Tình huống phát sinh là Văn phòng đăng ký đất đai chưa có chức năng đo đạc thì có thể ký duyệt bản trích đo địa chính thửa đất khi cấp Giấy chứng nhận đơn lẻ hay không? Nếu không thì chủ thể nào có thẩm quyền ký. Quy định liên quan vấn đề này như thế nào?
Xác nhận mảnh trích đo địa chính
Liên quan vấn đề này, tại Điều 7 Văn bản hợp nhất 03/VBHN-BTNMT năm 2022 hợp nhất Thông tư quy định về bản đồ địa chính do Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành có nêu các quy định liên quan xác nhận trên bản đồ như sau:
- Trường hợp trích đo địa chính thửa đất do Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất đối với nơi chưa lập Văn phòng đăng ký đất đai (sau đây gọi chung là Văn phòng đăng ký đất đai) để phục vụ đăng ký đất đai, cấp Giấy chứng nhận đơn lẻ, thường xuyên hàng năm thì phải có chữ ký của người thực hiện đo đạc, người kiểm tra và ký duyệt của Giám đốc Văn phòng đăng ký đất đai tại vị trí phần ngoài khung mảnh trích đo địa chính theo mẫu quy định tại điểm 4 Mục III của Phụ lục số 01 kèm theo Văn bản hợp nhất 03/VBHN-BTNMT năm 2022.
- Trường hợp trích đo địa chính thửa đất do tổ chức có chức năng hành nghề đo đạc bản đồ địa chính khác thực hiện để phục vụ đăng ký đất đai, cấp Giấy chứng nhận đơn lẻ, thường xuyên hàng năm thì phải có chữ ký và dấu của tổ chức thực hiện đo đạc; người kiểm tra trực thuộc Văn phòng đăng ký đất đai; Giám đốc Văn phòng đăng ký đất đai ký duyệt.
- Trường hợp trích đo địa chính thửa đất phục vụ bồi thường, giải phóng mặt bằng, thu hồi đất, đấu giá quyền sử dụng đất và mục đích quản lý đất đai khác thì việc xác nhận mảnh trích đo địa chính được thực hiện như quy định đối với việc xác nhận bản đồ địa chính.
Căn cứ theo các quy định trên thì có thể thấy trường hợp Văn phòng đăng ký đất đai chưa có chức năng đo đạc, phải thông qua tổ chức có chức năng hành nghề đo đạc bản đồ địa chính khác thực hiện để phục vụ việc cấp Giấy chứng nhận đơn lẻ thì Giám đốc Văn phòng đăng ký đất đai vẫn là người ký duyệt cuối cùng.
Đóng gói, giao nộp sản phẩm đo đạc bản đồ địa chính
Liên quan nội dung này, tại Khoản 1 Điều 23 Văn bản hợp nhất 03/VBHN-BTNMT năm 2022 yêu cầu liên quan đóng gói sản phẩm đo đạc bản đồ địa chính là: Bản đồ địa chính và các tài liệu có liên quan sau khi được kiểm tra, nghiệm thu phải được xác nhận đầy đủ theo các mẫu biểu quy định và đóng gói thành từng hộp, cặp, túi hay đóng thành từng tập có ghi chú, có mục lục để tra cứu và được kiểm tra lần cuối trước khi giao nộp. Việc giao nộp sản phẩm đo đạc lập bản đồ địa chính sẽ gồm các nội dung sau:
- Đơn vị thi công giao nộp sản phẩm đo đạc lập bản đồ địa chính cho cơ quan chủ đầu tư để sử dụng ở các cấp theo quy định.
- Việc giao nộp sản phẩm giữa đơn vị thi công với chủ đầu tư, giữa chủ đầu tư với các cấp sử dụng phải lập thành biên bản theo mẫu quy định tại Phụ lục số 17 kèm theo Văn bản hợp nhất 03/VBHN-BTNMT năm 2022.
- Ngoài số lượng sản phẩm, hồ sơ nghiệm thu giao nộp theo quy định tại điểm 2.1 khoản 2 Điều 23 Văn bản hợp nhất 03/VBHN-BTNMT năm 2022, cơ quan chủ đầu tư quyết định số lượng sản phẩm, hồ sơ nghiệm thu theo quy định về quản lý dự án, công trình đo đạc bản đồ địa chính và phải nêu rõ trong thiết kế kỹ thuật - dự toán công trình.
- Việc xác nhận hoàn thành và thực hiện quyết toán công trình đo đạc lập bản đồ địa chính chỉ được thực hiện sau khi có đầy đủ hồ sơ nghiệm thu và các sản phẩm quy định tại điểm 2.1 khoản 2 Điều 23 Văn bản hợp nhất 03/VBHN-BTNMT năm 2022 đã được bàn giao và lưu trữ.
Bên cạnh đó, trường hợp trích đo địa chính thửa đất để phục vụ đăng ký đất đai, cấp Giấy chứng nhận đơn lẻ, thường xuyên hàng năm thì sản phẩm đo đạc do Văn phòng đăng ký đất đai quản lý. Trường hợp trích đo địa chính thửa đất phục vụ các mục đích quản lý đất đai khác thì sản phẩm giao nộp và lưu tại cơ quan, đơn vị sử dụng mảnh trích đo địa chính theo mục đích đo đạc và tại Văn phòng đăng ký đất đai để cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu địa chính.
Yêu cầu đặt ra là toàn bộ sản phẩm đo đạc bản đồ địa chính phải được lưu trữ theo quy định lưu trữ tài liệu của Nhà nước, không được hủy bỏ các tài liệu cũ ngay cả trong trường hợp đã có tài liệu mới cập nhật, thay thế.
