Kỹ năng cần thiết và những yêu cầu chung khi soạn thảo một văn bản

Tìm hiểu

Nắm bắt

Văn bản là gì?

Văn bản là tập hợp ngôn ngữ viết nhằm truyền đi những thông tin nhất định đến người sử dụng

Vai trò của văn bản?

- Hướng đến mục tiêu quản lý

- Điều chỉnh các quan hệ xã hội

- Đặt ra căn cứ, chuẩn mực cho mọi hoạt động trong cơ quan, tổ chức.

Chức năng của văn bản?

Gồm 4 Chức năng chính:

-         Cung  cấp thông tin.

-         Tạo nên cơ sở pháp lý

-         Truyền đạt quyết định quản lý

-         Phản ánh văn hóa – xã hội của từng thời kỳ

Phân loại văn bản

Căn cứ loại hình quản lý

Văn bản trong nhà nước

Văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản quản lý hành chính

Văn bản phải chuyển đổi

Ví dụ

Hiến Pháp, luật, nghị quyết, pháp lệnh, lệnh, nghị định, thông tư, nghị quyết liên tịch, thông tư liên tịch…

Công văn, thông báo, thông cáo, báo cáo, biên bản, tờ trình, công điện, đơn các loại, phiếu gửi, giấy giới thiệu, giấy đi đường,….

Quy chế, nội quy, quy định, điều lệ…

Nhận diện

Do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định áp dụng trên tất cả các lĩnh vực đời sống xã hội.

Là văn bản tác nghiệp hành chính giải quyết vấn đề phát sinh trong cơ quan đơn vị hành chính.

Được ban hành ra khi có văn bản khác được ban hành.

Mang tính quyền lực, đảm bảo bằng sự cưỡng chế nhà nước

Không mang tính quyền lực, mục đích quản lý, không mang tính cưỡng chế nhà nước.

Giá trị pháp lý đi kèm quyết định ban hành

Văn bản trong doanh nghiệp

Văn bản tác nghiệp hành chính

Văn bản hợp đồng dân sự

Văn bản hợp đồng – kinh tế thương mại

Nhận diện

Trao đổi thông tin qua lại nhằm phối kết hợp công tác

Giao kèo giữa doanh nghiệp với công dân

Giao kèo giữa các doanh nghiệp ký kết với nhau.

Ngoài ra

Văn bản quản lý kinh tế

Văn bản quản lý tổ chức

Nhận diện

Quy định hoạt động kinh tế diễn ra có tính toán: chiến lược sản xuất kinh doanh, kế hoạch sản xuất kinh doanh, đề án, dự án….

Điều lệ doanh nghiệp, quy chế nghiệp vụ dùng trong doanh nghiệp, nội quy, quy trình nghiệp vụ, quy trình kỹ thuật,….

Yêu cầu chung

Nắm bắt

Hình thức văn bản

 - Văn bản được thể hiện trên khuôn giấy A4 (210mm x 297mm)

 - Chú ý các văn bản quan trọng được in trên giấy trắng (không phải giấy vàng) nhằm sạch sẽ, không nhàu nát nhanh theo thời gian.

-  Định lề:

+ Lề trên: Cách mép trên từ 20 – 25 mm

+ Lề dưới: cách mép dưới từ 20 -25 mm

+ Lề trái: Cách mép trái từ 30 – 35 mm

+ Lề phải: Cách mép phải từ 15 – 20 mm

( Điều chỉnh căn lề: hướng dẫn Win 10, vào Page layout – Margins – Custom Margins - ……

Điều chỉnh số mm – cm: hướng dẫn Win 10, vào File – Options – Advenced- Display- Centime….)

 - Trình bày theo kiểu:

Chương or Phần, mục khoản, trong khoản có điểm, tiết, tiểu tiết

Ví dụ:

Chương I

Quy định chung

Mục 1

GIẢI THÍCH LUẬT, PHÁP LỆNH

                         Điều 1.

                         a)

                         - ……..

