Mới đây, Ngân hàng Nhà nước đã ban hành Thông tư 34/2024/TT-NHNN, trong đó có quy định về hồ sơ, thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện nước ngoài
(1) Các trường hợp văn phòng đại diện nước ngoài phải sửa đổi, bổ sung Giấy phép
Văn phòng đại diện nước ngoài trong phạm vi điều chỉnh của Thông tư 34/2024/TT-NHNN là Văn phòng đại diện tại Việt Nam của tổ chức tín dụng nước ngoài, tổ chức nước ngoài khác có hoạt động ngân hàng.
Theo quy định tại Điều 10 Thông tư 34/2024/TT-NHNN, các trường hợp mà văn phòng đại diện nước ngoài phải sửa đổi, bổ sung giấy phép bao gồm:
- Thay đổi tên
- Thay đổi địa bàn đặt trụ sở khác địa bàn tỉnh, thành phố nơi văn phòng đại diện nước ngoài đang đặt trụ sở
- Gia hạn thời hạn hoạt động
Ngoài ra, văn phòng đại diện nước ngoài phải nộp văn bản thông báo qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tiếp đến trụ sở chính Ngân hàng Nhà nước chi nhánh nơi đặt trụ sở chậm nhất 07 ngày làm việc kể từ ngày có các nội dung thay đổi sau đây:
- Thay đổi Trưởng văn phòng đại diện nước ngoài
- Thay đổi địa điểm đặt trụ sở trên cùng địa bàn tỉnh, thành phố
- Thay đổi địa chỉ đặt trụ sở mà không làm thay đổi địa điểm đặt trụ sở
Như vậy, khi văn phòng đại diện nước ngoài thay đổi địa chỉ sẽ có 02 trường hợp xảy ra phụ thuộc vào vị trí đặt trụ sở mới của văn phòng.
Cụ thể, đối với trường hợp thay đổi địa chỉ đặt trụ sở văn phòng sang địa bàn tỉnh, thành phố khác, văn phòng đại diện nước ngoài phải thực hiện thủ tục sửa đổi, bổ sung Giấy phép, gửi đến qua dịch vụ bưu chính hoặc nộp trực tiếp đến trụ sở chính Ngân hàng Nhà nước chi nhánh và đảm bảo nguyên tắc lập hồ sơ theo quy định tại Điều 8 Thông tư 34/2024/TT-NHNN.
Đối với trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở sang nơi khác nhưng cùng tỉnh, thành hoặc không làm thay đổi địa điểm đặt trụ sở thì văn phòng đại diện nước ngoài phải thực hiện việc thông báo bằng văn bản cho trụ sở chính Ngân hàng Nhà nước chi nhánh trong vòng 07 ngày.
(2) Thành phần hồ sơ
Theo đó, khi văn phòng đại diện nước ngoài thực hiện việc thay đổi địa chỉ đặt trụ sở văn phòng sang địa bàn tỉnh, thành phố khác thì phải lập hồ sơ đề nghị sửa đổi, bổ sung Giấy phép.
Căn cứ theo khoản 1 Điều 11 Thông tư 34/2024/TT-NHNN, hồ sơ đề nghị sửa đổi, bổ sung Giấy phép đối với trường hợp thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện nước ngoài bao gồm các thành phần sau đây:
- Đơn đề nghị thay đổi, tối thiểu phải có các nội dung gồm: nội dung hiện tại, nội dung dự kiến thay đổi và lý do thay đổi
- Tài liệu chứng minh văn phòng đại diện nước ngoài có quyền sử dụng hoặc sẽ có quyền sử dụng hợp pháp trụ sở tại địa bàn đặt trụ sở mới
Theo đó, việc lập hồ sơ phải tuân thủ theo các nguyên tắc sau:
- Sử dụng ngôn ngữ là tiếng Việt
- Thành phần hồ sơ của nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật về hợp pháp hóa lãnh sự và dịch ra tiếng Việt. Các bản dịch từ tiếng nước ngoài ra tiếng Việt phải được công chứng bản dịch hoặc chứng thực chữ ký của người dịch theo quy định của pháp luật.
- Trường hợp các giấy tờ là bản sao mà không phải là bản sao có chứng thực, bản sao được cấp từ sổ gốc thì phải xuất trình kèm theo bản chính để đối chiếu, người đối chiếu chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính.
- Hồ sơ đề nghị phải do người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền ký.
- Trường hợp ký theo ủy quyền, hồ sơ phải có văn bản ủy quyền
- Trong mỗi bộ hồ sơ phải có danh mục tài liệu.
(Căn cứ Điều 8 Thông tư 34/2024/TT-NHNN)
(3) Trình tự, thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện nước ngoài
Căn cứ theo khoản 3 Điều 10 và khoản 2 Điều 11 Thông tư 34/2024/TT-NHNN, trình tự, thủ tục sửa đổi, bổ sung Giấy phép trong trường hợp thay đổi địa chỉ đặt trụ sở văn phòng sang địa bàn tỉnh, thành phố khác được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ
- Văn phòng đại diện nước ngoài hoàn thiện hồ sơ đề nghị sửa đổi, bổ sung Giấy phép và gửi về Ngân hàng Nhà nước chi nhánh nơi dự kiến chuyển trụ sở đến
- Phương thức nộp: trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ
- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ, trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Ngân hàng Nhà nước chi nhánh có văn bản yêu cầu văn phòng đại diện nước ngoài bổ sung, hoàn thiện hồ sơ
- Trường hợp hồ sơ hợp lệ, đúng quy định pháp luật, thì trong thời hạn 30 ngày, Ngân hàng Nhà nước chi nhánh có quyết định sửa đổi, bổ sung Giấy phép đối với nội dung thay đổi của văn phòng đại diện nước ngoài. Đồng thời gửi văn bản thông tin đến Ngân hàng Nhà nước chi nhánh nơi văn phòng đại diện nước ngoài đang đặt trụ sở.
- Trường hợp từ chối sửa đổi, bổ sung, Ngân hàng Nhà nước chi nhánh nơi dự kiến chuyển trụ sở đến gửi văn bản trả lời và nêu rõ lý do cho văn phòng đại diện nước ngoài.
Bước 3: Thực hiện thay đổi và công bố
Sau khi được Ngân hàng Nhà nước chi nhánh sửa đổi, bổ sung Giấy phép văn phòng đại diện nước ngoài thực hiện các việc sau đây:
- Tiến hành hoạt động tại địa điểm mới và chấm dứt hoạt động tại địa điểm cũ trong thời hạn 06 tháng kể từ ngày được Ngân hàng Nhà nước chi nhánh sửa đổi, bổ sung Giấy phép; đồng thời có văn bản thông báo Ngân hàng Nhà nước chi nhánh nơi văn phòng đại diện nước ngoài đang đặt trụ sở
- Công bố các nội dung thay đổi trên 01 phương tiện truyền thông của Ngân hàng Nhà nước và trên 01 tờ báo in trong 03 số liên tiếp hoặc trên 01 báo điện tử của Việt Nam trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày được Ngân hàng Nhà nước chi nhánh sửa đổi, bổ sung Giấy phép.
Trên đây là hồ sơ, thủ tục đề nghị sửa đổi, bổ sung Giấy phép khi văn phòng đại diện nước ngoài có nhu cầu thay đổi địa chỉ văn phòng.
Thông tư 34/2024/TT-NHNN có hiệu lực từ ngày 01/7/2024.
