>>> Tính pháp lý của dấu treo và dấu giáp lai
Trường hợp sử dụng DẤU TREO:
Đó là các loại văn bản hành chính, văn bản lưu nội bộ cơ quan, tổ chức, hợp đồng giao kết giữa các bên và phụ lục của các loại văn bản, hợp đồng này hoặc các loại hóa đơn, giấy tờ, chứng từ kế toán.
Trường hợp sử dụng DẤU GIÁP LAI:
Đó là tại các văn bản, hợp đồng, các loại giấy tờ, chứng từ kế toán nêu trên có từ 2 trang trở lên đối với văn bản in 01 mặt và từ 03 trang trở lên đối với văn bản in 02 mặt, việc đóng dấu giáp lai để trên tất cả các trang của văn bản, hợp đồng, các loại giấy tờ, chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính chân thực của từng trang và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo.
Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư quy định cách đóng dấu như sau:
1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
2. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
4. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
Như vậy, Nghị định này không đưa ra những loại văn bản nào phải đóng dấu giáp lai hay dấu treo mà vấn đề này sẽ do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành cụ thể ban hành.
Ví dụ: Tổng cục Hải quan ban hành công văn 6550/TCHQ-VP về việc đóng dấu treo và dấu giáp lai văn bản như sau:
1. Đóng dấu treo:
a) Những loại văn bản phải đóng dấu treo: Các phụ lục đính kèm theo văn bản hành chính của Tổng cục Hải quan hoặc các đơn vị có dấu riêng phát hành.
2. Những loại văn bản phải đóng dấu giáp lai:
* Văn bản do cơ quan Hải quan phát hành:
- Quyết định giải quyết khiếu nại;
- Quyết định xử phạt vi phạm hành chính;
- Quyết định thanh tra, Quyết định kiểm tra;
- Quyết định miễn thuế hàng hóa xuất nhập khẩu;
- Quyết định ấn định thuế;
- Quyết định kiểm tra sau thông quan;
- Quyết định cử cán bộ đi công tác nước ngoài (để làm hộ chiếu công vụ);
- Thông báo giải quyết khiếu nại, tố cáo;
- Thông báo phạt chậm nộp;
- Kết luận kiểm tra, thanh tra;
- Kết luận xác minh đơn tố cáo;
- Báo cáo kết quả xác minh đơn tố cáo;
- Biên bản làm việc;
- Hợp đồng, phụ lục hợp đồng, thanh lý hợp đồng;
- Biểu mẫu, phụ lục có nội dung liên quan đến số liệu tài chính, kế toán thuế, thống kê tình hình xuất nhập khẩu;
