Trong hoạt động văn phòng, ký nháy đóng vai trò quan trọng như "chìa khóa" đảm bảo tính pháp lý và độ tin cậy cho văn bản
(1) Vai trò của ký nháy trong văn bản
Ký nháy là chữ ký của người có trách nhiệm để xác định văn bản trước khi được trình cho người ký chính thức. Việc ký nháy mang ý nghĩa đảm bảo rằng văn bản đã được kiểm tra về tính chính xác của nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành.
Chữ ký nháy trong văn bản còn có các vai trò khác như:
- Xác nhận nội dung văn bản: Ký nháy thể hiện sự đồng ý và trách nhiệm của người ký đối với nội dung văn bản.
- Kiểm tra tính chính xác: Ký nháy là bằng chứng cho thấy văn bản đã được rà soát và đảm bảo chính xác về nội dung, hình thức trước khi trình lên người có thẩm quyền ký chính thức.
- Phân chia trách nhiệm: Ký nháy giúp phân định rõ ràng trách nhiệm của từng cá nhân trong quá trình soạn thảo, thẩm định và ban hành văn bản.
Hiện nay, chưa có quy định cụ thể về ký nháy trong văn bản pháp luật Việt Nam, tuy nhiên với những vai trò của chữ ký nháy kể trên, không thể phủ nhận sự quan trọng của việc ký nháy trong các văn bản, hợp đồng.
(2) Quy tắc của chữ ký nháy
Việc ký nháy tưởng chừng đơn giản nhưng thực tế thì cũng có một số quy tắc đối với việc ký nháy như sau:
- Ký nháy phải là chữ ký của người có thẩm quyền và trách nhiệm liên quan đến nội dung văn bản: nhằm đảm bảo người ký nháy hiểu rõ nội dung và chịu trách nhiệm cho những thông tin được trình bày trong văn bản.
- Ký nháy cần được đặt ở vị trí hợp lý, dễ nhìn thấy trên văn bản: việc đặt chữ ký nháy đúng vị trí giúp dễ dàng phân biệt với chữ ký chính thức và đảm bảo tính thẩm mỹ cho văn bản.
- Ký nháy cần đi kèm với họ và chức danh của người ký: việc ghi họ và chức danh giúp tăng tính minh bạch và chính xác cho thông tin trong văn bản
Như vậy, khi ký nháy, người ký cần tuân thủ một số quy tắc nhất định để đảm bảo tính chính xác, rõ ràng và hợp pháp cho văn bản.
(3) Cách ký nháy chuẩn nhất hiện nay
Để đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu lực của văn bản, việc ký nháy cần được thực hiện đúng cách theo các bước sau:
1- Xác định người ký nháy:
Người ký nháy phải là người có thẩm quyền và trách nhiệm liên quan trực tiếp đến nội dung văn bản.
Thông thường, người ký nháy là người soạn thảo, thẩm định hoặc đại diện cho cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
2- Chuẩn bị dụng cụ ký nháy:
Sử dụng bút mực để ký nháy, đảm bảo nét chữ rõ ràng, dễ đọc. Ngoài ra, nên sử dụng bút có màu mực khác với màu mực in của văn bản để dễ phân biệt.
3- Xác định vị trí ký nháy:
Các vị trí ký nháy phổ biến bao gồm:
- Tại dòng nội dung cuối cùng của văn bản: nhằm xác định người soạn thảo văn bản và đồng thời chịu trách nhiệm về nội dung đã soạn thảo.
- Phần dưới của từng trang văn bản: xác nhận tính liên tục của văn bản, có tác dụng tương tự như việc đóng dấu giáp lai, tránh bị thay đổi, thêm hoặc bớt một số nội dung trong các trang.
- Tại phần chức danh của người có thẩm quyền hoặc cạnh chữ “Nơi nhận”: đây là nơi ký của người có trách nhiệm kiểm tra văn bản, sửa lỗi chính tả hoặc xem xét lại nội dung trước khi chuyển đến người có thẩm quyền để ký chính thức.
4- Ký nháy và ghi thông tin đi kèm:
- Ký nháy bằng chữ ký cá nhân của người có thẩm quyền.
- Ghi rõ họ và chức danh của người ký nháy ngay sau chữ ký.
- Có thể ghi thêm ngày tháng ký nháy nếu cần thiết.
*** Một số lưu ý khi ký nháy:
- Ký nháy cần được thực hiện cẩn thận, gọn gàng
- Nên ký nháy sau khi đã hoàn tất việc kiểm tra và rà soát kỹ lưỡng nội dung văn bản.
- Tuân thủ quy định về ký nháy của từng cơ quan, tổ chức.
Ký nháy là một phần quan trọng trong quy trình xử lý văn bản. Việc ký nháy đúng cách góp phần đảm bảo tính chính xác, rõ ràng, hợp pháp và chuyên nghiệp cho văn bản, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp của cơ quan, tổ chức.
