Khi làm các loại giấy tờ, chúng ta hay tiến hành thủ tục công chứng, chứng thực các tài liệu cá nhân. Theo quy định của Luật Công chứng 2014 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP và các văn bản liên quan quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch ta thấy rằng không có bất cứ quy định nào về thời hạn có hiệu lực của bản sao đã được công chứng, chứng thực. Chính vì thế về nguyên tắc, bản sao đã được công chứng, chứng thực có giá trị vô thời hạn.
Tuy nhiên, khi xét dưới góc độ thực tế ta biết được bản sao đã được công chứng, chứng thực có thể chia thành hai loại và dựa vào cách mọi người sử dụng mà ta biết được rằng:
Đối với các loại bản sao được công chứng và chứng thực từ bản gốc là các loại giấy tờ như: Giấy phép lái xe, bảng điểm, bằng cử nhân, … sẽ có giá trị vô hạn, trừ trường hợp bản chính đã bị thu hồi, hủy bỏ.
Và đối với các loại bản sao được chứng thực từ các loại giấy tờ có thời hạn như: Giấy chứng minh nhân dân/CCCD hay phiếu lý lịch tư pháp, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, … sẽ chỉ có thời hạn sử dụng trong thời gian là loại giấy tờ gốc còn hạn sử dụng. Tuy nhiên trên thực tế thì cơ quan tiếp nhận chỉ chấp nhận bản sao chứng thực hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc trong vòng 3-6 tháng để đảm bảo tính cập nhật, xác thực của các loại giấy tờ gốc trên.
Riêng đối với các tài liệu và giấy tờ, tài liệu hay hợp đồng mà có sự thay đổi trong quá trình sử dụng như các loại giấy tờ chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy phép đầu tư cùng sổ hộ khẩu, … thì lúc sử dụng các bản sao cán bộ thụ lý còn có quyền yêu cầu bạn xuất trình bản chính (bản gốc) để đối chiếu chứ không yêu cầu bạn nộp bản sao công chứng mới.
