Biên lai là một loại chứng từ thường được nhắc đến thường xuyên trong hoạt động thu phí, lệ phí. Dù vậy nhiều người vẫn nhầm lẫn giữa biên lai và hóa đơn, vậy biên lai là gì và biên lai được quy định ra sao?
1. Biên lai là gì? Có mấy loại biên lai?
Căn cứ khoản 4 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có giải thích biên lai được gọi chung là chứng từ, đây là một loại tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế.
Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.
Có thể hiểu đơn giản biên lai là tài liệu xác nhận rằng giao dịch đã được thanh toán của người thực hiện giao dịch.
- Biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá;
- Biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá;
- Biên lai thu thuế, phí, lệ phí.
2. Hình thức của biên lai được thể hiện dưới dạng nào?
Hiện nay, tổ chức, cá nhân có thể sử dụng biên lai cho giao dịch dưới 2 dạng là biên lai dạng giấy và biên lai dưới dạng điện tử:
- Đối với biên lai dạng giấy thì người lập có đặt in, tự in do cơ quan thuế, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí đặt in theo mẫu để sử dụng hoặc tự in trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các thiết bị khác khi thu thuế, phí, lệ phí theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế (Điều 35 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
- Trường hợp sử dụng biên lai điện tử được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế (Điều 33 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
3. Các mẫu biên lai thu tiền được sử dụng hiện nay
4. Nội dung của biên lai được thể hiện ra sao?
- Tên loại biên lai: Biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá; biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá; biên lai thu thuế, phí, lệ phí.
- Ký hiệu mẫu biên lai và ký hiệu biên lai.
+ Ký hiệu mẫu biên lai là các thông tin thể hiện tên loại biên lai, số liên biên lai và số thứ tự mẫu trong một loại biên lai (một loại biên lai có thể có nhiều mẫu).
+ Ký hiệu biên lai là dấu hiệu phân biệt biên lai bằng hệ thống các chữ cái tiếng Việt và 02 chữ số cuối của năm.
+ Đối với biên lai đặt in, 02 chữ số cuối của năm là năm in biên lai đặt in. Đối với biên lai tự in và biên lai điện tử, 02 chữ số cuối của năm là năm bắt đầu sử dụng biên lai ghi trên thông báo phát hành hoặc năm biên lai được in ra.
- Số biên lai là số thứ tự được thể hiện trên biên lai thu thuế, phí, lệ phí. Số biên lai được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 7 chữ số. Đối với biên lai tự in, biên lai đặt in thì số biên lai bắt đầu từ số 0000001. Đối với biên lai điện tử thì số biên lai điện tử bắt đầu từ số 1 vào ngày 01 tháng 01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng biên lai điện tử và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Liên của biên lai (áp dụng đối với biên lai đặt in và tự in) là số tờ trong cùng một số biên lai. Mỗi số biên lai phải có từ 02 liên hoặc 02 phần trở lên, trong đó:
+ Liên (phần) 1: lưu tại tổ chức thu;
+ Liên (phần) 2: giao cho người nộp thuế, phí, lệ phí;
Các liên từ thứ 3 trở đi đặt tên theo công dụng cụ thể phục vụ công tác quản lý theo quy định của pháp luật.
- Tên, mã số thuế của tổ chức thu thuế, phí, lệ phí.
- Tên loại các khoản thu thuế, phí, lệ phí và số tiền ghi bằng số và bằng chữ.
- Ngày, tháng, năm lập biên lai.
- Chữ ký của người thu tiền. Trường hợp sử dụng biên lai điện tử thì chữ ký trên biên lai điện tử là chữ ký số.
- Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in biên lai (đối với trường hợp đặt in).
- Biên lai được thể hiện là tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm tiếng nước ngoài thì phần ghi thêm bằng tiếng nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn “( )” hoặc đặt ngay dưới dòng nội dung ghi bằng tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
+ Chữ số ghi trên biên lai là các chữ số tự nhiên 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9.
+ Đồng tiền ghi trên biên lai là đồng Việt Nam. Trường hợp các khoản phải thu khác thuộc ngân sách nhà nước được pháp luật quy định có mức thu bằng ngoại tệ thì được thu bằng ngoại tệ hoặc thu bằng đồng Việt Nam trên cơ sở quy đổi từ ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá quy định tại khoản 4 Điều 3 Nghị định 120/2016/NĐ-CP.
+ Trường hợp khi thu phí, lệ phí, nếu danh mục phí, lệ phí nhiều hơn số dòng của một biên lai thì được lập bảng kê kèm theo biên lai. Bảng kê do tổ chức thu phí, lệ phí tự thiết kế phù hợp với đặc điểm của từng loại phí, lệ phí. Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo biên lai số... ngày... tháng.... năm”.
+ Đối với tổ chức thu phí, lệ phí sử dụng biên lai điện tử trong trường hợp cần điều chỉnh một số tiêu thức nội dung trên biên lai điện tử cho phù hợp với thực tế, tổ chức thu phí, lệ phí có văn bản trao đổi với Bộ Tài chính (Tổng cục Thuế) xem xét và có hướng dẫn trước khi thực hiện.
Ngoài các thông tin bắt buộc theo quy định tại khoản này, tổ chức thu phí, lệ phí có thể tạo thêm các thông tin khác, kể cả tạo lo-go, hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo phù hợp với quy định của pháp luật và không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc thể hiện trên biên lai. Cỡ chữ của các thông tin tạo thêm không được lớn hơn cỡ chữ của các nội dung bắt buộc thể hiện trên biên lai.
