Hiện nay vấn đề Chứng thực chữ ký đang được điểu chỉnh bởi Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Công văn 1352/2015/HTQTCT-CT. Theo Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định các trường hợp không được chứng thực chữ ký để công chứng viên biết và không được thực hiện chứng thực, còn trường hợp nào được thực hiện chứng thực chữ ký thì pháp luật không quy định nên khi có yêu cầu chứng thực chữ ký, công chứng viên phải xem xét cụ thể yêu cầu đó có thuộc trường hợp không được chứng thực chữ ký hay không để quyết định có chứng thực hay từ chối chứng thực chữ ký. Để biết được yêu cầu chứng thực chữ ký có thực hiện được hay không, trước hết cần phải hiểu rõ các trường hợp không được chứng thực chữ ký theo quy định tại Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, trong đó quy định 04 trường hợp không được chứng thực chữ ký gồm:
- Người yêu cầu công chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình tại thời điểm chứng thực.
- Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.
- Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực xuất trình để yêu cầu chứng thực có nội dung quy định tại khoản 4 Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP đó là: giấy tờ, văn bản có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
- Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp quy định tại điểm d khoản 4 Điều 24 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác.
Theo quy định trên, có thể hiểu rằng: người yêu cầu chứng nhận chữ ký phải có đủ năng lực hành vi dân sự, nghĩa là họ phải nhận thức và làm chủ được hành vi của mình. Vậy, cách nào để nhận biết được người yêu cầu chứng thực tại thời điểm chứng thực nhận thức và làm chủ được hành vi? Thông thường, khi tiếp nhận yêu cầu của người chứng thực chữ ký, công chứng viên thường đặt các câu hỏi dạng như: người yêu cầu chứng thực chữ ký có hiểu được họ đến tổ chức hành nghề công chứng để làm gì; Ai viết hộ giấy tờ hay có thể tự viết được; Giấy tờ, văn bản sẽ sử dụng ở đâu; Người yêu cầu chứng thực có mấy con, các con hiện nay làm gì… nếu người yêu cầu chứng thực chữ ký trả lời được các câu hỏi này nghĩa là họ tỉnh táo, họ nhận thức được hành vi của họ.
Các giấy tờ, văn bản của người đề nghị chứng thực chữ ký phải có nội dung: không trái pháp luật, đạo đức xã hội thì mới được chứng thực. Luật không nêu cụ thể những trường hợp nào nhưng theo thực tế đó là các đơn đề nghị, đơn xin, giấy cam kết,… các giấy tờ này công chứng viên phải xem nội dung có đúng quy định trước khi ký chứng nhận chữ ký, tránh việc giấy tờ đó có nội dung vi phạm pháp luật, chẳng hạn như: đơn đề nghị không thực hiện nghĩa vụ dân sự do có khó khăn, giấy cam kết chuyển nhà để giải phóng mặt đường khi nhận đủ tiền theo yêu cầu..; giấy tờ có nội dung xúc phạm danh sự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân… thì không được chứng thực chữ ký.
Câu hỏi đặt ra: Các giấy tờ, văn bản có nội dung của hợp đồng, giao dịch mà đề nghị chứng thực chữ ký thì công chứng viên có chứng thực được không?
Câu trả lời là không! Cơ sở pháp lý: Khoản 4 Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Theo quy định này thì công chứng viên được thực hiện chứng thực chữ ký trong trường hợp quy định tại điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, cụ thể là: “ Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản”. Do đó, công chứng viên được chứng thực chữ ký trong giấy ủy quyền trong trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng bất động sản. Nếu có yêu cầu chứng nhận hợp đồng, giao dịch thì công chứng viên sẽ giải thích cho người yêu cầu công chứng để người yêu cầu công chứng thực hiện theo thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định của Luật Công chứng.
Khi có yêu cầu chứng thực giấy ủy quyền mà giấy ủy quyền đó không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản thì công chứng viên mới tiếp nhận hồ sơ và giải quyết chứng thực chữ ký. Ví dụ: anh A đề nghị chứng thực giấy ủy quyền cho anh B để anh B được nhận hộ anh A chứng chỉ đào tạo luật sư.
