Trong kinh doanh thì việc chuyển nhượng văn phòng là điều không hề hiếm gặp. Vậy đối với văn phòng công chứng để thực hiện chuyển nhượng cần thực hiện trình tự thủ tục và chuẩn bị hồ sơ như thế nào?
Trình tự thực hiện chuyển nhượng Văn phòng Công chứng
- Bước 1: Các Văn phòng Công chứng có nhu cầu chuyển nhượng nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Tư pháp.
- Bước 2: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Sở Tư pháp tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của các giấy tờ có trong hồ sơ:
+ Trường hợp hồ sơ hợp lệ và đầy đủ theo quy định thì cấp Biên nhận hồ sơ;
+ Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ, công chức được phân công tiếp nhận hướng dẫn bằng văn bản cho người nộp hồ sơ bổ sung và hoàn thiện hồ sơ theo quy định.
- Bước 3: Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, Sở Tư pháp lấy ý kiến của Hội Công chứng viên và trình Ủy ban nhân dân Thành phố xem xét, quyết định cho phép chuyển nhượng Văn phòng công chứng.
- Bước 4: Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị của Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân Thành phố xem xét, quyết định cho phép chuyển nhượng Văn phòng công chứng. Trường hợp từ chối, thì thông báo bằng văn bản, có nêu rõ lý do.
- Bước 5: Văn phòng công chứng đến nhận kết quả theo thời gian được xác định trong phiếu hẹn.
Cách thức thực hiện: Nộp hồ sơ trực tiếp và nhận kết quả tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Tư pháp.
Thành phần, số lượng hồ sơ chuyển nhượng Văn phòng Công chứng
- Thành phần hồ sơ:
+ Hợp đồng chuyển nhượng Văn phòng công chứng, trong đó có nội dung chủ yếu sau: Tên, địa chỉ trụ sở, danh sách công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng; tên, số Quyết định bổ nhiệm công chứng viên của các công chứng viên nhận chuyển nhượng; giá chuyển nhượng, việc thanh toán tiền và bàn giao Văn phòng công chứng được chuyển nhượng; quyền, nghĩa vụ của các bên và các nội dung khác có liên quan (Hợp đồng chuyển nhượng Văn phòng công chứng phải có chữ ký của công chứng viên hợp danh đại diện cho các công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng, các công chứng viên nhận chuyển nhượng và phải được công chứng).
+ Văn bản cam kết của các công chứng viên nhận chuyển nhượng về việc kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ, tiếp nhận toàn bộ yêu cầu công chứng đang thực hiện và hồ sơ đang được lưu trữ tại Văn phòng công chứng được chuyển nhượng;
+ Biên bản kiểm kê hồ sơ công chứng của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng;
+ Bản sao có chứng thực hoặc bản photo kèm bản chính để đối chiếu Quyết định bổ nhiệm công chứng viên của các công chứng viên nhận chuyển nhượng; giấy tờ chứng minh đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên đối với công chứng viên nhận chuyển nhượng dự kiến là Trưởng Văn phòng công chứng;
+ Quyết định cho phép thành lập và giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng;
+ Kê khai thuế, báo cáo tài chính trong 03 (ba) năm gần nhất đã được kiểm toán của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng.
Thời hạn giải quyết chuyển nhượng Văn phòng Công chứng
- Tại Sở Tư pháp: Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, Sở Tư pháp lấy ý kiến của Hội Công chứng viên và trình Ủy ban nhân dân Thành phố xem xét, quyết định.
- Tại Ủy ban nhân dân Thành phố: Trong thời hạn 15 ngày kể, từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị của Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân Thành phố xem xét, quyết định.
Yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục chuyển nhượng Văn phòng Công chứng
- Văn phòng công chứng có nhu cầu chuyển nhượng nộp hồ sơ tại Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động.
- Văn phòng công chứng chỉ được chuyển nhượng khi đã hoạt động công chứng được ít nhất là 02 năm.
- Công chứng viên nhận chuyển nhượng Văn phòng công chứng phải đáp ứng các điều kiện sau đây:
+ Đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên đối với người dự kiến sẽ tiếp quản vị trí Trưởng Văn phòng công chứng;
+ Cam kết hành nghề tại Văn phòng công chứng mà mình nhận chuyển nhượng;
+ Cam kết kế thừa quyền và nghĩa vụ của Văn phòng công chứng được chuyển nhượng.
