Số hóa kết quả giải quyết thủ tục hành chính là việc cơ quan nhà nước chuyển đổi các kết quả giải quyết thủ tục hành chính đã cấp từ văn bản giấy sang văn bản điện tử hoặc thông tin số để bảo đảm cho việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.
Theo quy định tại Điều 7 Thông tư 01/2023/TT-VPCP thì quy trình số hóa kết quả giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử bao gồm 04 bước:
- Sao chụp giấy tờ, chuyển sang bản điện tử.
- Bóc tách dữ liệu.
- Cấp mã kết quả số hóa.
- Lưu kết quả số hóa.
1. Sao chụp giấy tờ chuyển sang bản điện tử
- Người thực hiện số hóa sao chụp từng loại giấy tờ chuyển thành bản điện tử và dùng chữ ký số cá nhân được cấp để ký trên bản sao chụp điện tử trước khi chuyển sang bóc tách dữ liệu.
Việc ký số bảo đảm thông tin gồm tên người sao chụp và thời gian thực hiện sao chụp, vị trí chữ ký số được thể hiện tại góc trên bên trái trang đầu tiên của tài liệu.
- Việc sao chụp giấy tờ bảo đảm các yêu cầu sau:
+ Xác thực số lượng hồ sơ gốc theo số lượng bản sao chụp để bảo đảm tất cả các hồ sơ gốc đều được số hóa;
+ Bảo đảm chụp toàn bộ văn bản, các bản sao chụp chính xác, toàn diện, đầy đủ so với bản gốc;
+ Số lượng ảnh ở bản sao chụp phải bằng số lượng trang đầu vào và được sắp xếp theo đúng thứ tự;
+ Đối với trang có gắn giấy ghi chú: tạo hai bản chụp, một bản có gắn giấy ghi chú trên văn bản và một bản đã bỏ giấy ghi chú;
+ Bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu trong quá trình chuyển giao xử lý;
+ Thông số kỹ thuật bản sao chụp phải đáp ứng tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Thông tư 02/2019/TT-BNV quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
2. Bóc tách dữ liệu của giấy tờ
Việc bóc tách dữ liệu được thực hiện thông qua sử dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học; trường hợp không sử dụng được công nghệ nhận dạng ký tự quang học thì cán bộ, công chức, viên chức tự nhập dữ liệu, bảo đảm tính chính xác so với bản giấy. Việc bóc tách dữ liệu phải bảo đảm tối đa các thông tin của giấy tờ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính đáp ứng yêu cầu quản lý và khai thác, sử dụng.
Dữ liệu được bóc tách bao gồm tối thiểu các trường dữ liệu đặc tả sau:
- Mã loại giấy tờ;
- Số định danh cá nhân/Mã định danh điện tử của tổ chức (sau đây được gọi tắt là mã định danh của tổ chức, cá nhân).
Trường hợp giấy tờ không có thông tin số định danh cá nhân thì thay thế bằng các dữ liệu: họ và tên, ngày, tháng, năm sinh; không có thông tin mã định danh điện tử của tổ chức thì thay thế bằng các dữ liệu: tên tổ chức, năm thành lập;
- Tên giấy tờ;
- Số, ký hiệu giấy tờ;
- Ngày, tháng, năm cấp;
- Cơ quan cấp giấy tờ;
- Trích yếu nội dung chính của giấy tờ;
- Thời hạn có hiệu lực (nếu có);
- Phạm vi có hiệu lực (nếu có);
- Các thông tin, dữ liệu khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
3. Cấp mã kết quả số hóa
- Kết quả số hóa của giấy tờ được lưu theo mã số có cấu trúc sau: .
- Đối với giấy tờ là kết quả giải quyết thủ tục hành chính thì mã loại giấy tờ có cấu trúc trên là mã loại kết quả giải quyết thủ tục hành chính trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính, trường hợp không có mã định danh của tổ chức, cá nhân thì để trống và bổ sung dữ liệu đặc tả được nêu tại điểm b khoản 2 Điều 9 Thông tư 01/2023/TT-VPCP.
- Đối với các giấy tờ khác không phải là kết quả giải quyết thủ tục hành chính thì mã loại giấy tờ được ghi theo cấu trúc .
4. Lưu kết quả số hóa
- Kết quả số hóa hồ sơ, giấy tờ được người có trách nhiệm giải quyết thủ tục hành chính cập nhật, lưu trên CSDLQG, cơ sở dữ liệu chuyên ngành theo quy định của pháp luật chuyên ngành.
- Kết quả số hóa hồ sơ, giấy tờ có đầy đủ thông tin mã định danh của tổ chức, cá nhân thì được hiển thị tại Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh.
- Sau khi kết quả số hóa giấy tờ đã được ký số cơ quan, lưu theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Thông tư 01/2023/TT-VPCP và có giá trị pháp lý thì các dữ liệu đặc tả đã được bóc tách của giấy tờ có giá trị sử dụng như các thông tin trong giấy tờ được số hóa.
- Các thành phần hồ sơ thủ tục hành chính dạng giấy sau khi số hóa được lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ và pháp luật chuyên ngành và có giá trị xác minh cao nhất trong trường hợp xảy ra khiếu nại, tranh chấp.
- Thời hạn lưu trữ điện tử đối với hồ sơ thủ tục hành chính điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ và pháp luật chuyên ngành.
