Sao y bản chính giấy tờ là thủ tục hành chính được thực hiện rất nhiều từ việc giao kết hợp đồng, giấy tờ về nhà ở, đất đai và nhiều vấn đề khác có yêu cầu phải sao y.
Việc này nhằm xác thực bản sao đó đã đúng so với bản chính được cá nhân, tổ chức có thẩm quyền, chuyên môn xác thực để giao kết. Vậy cơ quan nào có thể thực hiện sao y và sao y trực tuyến thực hiện thủ tục ra sao?
1. Sao y bản chính là gì?
Sao y bản chính được giải thích theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
Đồng thời Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP cũng giải thích “bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
“Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
Từ đó, có thể hiểu sao y bản chính là việc cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc chứng thực bản sao của giấy tờ phải đúng với bản gốc để thực hiện thủ tục công nhận giá trị pháp lý.
2. Thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính
Người dân có thể đến các địa điểm, cơ quan thực hiện việc chứng thực giấy tờ được quy định cụ thể tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, theo đó các cơ quan sau có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực việc sao y bản chính:
- Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp).
- UBND xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là UBND cấp xã).
- Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện).
- Công chứng viên, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng (sau đây gọi chung là tổ chức hành nghề công chứng).
Ngoài ra, việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại UBND cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại UBND cấp xã nơi có nhà.
3. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
Bước 1: Người dân khi đến các cơ quan có thẩm quyền chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.
- Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao.
- Trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.
Bước 2: Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực.
Bước 3: Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì thực hiện chứng thực như sau:
- Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định.
- Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.
4. Thủ tục chứng thực trực tuyến
Để hiểu rõ hơn khi nào thì nên thực hiện việc chứng thực online thì có thể hiểu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính theo khoản 9 Điều 3 Nghị định 45/2020/NĐ-CP.
Theo đó, thủ tục yêu cầu cấp bản sao điện tử có giá trị pháp lý được quy định tại Điều 10 Nghị định 45/2020/NĐ-CP được thực hiện như sau:
Trường hợp tổ chức, cá nhân yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, thẩm quyền, địa điểm, giấy tờ, văn bản làm cơ sở để thực hiện, trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực, thời hạn thực hiện và việc gia hạn thời hạn, lệ phí và các chi phí khác, thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được thực hiện như sau:
- Tổ chức, cá nhân xuất trình bản chính giấy tờ, tài liệu làm cơ sở để chứng thực bản sao.
- Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, chụp điện tử bản chính, nhập lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính và thực hiện ký số của người thực hiện chứng thực, cơ quan có thẩm quyền chứng thực và cập nhật vào sổ chứng thực.
- Cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao điện tử gửi bản sao điện tử đã được ký số vào Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân đó tại Cổng dịch vụ công quốc gia. Trường hợp tổ chức, cá nhân chưa có tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia, cơ quan có thẩm quyền gửi bản sao điện tử đã được ký số cho tổ chức, cá nhân qua địa chỉ thư điện tử do tổ chức, cá nhân cung cấp.
Bước 1: Truy cập vào cổng Dịch vụ công quốc gia (DVCQG) tại địa chỉ https://dichvucong.gov.vn/, sau đó chọn menu “Dịch vụ công nổi bật”.
Bước 2: Chọn mục “Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận”
Bước 3: Tại màn hình hướng dẫn thông tin thủ tục hành chính phía bên phải, chọn Uỷ ban nhân dân cấp xã hoặc Phòng Tư pháp cấp huyện để đăng ký đặt lịch hẹn chứng thực, sau đó bấm nút [Đồng ý], như sau:
Bước 4: Sau khi chọn cơ quan chứng thực, chọn loại giấy tờ cần chứng thực và ngày hẹn, giờ hẹn.
Bước 5: Sau khi chọn loại giấy tờ và chọn ngày giờ hẹn, bấm nút [Đặt lịch hẹn].
Hệ thống hiển thị thông báo thành công và mã lịch hẹn trên màn hình. Đồng thời, gửi tin nhắn sms tới số điện thoại thông báo mã lịch hẹn và thời gian hẹn.
Trong trường hợp hẹn lại vào thời điểm khác, hệ thống sẽ gửi sms tới số điện thoại, tài khoản dịch vụ công để thông báo thời gian hẹn lại.
Bước 6: Công dân đến cơ quan đã đăng ký chứng thực theo lịch hẹn, mang bản chính giấy tờ cần chứng thực, nộp lệ phí chứng thực.
Nhận kết quả chứng thực bản sao điện tử
Cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao điện tử gửi bản sao điện tử đã được ký số vào Kho quản lý dữ liệu điện tử của cá nhân, tổ chức tại Cổng dịch vụ công Quốc gia.
Trường hợp tổ chức, cá nhân chưa có tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia thì gửi bản sao điện tử đã được ký số cho tổ chức, cá nhân qua địa chỉ thư điện tử do cá nhân, tổ chức cung cấp.
Trên đây là thủ tục sao y bản chính từ thủ trực tiếp đến trực tuyến, tuy nhiên nhằm đảm bảo chính xác, nhanh gọn thì người dân cần thực hiện qua thủ tục online để nhận lịch hẹn và kiểm tra giấy tờ đầy đủ trước.
