Ngày 25/9/2023 Bảo hiểm xã hội Việt Nam đã ban hành Quyết định 1333/QĐ-BHXH năm 2023 về việc ban hành quy trình số hóa hồ sơ, giấy tờ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của ngành BHXH Việt Nam.
Theo đó, quy trình số hóa hồ sơ, giấy tờ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của ngành BHXH Việt Nam được thực hiện như sau:
(1) Quy trình số hóa thủ tục hành chính BHXH
Thực hiện theo quy định tại Điều 7 Thông tư 01/2023/TT-VPCP quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, quy trình số hóa được thực hiện qua các bước:
- Sao chụp giấy tờ, chuyển sang bản điện tử.
- Bóc tách dữ liệu.
- Cấp mã kết quả số hóa.
- Lưu kết quả số hóa.
(2) Sao chụp giấy tờ chuyển sang bản điện tử
- Người thực hiện số hóa sao chụp từng loại giấy tờ chuyển thành bản điện tử và dùng chữ ký số cá nhân được cấp để ký trên bản sao chụp điện tử trước khi chuyển sang bóc tách dữ liệu. Việc ký số bảo đảm thông tin gồm tên người sao chụp và thời gian thực hiện sao chụp, vị trí chữ ký số được thể hiện tại góc trên bên trái trang đầu tiên của tài liệu.
- Việc sao chụp giấy tờ bảo đảm các yêu cầu sau:
+ Xác thực số lượng hồ sơ gốc theo số lượng bản sao chụp để đảm bảo tất cả các hồ sơ gốc đều được số hóa;
+ Bảo đảm chụp toàn bộ văn bản, các bản sao chụp chính xác, toàn diện, đầy đủ so với bản gốc;
+ Số lượng ảnh ở bản sao chụp phải bằng số lượng trang đầu vào và được sắp xếp theo đúng thứ tự;
+ Đối với trang có gắn giấy ghi chú: tạo hai bản chụp, một bản có gắn giấy ghi chú trên văn bản và một bản đã bỏ giấy ghi chú;
+ Đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu trong quá trình chuyển giao xử lý;
+ Thông số kỹ thuật bản sao chụp phải đáp ứng tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại Thông tư 02/2019/TT-BNV quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
(3) Bóc tách dữ liệu của giấy tờ
- Việc bóc tách dữ liệu được thực hiện thông qua sử dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học; trường hợp không sử dụng được công nghệ nhận dạng ký tự quang học thì viên chức tự nhập dữ liệu, bảo đảm tính chính xác so với bản giấy. Việc bóc tách dữ liệu phải bảo đảm tối đa các thông tin của giấy tờ, kết quả giải quyết TTHC đáp ứng yêu cầu quản lý và khai thác, sử dụng.
- Dữ liệu được bóc tách bao gồm tối thiểu các trường dữ liệu đặc tả sau:
+ Mã loại giấy tờ;
+ Số định danh cá nhân/Mã định danh điện tử của tổ chức (sau đây được gọi tắt là mã định danh của cá nhân, tổ chức).
Trường hợp giấy tờ không có thông tin số định danh cá nhân thì thay thế bằng các dữ liệu: họ và tên, ngày, tháng, năm sinh; không có thông tin mã định danh điện tử của tổ chức thì thay thế bằng các dữ liệu: tên tổ chức, năm thành lập;
+ Tên giấy tờ;
+ Số, ký hiệu giấy tờ;
+ Ngày, tháng, năm cấp;
+ Cơ quan cấp giấy tờ;
+ Trích yếu nội dung chính của giấy tờ;
+ Thời hạn có hiệu lực (nếu có);
+ Phạm vi có hiệu lực (nếu có);
+ Các thông tin, dữ liệu khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành;
+ Thời gian thực hiện bóc tách dữ liệu.
- Trường hợp số hóa giấy tờ được nêu tại khoản 1, 2 Điều 4, nếu hồ sơ bảo đảm tính chính xác, đầy đủ, hợp pháp theo quy định, người có trách nhiệm giải quyết TTHC thực hiện bóc tách dữ liệu từ bản điện tử và chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu sau khi được bóc tách.
- Khi TTHC được xác định giải quyết thành công, kết quả giải quyết TTHC, bản sao chụp từng thành phần giấy tờ và dữ liệu đặc tả được ký số cơ quan theo quy định về sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.
