Công ty đại chúng thực hiện đăng ký, sử dụng Hệ thống công bố thông tin của Ủy ban Chứng khoán nhà nước và Sở giao dịch chứng khoán để báo cáo và công bố thông tin theo quy định của pháp luật. Công ty đại chúng sử dụng tài khoản IDS do UBCKNN cấp và chữ ký số công cộng của công ty để thực hiện báo cáo và công bố thông tin điện tử trên IDS.
Hệ thống công bố thông tin của UBCKNN
Theo khoản 1 Điều 3 Quyết định 245/QĐ-UBCK Hệ thống công bố thông tin của UBCKNN bao gồm các phân hệ sau đây
- Phân hệ IDS có địa chỉ tại https://ids.ssc.gov.vn: Tiếp nhận báo cáo, thông tin công bố của các đối tượng quy định; tiếp nhận báo cáo theo yêu cầu của UBCKNN và báo cáo, thông tin công bố liên quan đến chào bán phát hành chứng khoán của tổ chức niêm yết, đăng ký giao dịch trên Sở Giao dịch chứng khoán Hà Nội.
- Phân hệ báo cáo, công bố thông tin một đầu mối: Tiếp nhận các báo cáo, thông tin công bố của đối tượng quy định tại khoản 2 Điều 2 Quyết định 245/QĐ-UBCK từ hệ thống của Sở Giao dịch chứng khoán Hà Nội vào IDS.
- Trang thông tin điện tử hiển thị thông tin công bố được tiếp nhận từ IDS và phân hệ báo cáo, công bố thông tin một đầu mối, có địa chỉ https://congbothongtin.ssc.gov.vn.
Hồ sơ công ty trên IDS bao gồm thông tin cơ bản về công ty đại chúng; danh sách người nội bộ và người liên quan, danh sách cổ đông (cổ đông sáng lập và cổ đông lớn); hồ sơ chào bán, phát hành chứng khoán, chào mua công khai; thông tin tài chính và lịch sử thay đổi thông tin công ty đại chúng.
Quy định cấp tài khoản sử dụng IDS
Theo Điều 10 Quyết định 245/QĐ-UBCK Công ty đại chúng chưa được cấp tài khoản sử dụng IDS thực hiện theo quy trình như sau
Bước 1: Công ty đại chúng hoàn thiện Phiếu đăng ký tham gia sử dụng IDS theo mẫu đăng ký sử dụng hệ thống tại tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống và gửi tới UBCKNN (Cục Công nghệ thông tin) hoặc gửi bản mềm có chữ ký số vào hòm thư điện tử (email): hotroids@ssc.gov.vn;
Bước 2: UBCKNN (Cục Công nghệ thông tin) căn cứ các thông tin trên Phiếu đăng ký, thực hiện tạo tài khoản (account) và phân quyền sử dụng IDS cho công ty đại chúng. Thông tin về tài khoản sử dụng IDS được IDS gửi tự động qua email công ty đã đăng ký.
Bước 3: Sau khi nhận được thông tin tài khoản, công ty đại chúng truy cập địa chỉ: https://ids.ssc.gov.vn, thực hiện các công việc sau:
- Đăng nhập hệ thống bằng tài khoản đã được cấp;
- Đổi mật khẩu ngay sau khi đăng nhập thành công;
- Cập nhật hồ sơ công ty đại chúng (nếu có).
Trường hợp công ty đại chúng đã được cấp tài khoản sử dụng IDS (phiên bản cũ) hoặc quên mật khẩu, công ty đại chúng thực hiện các công việc sau
- Truy cập địa chỉ: https://ids.ssc.gov.vn;
- Nhấn nút Quên mật khẩu;
- Nhập Tên đăng nhập và địa chỉ email đã đăng ký với UBCKNN;
- IDS sẽ tự động gửi vào email thông tin tài khoản cho công ty;
- Sau khi nhận được email thông tin tài khoản, công ty thực hiện theo Bước 3 khoản 1 Điều 10 Quyết định 245/QĐ-UBCK
Quy định về quản lý và sử dụng tài khoản IDS
Theo Điều 14 Quyết định 245/QĐ-UBCK Công ty đại chúng chỉ được cấp duy nhất một tài khoản truy cập IDS bao gồm tên đăng nhập và mật khẩu; Công ty đại chúng phải chịu trách nhiệm trong việc quản lý, sử dụng và bảo mật tài khoản được cấp.
Công ty đại chúng sử dụng IDS phải thay đổi mật khẩu của tài khoản tại lần đầu tiên đăng nhập và tối thiểu ba (03) tháng một lần phải thay đổi mật khẩu; Mật khẩu tài khoản phải được đặt ở mức “mật khẩu phức tạp”.
Trong trường hợp phát hiện nguy cơ lộ thông tin về tài khoản và mật khẩu sử dụng, công ty đại chúng báo cáo ngay về UBCKNN (Cục Công nghệ thông tin) qua email (file gửi có chữ ký số)/fax và/hoặc công văn. UBCKNN (Cục Công nghệ thông tin) sẽ khóa tài khoản sử dụng ngay sau khi nhận được báo cáo của công ty đại chúng. UBCKNN (Cục Công nghệ thông tin) cấp lại tài khoản sử dụng cho công ty đại chúng (qua email công ty đã đăng ký) trong vòng một (01) ngày làm việc kể từ khi nhận được báo cáo của công ty đại chúng.
Trên đây là một số quy định về cấp tài khoản sử dụng IDS và quản lý tài khoản IDS theo Quyết định 245/QĐ-UBCK có hiệu lực từ ngày 08/03/2024