                            + ………

Nội dung văn bản

-         Viết phải có tính mục đích:

Xác định viết cho ai? Viết để làm gì? Giải quyết công việc gì? Phạm vi giải quyết?

-         Viết cần phải viện dẫn căn cứ logic và khoa học:

Đưa ra căn cứ theo các văn bản pháp quy của nhà nước và quy định của ngành, tình hình thực tế của đơn vị, hoặc mong muốn của nhà lãnh đạo…

-         Viết phải có tính quy phạm nhất định và tính khả thi áp dụng

Mọi quy định trong văn bản phải biết chú trọng vào quyền và nghĩa vụ của các bên đồng thời phải đi cùng với những điều kiện cụ thể để thực hiện quyền, nghĩa vụ đó. Đây có thể được coi là chuẩn mực của một văn bản vì nếu ban hành mà không có khả năng áp dụng thì không có ý nghĩa pháp lý.

Thể thức văn bản

-         Quốc hiệu:

Trình bày ở dòng đầu tiên, trang đầu tiên trong phạm vi khoảng ½ về phía phải của văn bản. Theo quy ước dòng đầu là phông chữ Times new roman, cỡ 12 – 13, viết in hoa, đứng đậm, canh giữa. Dòng dưới là phông chữ  Times new roman, cỡ 13 – 14 viết thường, đứng , đậm, canh giữa, viết hoa âm đầu của mỗi từ và giữa các từ cách nhau một dấu gạch ngang. Nếu viết tay thì dòng đầu viết in hoa, dòng sau viết thường.

Dưới dòng “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” có gạch dưới không phải gạch chân.

Ví dụ:

-         Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

+       Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản ghi ở dòng đầu tiền, trang đầu tiên trong phạm vi ½ về phía bên trái văn bản. Đánh máy thì phông chữ là Times New Roman, cỡ cùng dòng với Quốc hiệu in hoa kiểu đứng, canh giữa, đơn vị ra văn bản thì phải tô đậm , nếu viết tay thường In hoa. Tên cơ quan, tổ chức không được viết tắt (trừ HĐND, UBND) nếu tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản quá dài thì có thể viết xuống dòng.

+      Đối với cơ quan ngang bộ , Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân các cấp; đoàn địa biểu quốc hội của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; tập đoàn kinh tế nhà nước; các tổng công ty không ghi cơ quan chủ quản. Dưới đơn vị ra văn bản có gạch ngang giữa dòng khoảng 1/3 -1/2 tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Ví dụ:

-         Số và kí hiệu văn bản

+       Số của văn bản là số thứ tự của văn bản được ban hành trong năm . Đối với cơ quan hoạt động theo nhiệm kỳ thì đánh số thứ tự theo nhiệm kỳ không theo năm. Đơn vị sẽ sắp xếp và tích dấu văn bản theo thứ tự văn bản ra trước và ra sau liền kề (Thông thường phải lập một biểu mẫu excel quản lý văn bản trong năm). Nếu là văn bản quy phạm pháp luật thì bên cạnh số còn ghi năm ban hành. Số ghi bằng chữ chố Ả Rập.

+       Kí hiệu văn bản là chữ cái đầu của tổ hợp tên loại văn bản và tên của đơn vị ra văn bản. Đối với công văn thì không có ký hiệu tên văn bản mà chỉ có ký hiệu đơn vị ra văn bản , có thể ghi thêm ký hiệu bộ phận ra văn bản.

Ví dụ: Số: 16/QĐ-UB  là quyết định số 16 của Ủy Ban.

Số: 1500/2009/NĐ-CP  (nghị định 1500 ban hành năm 2009 của chính phủ)

Sô: 1461/UB_VP (Công văn số 1461 của văn phòng ủy ban)

+       Chữ số viết thường, sau chữ số có hai chấm, ký hiệu viết in hoa, giữa số và ký hiệu có gạch chéo, giữa ký hiệu tên văn bản và đơn vị ra văn bản có gạch ngang giữa số , ký hiệu và gạch chéo không có dấu cách. Với các văn bản do nhiều cơ quan cùng ban hành thì phải ghi liên cơ quan trong ký hiệu.

