Con dấu là một yếu tố có tính pháp lý mang dấu hiệu nhận biết của doanh nghiệp và được cấp sau khi doanh nghiệp hoàn tất thủ tục thành lập công ty hoặc sau khi thực hiện thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp.
Theo Điều 44 Luật doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin:
+ Tên doanh nghiệp
+ Mã số doanh nghiệp
Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong các trường hợp sau theo Khoản 4 Điều 15 Nghị định 96/2015/NĐ-CP:
+ Làm con dấu lần đầu sau khi đăng kí doanh nghiệp
+ Thay đổi số lượng, nội dung, hình thức mẫu con dấu và màu mực dấu
+ Hủy con dấu
Chủ doanh nghiệp tư nhân đối với doanh nghiệp tư nhân, Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty TNHH, Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần quyết định số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu, việc quản lý sử dụng con dấu, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác. Nội dung Điều lệ hoặc Quyết định về con dấu của doanh nghiệp phải bao gồm:
+ Mẫu con dấu: hình thức, kích cỡ, nội dung, màu mực dấu
+ Số lượng con dấu
+ Quy định về quản lý và sử sụng con dấu.
Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu thực hiện theo Điều lệ công ty. Như vậy, khi giao dịch với đối tác, việc có sử dụng con dấu doanh nghiệp hay không sử dụng con dấu trên văn bản, giấy tờ do Điều lệ của công ty quy định và do sự thỏa thuận giữa doanh nghiệp và đối tác.
