Tổng hợp điểm mới Nghị định 30/2020/NĐ-CP về thể thức và kỹ thuật trình bày VB hành chính

Nghị định 30/2020/NĐ-CP

Nghị định 110/2004/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 09/2010/NĐ-CP

Quy định về “Bản chính văn bản giấy”

Khoản 9, Điều 3, Nđ 30

Là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

"Bản chính văn bản" là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban hành".

Điểm mới là Nghị định 30 cũng khẳng định, bản chính phải được tạo lập từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. Theo đó có 2 cách tạo bản chính, cụ thể:

Về bản sao

Các quy định trước đây chỉ quy định định việc sao từ giấy ra giấy hoặc sao từ sổ gốc ra giấy, NĐ 30 thừa nhận "giao từ giấy ra điện tử"," sao từ điện tử ra giấy","sao từ điện tử ra điện tử"

Về kỹ thuật trình bày văn bản

NĐ 30 quy định mới: in nghiêng toàn bộ phần căn cứ trong các văn bản và số trang được đánh tại vị trí căn giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản

Về kỹ thuật trình bày văn bản điện tử

NĐ 30: quy định hiển thị hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu cảu cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái. (khoản 8, Mục II, Phần I, Phụ lục I), không quy định hiển thị thông tin thời gian  ký số của cơ quan, tổ chức.

NĐ 30: quy định cụ thể hình thức ký số đối với văn bản và phụ lục được ban hành kèm theo mà không cùng tệp tin  với văn bản chính

Quy định về phát hành văn bản số hóa giữa Nghị định 30/2020/NĐ-CP và Thông tư 01/2019/TT-BNV

Khoản 6 Điều 18 và Điểm c Khoản 1 Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định: Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy, văn thư Cơ quan thực hiện sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử (số hóa văn bản giấy) và ký số của Cơ quan, tổ chức.

Tiếp đó, Khoản 3 Mục II Phần I Phụ lục I quy định thể thức Bản sao y định dạng điện tử như sau:

“3. Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên bản sao định dạng điện tử

a) Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản, trình bày tại ô số 14 Mục IV Phần I Phụ lục này.

b) Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.

c) Thông tin: Hình thức sao, tên cơ quan, tổ chức sao văn bản, thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen”.

Quy định này cơ bản kế thừa Khoản 2 Điều 6 Thông tư 01/2019/TT-BNV. Về bản chất, bản số hóa chính là bản sao y định dạng điện tử của văn bản giấy. Tuy nhiên, do Thông tư số 01/2019/TT-BNV không quy định các hình thức sao văn bản (do giới hạn về thẩm quyền của Bộ trưởng) nên gọi là “văn bản số hóa”.

Theo đó, thể thức ký số văn bản số hóa để phát hành cũng thay đổi để phù hợp với thể thức bản sao nói chung. Cụ thể, khi văn thư Cơ quan thực hiện ký số trên bản Số hóa, thông tin “SAO Y, tên cơ quan tổ chức sao văn bản và thời gian ký" sẽ hiển thị tại góc trên bên phải, trang đầu văn bản. Trước đây, theo Thông tư số 01/2019/ TT-BNV thì phần này hiển thị cả hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức - chính là hình ảnh đầu của cơ quan, tổ chức.

Tương tự, khi tiếp nhận văn bản giấy đến, văn thư cơ quan số hóa văn bản để đưa vào Hệ thống cũng chính là đang thực hiện sao y văn bản từ giây sang số. Trường hợp này, thế thức ký số trên văn bản số hóa cũng chính là thể thức của bản sao điện tử, thông tin chữ ký số hiển thị trên văn bản số hóa là “SAO Y, tên cơ quan tổ chức sao văn bản và thời gian ký”.