Bảo quản tài liệu lưu trữ nhằm kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu lưu trữ. Do đó, đây là một trong những hoạt động quan trọng của hoạt động lưu trữ.
Theo Điều 42 Quyết định 93/QĐ-KTNN 2023 có quy định về các cách thức bảo quản tài liệu hồ sơ lưu trữ và trách nhiệm thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ của Kiểm toán nhà nước.
1. Đối với hồ sơ lưu trữ giấy
Hồ sơ lưu trữ giấy phải được bảo quản đầy đủ, an toàn trong kho lưu trữ cơ quan, đơn vị. Hồ sơ phải được bảo quản trong hộp (cặp) chuyên dụng, có nhãn hồ sơ và sắp xếp gọn gàng trên giá để dễ quản lý và khai thác sử dụng. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định để bảo quản an toàn cho tài liệu.
2. Đối với hồ sơ lưu trữ điện tử
-
Bảo đảm hồ sơ, tài liệu lưu trữ được bảo quản an toàn, xác thực, bảo mật trên các phương tiện lưu trữ và khả năng truy cập, quản lý, tìm kiếm, cập nhật hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
-
Không lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước trên các thiết bị kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thông.
-
Không chuyển mục đích sử dụng các thiết bị đã lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước khi chưa loại bỏ triệt để hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
-
Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử phải được sao lưu ít nhất 02 bộ, mỗi bộ trên 01 phương tiện lưu trữ độc lập (ổ cứng hoặc thiết bị lưu trữ) để đề phòng trường hợp mất, hỏng dữ liệu. Việc sao lưu dữ liệu phải đảm bảo đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn.
-
Bảo đảm thống nhất quy trình kiểm tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu.
-
Người được giao quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị có trách nhiệm kiểm tra, bảo quản, sao lưu, phục hồi.
-
Thực hiện nghiêm các quy định khác về lưu trữ điện tử.
3. Trách nhiệm thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ
-
Chánh Văn phòng KTNN, Chánh Văn phòng các KTNN khu vực và đơn vị sự nghiệp có trách nhiệm chỉ đạo việc bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng để bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu; thực hiện chế độ bảo quản thường xuyên đối với tài liệu lưu trữ trong kho, kiểm tra, vệ sinh định kỳ kho và tài liệu lưu trữ.
-
Trưởng phòng Tổng hợp tại các đơn vị tham mưu, KTNN chuyên ngành có trách nhiệm chỉ đạo, thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ tại đơn vị.
-
Trung tâm Tin học có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với các đơn vị trực thuộc trong việc hỗ trợ kỹ thuật đảm bảo an toàn, bảo mật cơ sở dữ liệu lưu trữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử trên hệ thống.
-
Công chức trực tiếp làm công tác lưu trữ tại lưu trữ cơ quan, lưu trữ đơn vị có trách nhiệm thực hiện đúng các quy định của pháp luật và KTNN về bảo vệ, bảo quản an toàn kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu phải được để trong cặp, hộp, dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu trong kho.
Qua đó, chúng ta có thể thấy tài liệu lưu trữ rất quan trọng đối với tất cả các ban ngành nói chung và Kiểm toán nhà nước nói riêng. Cho nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ cũng rất quan trọng để bảo vệ được kho dữ liệu phục vụ công việc.
