Những điều cần biết về đóng dấu bút lục

Khái niệm bút lục nghe có vẻ lạ lẫm với người dân thường, ngay cả với những bạn đang học Luật, nhưng lại quen thuộc với những người đã làm trong nghề Luật, đặc biệt là ở mảng tố tụng.

Vậy bút lục là gì? Và việc đóng dấu bút lục được thực hiện như thế nào?...Tất cả sẽ được giải đáp thông qua bài viết dưới đây kèm theo một số lưu ý, trao đổi.

1. Bút lục là gì?

Hiện nay không có văn bản quy phạm pháp luật nào định nghĩa rõ ràng bút lục nghĩa là gì, khái niệm này chỉ có thể được hiểu là việc đánh số trang, số tờ của các tài liệu trong hồ sơ xét xử vụ án, giải quyết vụ việc.

2. Đóng dấu bút lục trong trường hợp nào?

Lĩnh vực dân sự:

Đó là các  giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ vụ án dân sự.

(Theo Khoản 2 Điều 204 Bộ luật tố tụng dân sự 2015)

Lĩnh vực hình sự:

Khoản 5 Điều 88 Bộ luật tố tụng hình sự 2015 có quy định như sau:

“Trong thời hạn 05 ngày kể từ ngày lập biên bản về hoạt động điều tra, thu thập, nhận được tài liệu liên quan đến vụ án mà Kiểm sát viên không trực tiếp kiểm sát theo quy định của Bộ luật này thì Cơ quan điều tra, cơ quan được giao nhiệm vụ tiến hành một số hoạt động điều tra có trách nhiệm chuyển biên bản, tài liệu này cho Viện kiểm sát để kiểm sát việc lập hồ sơ vụ án. Trường hợp do trở ngại khách quan thì thời hạn này có thể kéo dài nhưng không quá 15 ngày. Trong thời hạn 03 ngày, Viện kiểm sát đóng dấu bút lục và sao lưu biên bản, tài liệu lưu hồ sơ kiểm sát và bàn giao nguyên trạng tài liệu, biên bản đó cho Cơ quan điều tra, cơ quan được giao nhiệm vụ tiến hành một số hoạt động điều tra…”

Hiện quy định này chưa rõ dẫn đến nhiều cách hiểu khác nhau về trường hợp phải đóng dấu bút lục trong tố tụng hình sự:

Cách hiểu thứ 1: Việc đóng dấu bút lục của Viện kiểm sát chỉ thực hiện khi đã có Quyết định khởi tố vụ án hình sự, bởi vì theo quy định tại Điều 88 Bộ luật tố tụng hình sự quy định: "Cơ quan điều tra, cơ quan được giao nhiệm vụ tiến hành một số hoạt động điều tra có trách nhiệm chuyển biên bản, tài liệu này cho Viện kiểm sát để kiểm sát việc lập hồ sơ vụ án". Theo cách hiểu này thì hồ sơ vụ án là hồ sơ đã được khởi tố vụ án hình sự để tiến hành điều tra theo quy định của pháp luật. Do đó, việc đóng dấu bút lục vào hồ sơ vụ án chỉ được thực hiện đối với những biên bản, tài liệu được thu thập sau khi có quyết định khởi tố vụ án của Cơ quan điều tra.

Cách hiểu thứ 2: Việc thực hiện đóng dấu bút lục của Viện kiểm sát đối với biên bản, tài liệu do Cơ quan Điều tra thu thập được thực hiện kể từ lúc xảy ra vụ việc, tức là từ giai đoạn giải quyết tố giác, tin báo về tội phạm, kiến nghị khởi tố bởi vì: Kể từ ngày 01/01/2018 việc tiếp nhận, giải quyết tin báo tin báo về tội phạm được thực hiện theo quy định tại phần thứ hai: Khởi tố, điều tra vụ án hình sự của Bộ luật Tố tụng hình sự  năm 2015. Trong quá trình giải quyết tin báo về tội phạm Cơ quan điều tra có trách nhiệm phải chứng minh có hành vi phạm tội xảy ra hay không, nên việc thu thập các nguồn chứng cứ để chứng minh tội phạm được thực hiện ngay từ lúc tiếp nhận tin báo và chứng cứ đó được sử dụng trong quá trình giải quyết vụ án, được sử dụng cho việc điều tra, truy tố và xét xử.

Lĩnh vực hành chính:

Đó là các  giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ vụ án hành chính.

(Theo Khoản 2 Điều 132 Luật tố tụng hành chính 2015)

3. Cơ quan nào có trách nhiệm đóng dấu bút lục?

Lĩnh vực dân sự: Cơ quan thi hành án dân sự, cụ thể là chấp hành viên.

