Hiện nay, căn cứ Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 và Điều 13 Nghị định 96/2015/NĐ-CP quy định:
Hội đồng thành viên có quyền quyết định số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu của công ty; trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác. Mỗi công ty có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước.
Công ty phải thực hiện thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở trước khi sử dụng hay khi có thay đổi, hủy mẫu con dấu, thay đổi số lượng con dấu của công ty.
Thành phần hồ sơ:
1. Văn bản thông báo:
- Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu / số lượng con dấu của công ty (mẫu Phụ lục II-9 ban hành kèm theo Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT), trong trường hợp thay đổi mẫu / số lượng con dấu.
3. Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả nếu không phải là người đại diện theo pháp luật. Văn bản này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực;
4. Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người được ủy quyền thực hiện thủ tục (nếu có):
- Đối với công dân Việt Nam: Thẻ căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.
- Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.
Nơi nộp hồ sơ: Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty đặt trụ sở chính.
Trường hợp thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu qua mạng điện tử, doanh nghiệp không phải nộp hồ sơ thông báo mẫu dấu bằng bản giấy đến Phòng Đăng ký kinh doanh
Thời hạn giải quyết: Ngay khi nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ trao giấy biên nhận cho công ty và thực hiện đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Lưu ý: Đối với công ty đã thành lập trước ngày 01 tháng 7 năm 2015
Trường hợp công ty muốn thay đổi mẫu con dấu mới thì phải làm thủ tục trả con dấu, cho cơ quan công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu, sau đó thực hiện Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu.
Thành phần hồ sơ chủ yếu gồm:
1. Công văn xin trả lại con dấu cho cơ quan công an trình bày rõ lý do cần trả dấu;
2. Bản sao Đăng ký kinh doanh, giấy phép đầu tư, quyết định thành lập của cơ quan tổ chức;
3. Bản chính đăng ký mẫu dấu cũ do cơ quan công an cấp;
4. Con dấu;
5. Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục trong trường hợp người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả không phải là người đại diện theo pháp luật;
6. Tờ trình thông báo việc mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu (Trường hợp bị mất con dấu, mất Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu);
Nơi nộp hồ sơ: Cơ quan Công an nơi đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Cơ quan công an sẽ cấp giấy chứng nhận thu hồi con dấu cho doanh nghiệp
Như vậy, theo quy định của pháp luật, phải thực hiện thủ tục trả con dấu trước đối với trường hợp thành lập trước ngày 1/7/2015, sau đó thực hiện Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu.
