Chốt sổ BHXH là trách nhiệm của NSDLĐ sau khi NLĐ chấm dứt hợp đồng lao động. Bài viết này sẽ hướng dẫn thủ tục chốt sổ BHXH dành cho NSDLĐ mới nhất hiện nay
(1) Trách nhiệm chốt sổ BHXH của NSDLĐ
Chốt sổ BHXH là việc NSDLĐ phối hợp với cơ quan BHXH xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN của NLĐ khi NLĐ dừng đóng BHXH do chấm dứt hợp đồng lao động, thôi việc, đủ tuổi nghỉ hưu,...
Theo quy định tại khoản 3 Điều 48 Bộ Luật Lao động 2019, khi NLĐ chấm dứt hợp đồng lao động, NSDLĐ có trách nhiệm:
- Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu NSDLĐ đã giữ của NLĐ
- Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của NLĐ nếu NLĐ có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do NSDLĐ trả
Bên cạnh đó, tại khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 quy định: "NSDLĐ có trách nhiệm phối hợp với cơ quan BHXH trả sổ BHXH cho NLĐ, xác nhận thời gian đóng BHXH khi NLĐ chấm dứt HĐLĐ, HĐLV hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật".
Như vậy, việc chốt sổ BHXH cho NLĐ là trách nhiệm của NSDLĐ sau khi chấm dứt hợp đồng lao động NLĐ đó.
(2) Điều kiện được chốt sổ BHXH
Để được chốt sổ BHXH cho NLĐ, NSDLĐ phải đáp ứng được 03 điều kiện sau:
- Có đăng ký tham gia BHXH cho NLĐ
- NLĐ đã nghỉ việc hoặc đã đủ điều kiện nghỉ hưu
- NSDLĐ đóng đủ tiền BHXH tính đến ngày NLĐ nghỉ việc, trường hợp nợ tiền BHXH, NSDLĐ vẫn được thực hiện thủ tục chốt sổ BHXH cho NLĐ
Khi đáp ứng được 03 điều kiện này, NSDLĐ cần thực hiện ngay việc chốt sổ BHXH cho NLĐ trong tháng NLĐ nghỉ việc.
Lưu ý: NSDLĐ phải làm thủ tục thông báo giảm lao động trước khi thực hiện việc chốt sổ.
(3) Thủ tục chốt sổ BHXH dành cho NSDLĐ mới nhất hiện nay
Như đề cập ở trên, để chốt sổ cho NLĐ, NSDLĐ sẽ thực hiện 02 thủ tục, trước tiên NSDLĐ phải thực hiện thủ tục thông báo giảm lao động rồi sau đó mới thực hiện tiếp thủ tục chốt sổ BHXH.
Căn cứ vào Quyết định 595/QĐ-BHXH, Quyết định 896/QĐ/BHXH, Quyết định 490/QĐ-BHXH, Quyết định 1040/QĐ-BHXH, hồ sơ và trình tự thực hiện được quy định như sau:
1- Thông báo giảm lao động
Thành phần hồ sơ:
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS)
- Danh sách lao động tham gia BHXH theo Mẫu DT02-LT
Trình tự, thủ tục
Bước 1: Nộp hồ sơ
- NSDLĐ lập và nộp 01 bộ hồ sơ đến cơ quan BHXH mà đơn vị tham gia đóng BHXH
- Phương thức nộp:
+ Lập hồ sơ điện tử, ký số và gửi lên Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN hoặc qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia
+ Qua Bưu chính
+ Nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan BHXH cấp tỉnh, cấp huyện hoặc tại Trung tâm Phục vụ HCC các cấp
Bước 2: Nhận kết quả
- Trong thời hạn không quá 05 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan BHXH sẽ giải quyết hồ sơ của NSDLĐ
- NSDLĐ nhận kết quả giải quyết theo phương thức tương tự lúc nộp hồ sơ
2- Chốt sổ BHXH
Thành phần hồ sơ:
- Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 620 (1 bản)
- Sổ BHXH (mẫu sổ cũ, 01 sổ/người) hoặc tờ bìa sổ BHXH (sổ mẫu mới, 01 tờ) kèm theo các tờ rời sổ BHXH (1 bản/người).
- Danh sách xác nhận bổ sung quá trình đóng BHXH, BHTN, BHTNLĐ-BNN theo mẫu DS-XNBS.
- Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK1-TS (1 bản/người);
- Đơn vị lập danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN theo mẫu D02-TS (1 bản).
Trình tự, thủ tục
Bước 1: Nộp hồ sơ
- NSDLĐ lập và nộp 01 bộ hồ sơ gửi về cơ quan BHXH mà mình tham gia đóng BHXH
- Phương thức nộp:
+ Lập hồ sơ điện tử, ký số và gửi lên Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN hoặc qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia
+ Qua Bưu chính
+ Nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan BHXH cấp tỉnh, cấp huyện hoặc tại Trung tâm Phục vụ HCC các cấp
Bước 2: Nhận kết quả
- Trong vòng 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan BHXH sẽ giải quyết hồ sơ, trường hợp cần bổ sung hồ sơ do thiếu hồ sơ, hồ sơ không hợp lệ hoặc có vấn đề phát sinh thì cơ quan BHXH sẽ có văn bản thông báo gửi về NSDLĐ.
- NSDLĐ nhận kết quả giải quyết theo phương thức tương tự lúc nộp hồ sơ
Lưu ý:
- Khi có phát sinh giảm người lao động, đơn vị phải kịp thời lập danh sách báo giảm gửi cơ quan bảo hiểm xã hội qua hệ thống giao dịch điện tử ngay trong tháng (tính đến ngày cuối cùng của tháng đó).
- Trong trường hợp báo giảm lao động muộn không ty sẽ không bị xử phạt, tuy nhiên công ty sẽ phải đóng số tiền bảo hiểm y tế của các tháng báo giảm chậm và thẻ bảo hiểm y tế có giá trị sử dụng hết tháng đó theo quy định tại điểm 2.1 khoản 2 điều 50 Quy trình ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH.