(Căn cứ Khoản 1 Điều 30 Thông tư 01/2016/TT-BTP)

Lĩnh vực hình sự: Viện kiểm sát là cơ quan có trách nhiệm đóng dấu bút lục kể từ 01/01/2018 (thời điểm Bộ luật tô tụng hình sự 2015 có hiệu lực)

Theo Công văn 3395/VKSTC-VP ngày 01/9/2017 về việc quản lý, sử dụng dấu bút lục kiểm sát thì ngay sau khi tiếp nhận chứng cứ, tài liệu có liên quan từ Cơ quan điều tra chuyển sang, Viện kiểm sát phải đóng dấu bút lục, đánh số bút lục và điền đầy đủ các thông tin để trống trong con dấu (thời gian tiếp nhận hồ sơ) và số thứ tự (số bút lục). Đánh số thứ tự (bút lục) đánh một lần, không được tẩy xóa, đánh chèn nhiều lần.

Trong khi đó, trước thời điểm này, theo Thông tư liên tịch 05/2005/TTLT-VKSNDC-BCA-BQP, mỗi hồ sơ vụ án hình sự có 3 loại dấu bút lục:

- Dấu bút lục của Cơ quan điều tra: Cơ quan điều tra đóng dấu bút lục của Cơ quan điều tra và ghi số thứ tự bút lục trên những tài liệu tố tụng do Cơ quan điều tra ban hành và tài liệu vụ án do cơ quan điều tra tiếp nhận, thu thập trong giai đoạn điều tra cho đến khi có kết thúc điều tra vụ án, chuyển hồ sơ sang Viện kiểm sát.

- Dấu bút lục của Viện kiểm sát: Viện kiểm sát đóng dấu bút lục của Viện kiểm sát và ghi số bút lục tiếp theo số thứ tự của Cơ quan điều tra đối với những tài liệu tố tụng do Viện kiểm sát ban hành và tài liệu vụ án do Viện kiểm sát thu thập, tiếp nhận trong quá trình truy tố cho đến khi kết thúc giai đoạn truy tố chuyển hồ sơ vụ án sang Tòa án để xét xử.

- Dấu bút lục của Tòa án: Tòa án đóng dấu bút lục của Tòa án và ghi số bút lục tiếp theo số thứ tự của Viện kiểm sát đối với những tài liệu tố tụng do Tòa án ban hành và tài liệu vụ án do Tòa án thu thập, tiếp nhận trong giai đoạn xét xử và sau khi xét xử. 

4. Việc đóng dấu bút lục được thực hiện thế nào?

Lĩnh vực dân sự:

Thứ tự đánh số bút lục và sắp xếp tài liệu trong hồ sơ thi hành án

- Các bút lục được đánh số theo phương pháp tịnh tiến về số và thứ tự từng tờ tài liệu có trong hồ sơ. Bút lục được đánh số một lần. Số bút lục được đánh vào góc phải, phía trên, mặt trước của từng tờ tài liệu. Mỗi tờ tài liệu được đánh một số bút lục (riêng quyết định thi hành án, bản án, quyết định chỉ đánh một bút lục; trường hợp có nhiều bản án, quyết định thì mỗi bản án, quyết định đánh một số bút lục). Việc đánh số bút lục được thực hiện ngay sau khi thiết lập hoặc tiếp nhận tài liệu, theo trình tự thời gian tiếp nhận. Trường hợp tại một thời điểm tiếp nhận nhiều tài liệu thì đánh số bút lục theo thứ tự thời gian ban hành tài liệu.

- Tài liệu trong hồ sơ được xếp theo thứ tự sau:

Đối với việc thi hành án chủ động: tài liệu thứ nhất là quyết định thi hành án; tài liệu thứ hai là bản án, quyết định mà cơ quan thi hành án dân sự đưa ra thi hành.

Đối với việc thi hành án theo yêu cầu: tài liệu thứ nhất là quyết định thi hành án; tài liệu thứ hai là tài liệu về việc yêu cầu thi hành án; tài liệu thứ ba là bản án, quyết định mà cơ quan thi hành án dân sự đưa ra thi hành.

Các tài liệu tiếp theo (nếu có) được sắp xếp theo thứ tự từ trên xuống dưới theo thời điểm cơ quan thi hành án có được tài liệu.

Tài liệu trong hồ sơ thi hành án phải được thống kê tại trang 03 của bìa hồ sơ thi hành án (Danh mục tài liệu), từ bút lục số 01 rồi đến các bút lục tiếp theo.

Ví dụ:

(Căn cứ Khoản 2 Điều 30 Thông tư 01/2016/TT-BTP)

Lĩnh vực hình sự: Hiện không có quy định nào cụ thể hướng dẫn việc đóng dấu bút lục như thế nào ngoại trừ Công văn 3395/VKSTC-VP ngày 01/9/2017.

Một số trao đổi:

Hiện tại không có văn bản quy phạm pháp luật quy định cụ thể về bút lục và đóng dấu bút lục, do vậy, trong thực tiễn hiện nay, nhiều hồ sơ vụ án không được đánh dấu bút lục và bị mất, thất lạc, song, cơ chế xử lý cho trường hợp này chỉ là những quy chế nội bộ, chứ không có chế tài cụ thể. Do vậy, trong thời gian tới, cần sớm có quy định hướng dẫn một cách cụ thể vấn đề này.

* Bài viết dựa trên sự hiểu biết và tổng hợp tài liệu của nhiều cơ quan, do vậy, trong trường hợp có sai sót, mời các anh/chị/bạn làm việc trong ngành hoặc lĩnh vực liên quan góp ý.