Ví dụ: Số: 1500/2008/TTLT-BTC-BNV (Thông tư liên tịch do Bộ tài chính  và Bộ Y Tế ban hành)

+       Số và kí hiệu văn bản được viết ngay dưới tên cơ quan ban hành  văn bản, viết thường , kiểu đứng, ký hiệu viết in hoa, giữa số, năm hoặc ký hiệu có gạch chéo, giữa ký hiệu tên văn bản và đơn vị có gạch ngang.

Ví dụ:

-         Địa danh ngày tháng

Ngày tháng là thời điểm văn bản hoàn tất các thủ tục hành chính để . gửi đến các đơn vị. Với những ngày dưới 10 tháng 1 và 2 thì phải thêm số 0 vào trước ngày, tháng đó.

Địa danh, ngày tháng in nghiêng, cỡ chữ 13 -14 ngay dưới Quốc hiệu lệch về phía bên phải trang giấy ngang với số và ký hiệu. Chữ cái đầu địa danh viết hoa, sau địa danh có dấu phẩy.

Ví dụ: Hà Nội, ngày 04 tháng 05 năm 2017

-         Tên loại văn bản và trích yếu nội dung

Tên loại văn bản là tên gọi văn bản theo phân loại văn bản. Ví dụ: quyết định, báo cáo,….Riêng công văn thì không ghi tên văn bản. Tên loại văn bản được viết bằng chữ in hoa, khổ lớn, chính giữa trang giấy dưới địa danh và ngày tháng, nếu đánh máy thường dùng cỡ chứ 14, kiểu in hoa, đứng, đậm.

Trích yếu nội dung là cụm từ tóm tắt ngắn gọn, chính xác nội dung của văn bản. Ví dụ:

QUYẾT ĐỊNH CỦA HIỆU TRƯỞNG

Về việc điều động viên chức

Đối với văn bản không có tên gọi (Công văn) thì tên văn bản thay bằng dòng Kính gửi:……còn trích yếu nội dung được ghi ngay dưới số và ký hiệu của văn bản, chữ về việc (V/v), trích yếu (T/y)

Ví dụ:

Số: 167/ĐHABC-HC

V/v tổ chức hội nghị

                    Kính gửi: Các trường đại học

                                      …………

Văn bản có tên vả trích yếu tạo thành tổ hợp tên thống nhất thì ghi cỡ chữ như nhau nhưng tên trên, trích yếu dưới (Báo cáo hay biên bản hội nghị)

Ví dụ:

BÁO CÁO

TÌNH HÌNH LÀM VIỆC TRONG THÁNG 4 NĂM 2017

-         Nội dung của văn bản:

Là phần quan trọng nhất của văn bản.

Nội dung viết in thường, kiểu đứng cỡ 13 -14, khi xuống dòng phải lùi 1 default tab  (từ 1- 1,27cm) khoảng cách giữa các đoạn văn là 6pt, dòng đơn hoặc là 1,5 (1,5 lines) linh hoạt tùy vào mỗi văn bản.

Cần đáp ứng yêu cầu:

+       Phù hợp với hình thức văn bản.

+       Phù hợp với quy định của pháp luật.

+       Trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác

+       Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản dễ hiểu.

+       Dùng tiếng Việt Nam phổ thông, đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong Văn bản,

+       Viết tắt khi từ đó thông dụng, từ ngữ tiếng việt dễ hiểu. Đối với những cụm từ được sử dụng nhiềus lần thì có thể viết tắt nhưng phải giải thích nghĩa từ, cụm từ viết tắt đầu tiên trong dấu ngoặc đơn.

+       Khi viện dẫn đến một văn bản khác cần viết hoa từ đầu tiên văn bản đó ghi rõ tên văn bản số ký hiệu nội dung quy định chính của văn bản.

