản
|
CodeNumber
|
|
5
|
Ký hiệu của văn bản
|
CodeNotation
|
|
6
|
Ngày, tháng, năm văn bản
|
IssuedDate
|
|
7
|
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
|
OrganName
|
|
8
|
Trích yếu nội dung
|
Subject
|
|
9
|
Ngôn ngữ
|
Language
|
|
10
|
Số trang của văn bản
|
PageAmount
|
|
11
|
Ghi chú
|
Description
|
|
12
|
Ngày, tháng, năm đến
|
ArrivalDate
|
|
13
|
Số đến
|
ArrivalNumber
|
|
14
|
Chức vụ, họ tên người ký
|
Signerlníb
|
|
14.1
|
Chức vụ của người ký văn bản
|
Position
|
|
14.2
|
Họ và tên người ký văn bản
|
FullName
|
|
15
|
Mức độ khẩn, độ mật
|
Priority
|
|
16
|
Đơn vị hoặc người nhận
|
ToPlaces
|
|
17
|
Ý kiến phân phối, chỉ đạo, trạng thái xử lý văn bản
|
TraceHeaderList
|
|
18
|
Thời hạn giải quyết
|
DueDate
|
6. Thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý hồ sơ:
|
STT
|
Trường thông tin
|
Tên
(viết tắt tiếng Anh)
|
|
1
|
Mã hồ sơ
|
FileCode
|
|
1.1
|
Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ
|
Organld
|
|
1.2
|
Năm hình thành hồ sơ
|
FileCatalog
|
|
1.3
|
Số và ký hiệu hồ sơ
|
FileNotation
|
|
2
|
Tiêu đề hồ sơ
|
Title
|
|
3
|
Thời hạn bảo quản
|
Maintenance
|
|
4
|
Chế độ sử dụng
|
Rights
|
|
5
|
Người lập hồ sơ
|
Creator
|
|
6
|
Ngôn ngữ
|
Language
|
|
7
|
Thời gian bắt đầu
|
StartDate
|
|
8
|
Thời gian kết thúc
|
EndDate
|
|
9
|
Tổng số văn bản trong hồ sơ
|
DocTotal
|
|
10
|
Tổng số trang của hồ sơ
|
PageTotal
|
|
11
|
Ghi chú
|
Description
|
