Trong quá trình làm việc và học tập hay kể cả trong đời sống, chúng ta thường bắt gặp nhiều văn bản sử dụng đến con dấu. Thế nhưng, nhiều người vẫn chưa phân biệt được trường hợp nào sẽ dùng dấu gì? Điển hình là dấu treo và dấu giáp lai, bài viết sau đây sẽ giúp bạn đọc phân biệt rõ 02 dấu này.
Dấu giáp lai là gì?
Dấu giáp lai là con dấu đóng vào lề trái hoặc phải của tài liệu gồm hai tờ trở lên để tất cả các tờ có thông tin về con dấu đảm bảo tính xác thực của từng tờ văn bản và ngăn chặn thay đổi nội dung, tài liệu sai lệch.
Dấu treo là gì?
Dấu treo là thuật ngữ thường được sử dụng để chỉ việc con dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục đính kèm văn bản, hợp đồng (bản chính).
Cách đóng dấu giáp lai và dấu treo thực hiện theo quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, như sau:
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
- Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
Phân biệt dấu giáp lai và dấu treo
|
Phân biệt
|
Dấu treo
|
Dấu giáp lai
|
|
Khái niệm
|
Đóng dấu treo là dùng con dấu của DN đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên DN hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.
|
Đóng dấu giáp lai là dùng con dấu DN đóng lên mép phải của các tờ của 01 văn bản sao cho khi ghép tất cả các tờ tạo thành hình con dấu DN.
|
|
Trường hợp
|
Dấu treo được đóng khi:
- Văn bản bao gồm các phụ lục kèm theo.
- Bản sao của các văn bản do chính DN ban hành.
- Người ký văn bản không phải là người đại diện pháp luật của DN hoặc không phải người quản lý DN có thẩm quyền sử dụng con dấu.
|
Mị văn bản có từ 02 tờ trở lên đều có thể được đóng dấu giáp lai.
|
|
Mục đích
|
- Đóng dấu lên văn bản chính hoặc bản sao: Nhằm thừa nhận văn bản này do DN ban hành.
- Đóng dấu lên phụ lục: nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu là một bộ phận của văn bản chính.
|
- Xác thực văn bản nhiều tờ.
- Xác thực thứ tự các tờ.
- Ngăn ngừa việc thay đổi giả mạo nội dung các tờ của văn bản đó.
|
|
Cách đóng dấu
|
- Trường hợp đóng dấu trên văn bản chính: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên DN.
- Trường hợp đóng dấu trên phụ lục: Dấu được đóng trùm lên một phần tên của mỗi phụ lục.
|
- Xòe văn bản thành hình cánh quạt hoặc xếp chồng các mép giấy song song với nhau.
- Đóng vào giữa các mép phải của các tờ, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
|
|
Văn bản thường dùng
|
- Văn bản hành chính, văn bản nội bộ doanh nghiệp.
- Hợp đồng giao kết giữa các bên và phụ lục của các loại văn bản, hợp đồng này.
- Các loại hóa đơn, chứng từ kế toán.
- Bản sao các văn bản do DN sao y.
|
Tất cả các văn bản có từ 02 tờ trở lên.
|
|
Tính pháp lý
|
Dấu treo có giá trị tương tự như “công chứng”, “chứng thực”, thừa nhận văn bản này do DN ban hành hoặc khẳng định là một phần của văn bản chính.
|
Dấu giáp lai giúp xác định các tờ là 01 phần của văn bản, theo 01 thứ tự đặc định.
|