-         Chữ ký:

+       Phải xác định rõ người có thẩm quyền kí vào văn bản. Người nào có thẩm quyền ký nhận thì văn bản đó mới có hiệu lực thi hành.

+       Chữ ký bao gồm chức vụ, chữ ký , họ và tên được ghi ở sau nội dung về phía phải văn bản, ngang với “Nơi nhận” ( sẽ được giải thích bên dưới)

+       Chức vụ viết in hoa, đứng, đậm cỡ 13 -14, họ và tên viết in thường , đứng đậm cỡ 13-14. Nếu thay mặt, ký thay hoặc thừa lệnh, thừa ủy quyền (TM, KT, TL, TUQ) phải ghi rõ ký thay mặt ai hoặc thừa lệnh ai và ghi rõ chức vụ của người ký. Đối với các trường đại học, viện nghiên cứu, cơ quan y tế trước họ và tên có thể ghi thêm học hàm, học vị, các đơn vị công an, quân đội có thể ghi quân hàm, còn các đơn vị khác không được ghi học hàm học vị.

+       Đối với những văn bản do một tập thể thông qua thì trước khi kí phải ghi là thay mặt tập thể đó rồi mới ghi rõ chức vụ, họ tên người ký (T/M)

+       Nếu thay mặt hội đồng, ban, trung tâm mà không có chức năng thường trực thì cần ghi thay mặt ai và ghi chức vụ trong hội đồng, ban trung tâm đó, sau đó ghi chức vụ chính quyền của người ký.

-         Dấu cơ quan:

Dấu được đóng lên các văn bản, giấy tờ đã có chữ ký của người có thẩm quyền ký. Dấu phải đóng ngay ngắn và trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trai. Không được đóng dấu khống chỉ (Văn bản chưa có nội dung và chữ ký của người có thẩm quyền)

Không đóng dấu vào phía phải của chữ ký.

Nếu văn bản có phụ lục kèm theo thì phải đóng dấu treo vào tên phụ lục của văn bản, nếu phụ lục có nhiều trang thì phải đóng dấu giáp lai vào mép phải của trang giấy.

-         Nơi nhận

Là tên cơ quan, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm thi hành hoặc giải quyết sự việc trong nội dung của văn bản hoặc có liên quan. Nơi nhận được ghi ở dưới nội dung về phía trái của văn bản (Ngang với chức vụ của người ký văn bản). Nơi nhận được chia thành các nhóm sau:

+       Nhóm có trách nhiệm thi hành

+       Nhóm để báo cáo

+       Nhóm để phối hợp

+       Lưu văn thư

Riêng đối với công văn nợi nhận chính còn được ghi ở ngay dưới địa danh và ngày tháng (Kính gửi:…..) còn với tờ trình thì nơi nhận chính được ghi ngay dưới trích yếu nội dung của tờ trình. Nơi nhận cần được ghi rõ ràng, đúng đối tượng, ngắn gọn và hợp lý. Nơi nhận viết in thường, nghiêng đâm, cỡ 12, tên các đơn vị nhận văn bản viết in thường đứng, cỡ 11, mỗi đơn vị một dòng.

Ví dụ:

Nơi nhận:

Đảng ủy, Báo Cáo

Công đoàn, Phối hợp

Các đơn vị, Thực hiện

Lưu văn thư

-         Các thành phần khác cần nắm bắt:

Dấu chỉ mức độ “mật” và “khẩn”/ Dấu chỉ dẫn văn bản/ Dấu thu hồi được đóng ở dưới dòng số và ký hiệu Văn bản giúp nhận biết sự chuyển phát nhanh chậm, sự quan trọng của văn bản, định hướng được việc lưu trả văn bản, dễ dàng tìm kiếm, xác định đối tượng cầm giữ văn bản.

Đối với công văn có thể ghi thêm địa chỉ, số điện thoại, telex, fax, email của cơ quan để tiện trong giao dịch, phần này có thể được trình bày ở chân của văn bản hoặc ở ngoài bìa đựng văn bản khi chuyển phát văn bản