Về vấn đề bạn nêu thì chủ yếu ở đây là việc thương lượng giữa hai bên (bởi lẽ ở đây đang có mâu thuẫn giữa ban quản trị và chủ đầu tư về chi phí bảo trì), còn nếu không thể thỏa thuận được thì sẽ rất khó để giải quyết (vấn đề ở đây không còn là về mặt quy định pháp luật nữa).
Còn nếu chỉ xét theo quy định tại Điều 34 Thông tư 02/2016/TT-BXD Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư do Bộ trưởng Bộ Xây dựng ban hành thì nhiều nội dung mà bạn chi là vượt ngoài quỹ bảo trì căn hộ:
Điều 34. Các hạng mục của nhà chung cư được sử dụng kinh phí bảo trì phần sở hữu chung để bảo trì
1. Bảo trì các hạng mục và phần diện tích thuộc sở hữu chung quy định tại Điểm a và Điểm b Khoản 2 Điều 100 của Luật Nhà ở.
2. Bảo trì hệ thống các thiết bị thuộc sở hữu chung của nhà chung cư, bao gồm thang máy, máy phát điện, máy bơm nước, hệ thống thông gió, hệ thống cấp điện chiếu sáng, điện sinh hoạt, các thiết bị điện dùng chung, hệ thống cấp, thoát nước, hệ thống cấp ga, lò sưởi trung tâm, phát thanh truyền hình, thông tin liên lạc, phòng cháy, chữa cháy, cột thu lôi và các thiết bị khác dùng chung cho nhà chung cư.
3. Bảo trì hệ thống hạ tầng kỹ thuật bên ngoài kết nối với nhà chung cư; các công trình công cộng quy định tại Điểm d Khoản 2 Điều 100 của Luật Nhà ở.
4. Xử lý nước thải ứ nghẹt, hút bể phốt định kỳ; cấy vi sinh cho hệ thống nước thải của nhà chung cư.
5. Các hạng mục khác của nhà chung cư thuộc quyền sở hữu chung của các chủ sở hữu nhà chung cư theo thỏa thuận trong hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ hoặc theo quy định của pháp luật về nhà ở.
Phí bảo trì về nguyên tắc là để bảo trì công trình tòa nhà, chứ không phải là để tạo mới, xây dựng thêm các hạng mục (các hạng mục bạn nêu như "lắp thêm đèn đường, làm rào chắn chung cư, lắp đặt hệ thống giữ xe, làm gờ giảm tốc, đặt bảng tin, mua bảo hiểm cháy nổ" nằm ngoài các hạng mục này). Do đó, việc ban quản trị không đồng ý là điều hoàn toàn dễ hiểu.
Ở đây, cần làm rõ lý do vì sao cần phải làm những việc này (những việc nêu trên): đây là trách nhiệm của chủ đầu tư nhưng chủ đầu tư không làm, đến nay mới dùng quỹ bảo trì để làm hay đây là những thứ phát sinh mà chủ đầu tư (cũng là người sở hữu một số căn nhà trong chung cư - chưa bán được) thấy rằng cần phải làm ?
Nếu là trường hợp thứ nhất thì rõ ràng là không có cơ sở nào để chủ đầu tư sử dụng quỹ bảo trì; nếu là trường hợp thứ hai thì cần thông qua cuộc họp cư dân của chung cư để quyết định - quyết định việc đóng góp kinh phí để làm những việc này (chứ chủ đầu tư không thể tự lấy tiền quỹ bảo trì để chi ra).
Còn đối với chi phí mua bảo hiểm cháy nổ thì thực hiện theo Thông tư liên tịch 214/2013/TTLT-BTC-BCA; theo đó thì chủ sở hữu căn hộ sẽ phải mua bảo hiểm này (và tiền này cũng không thuộc quỹ bảo trì):
Điều 3. Thực hiện chế độ bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc
1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có cơ sở có nguy hiểm về cháy, nổ quy định tại Phụ lục 1 Nghị định số 35/2003/NĐ-CP và Khoản 7 Điều 1 Nghị định số 46/2012/NĐ-CP phải mua bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc đối với tài sản của cơ sở đó.
2. Trách nhiệm mua bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc
a) Đối với những cơ sở phải mua bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có cơ sở đó chịu trách nhiệm mua bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc.
b) Đối với cơ sở trong đó có nhiều hộ như nhà tập thể, nhà chung cư hoặc trong một cơ sở mà có nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân thuê, trách nhiệm mua bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc thực hiện như sau:
- Trường hợp xác định được người là chủ sở hữu cơ sở hoặc người được chủ sở hữu giao quản lý hoặc người đại diện chung (sau đây gọi chung là người đại diện), thì người đó chịu trách nhiệm mua bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc. Từng hộ, cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm nộp phí bảo hiểm cho người đại diện. Trong trường hợp này, người được bảo hiểm là từng hộ, cơ quan, tổ chức, cá nhân đã nộp phí bảo hiểm cho người đại diện.
- Trường hợp không xác định được người đại diện thì từng hộ, cơ quan, tổ chức, cá nhân trong cơ sở đó có trách nhiệm trực tiếp mua bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc.
Theo đó, trong trường hợp này thì chủ đầu tư có thể lấy lại tiền phí bảo hiểm của từng hộ dân (chứ không phải tự lấy từ tiền bảo trì chung cư).
