Hiện tôi đang phụ trách soản thảo các hợp đồng mua bán hàng hóa trong công ty, công ty tôi tại tphcm, các mặt hàng mua bán là thiết bị, linh kiện máy tính có đầy đủ chứng từ hóa đơn hợp lệ. Khách hàng của công ty ở khắp các tỉnh thành trong nước.
Có một số vấn đề như sau:
1/Khi khách hàng ở tỉnh xa (ví dụ miền Bắc), công ty phải soạn hợp đồng mua bán và gởi chuyển phát nhanh qua đường bưu điện cho khách hàng ký tên rồi khách hàng gởi qua bưu điện lại cho công ty.
Nhưng làm sao để biết là người ký hợp đồng có phải là người đại diện hợp pháp bên khách hàng hay không ? Giả sử hợp đồng do người nào khác không phải là đại diện hợp pháp ký thì khi xảy ra tranh chấp, chẳng hạn như hàng chuyển cho khách hàng, nhưng khách hàng không trả tiền, thì khi khởi kiện thì chúng tôi có khả năng thắng kiện không, giả sử khách hàng cố ý đưa hợp đồng cho anh bán hàng hay bảo vệ ký, mà những người này không phải đại diện hợp pháp bên khách hàng ?
Vì phương châm phục vụ của công ty là làm hài lòng khách hàng, nên trong rất nhiều hợp đồng, công ty không yêu cầu khách hàng photo và công chứng bản chứng nhận đăng ký kinh doanh, vì nếu công ty yêu cầu khắt khe như vậy có thể khiến công ty mất khách hàng.
2/Trường hợp người đại diện hợp pháp của khách hàng ủy quyền cho người khác ký, thì có thể ủy quyền cho bất cứ nhân viên nào trong công ty (như bảo vệ, bán hàng, thủ kho, ký toán, ...), hay là bắt buộc phải ủy quyền cho trưởng bộ phận ?
Xin chân thành cảm ơn.
