Việc tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời gian lưu trữ phải được thực hiện thế nào? Quy trình tiêu hủy tài liệu kế toán năm 2024? Không tuân thủ theo đúng quy trình bị xử phạt ra sao? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau.
(1) Việc tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời gian lưu trữ phải được thực hiện thế nào?
Căn cứ Điều 16 Nghị định 174/2016/NĐ-CP có quy định về tiêu hủy tài liệu kế toán như sau:
- Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.
- Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị kế toán nào thì đơn vị kế toán đó thực hiện tiêu hủy.
- Tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán mà có thể lựa chọn hình thức tiêu hủy tài liệu sao cho phù hợp như: Đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác.
Tuy nhiên, phải đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.
Như vậy, năm 2024, những tài liệu kế toán đã hết thời gian lưu trữ sẽ được tiêu hủy theo quy định như đã nêu trên.
(2) Quy trình tiêu hủy tài liệu kế toán năm 2024
Căn cứ Điều 17 Nghị định 174/2016/NĐ-CP có quy định về thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán như sau:
Bước 01: Thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán
Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập “Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”.
Theo đó, Thành phần Hội đồng này sẽ bao gồm:
- Lãnh đạo đơn vị kế toán.
- Kế toán trưởng.
- Đại diện của bộ phận lưu trữ và các thành phần khác do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chỉ định.
Bước 02: Rà soát, kiểm kê, đánh giá tài liệu kế toán
Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán theo từng loại, tiến hành lập “Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy”.
Bước 03: Tiến hành tiêu hủy tài liệu kế toán
Tại bước này, đơn vị thực hiện theo quy định như đã nêu tại mục (1)
Bước 04: Lập biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán
“Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ” phải được lập ngay sau khi tiêu hủy tài liệu kế toán. Đồng thời, phải được ghi rõ các nội dung như sau:
- Loại tài liệu kế toán đã tiêu hủy.
- Thời hạn lưu trữ của mỗi loại.
- Hình thức tiêu hủy.
- Kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy.
Theo đó, khi tiêu hủy tài liệu kế toán đã hết thời gian lưu trữ thì cần phải tuân thủ thực hiện theo đúng quy trình đã nêu trên.
(3) Không tuân thủ theo đúng quy trình tiêu hủy tài liệu kế toán thì bị xử phạt như thế nào?
Căn cứ Khoản 3 Điều 15 Nghị định 41/2018/NĐ-CP có quy định về xử phạt hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán như sau:
3. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;
b) Không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định khi thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán.”
Tuy nhiên, theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 41/2018/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 2 Điều 5 Nghị định 102/2021/NĐ-CP thì mức xử phạt nêu trên là mức xử phạt được áp dụng đối với cá nhân. Trường hợp tổ chức có hành vi vi phạm nêu trên thì mức phạt tiền bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.
Như vậy, trường hợp các đơn vị kế toán thực hiện không đúng theo quy trình tiêu hủy tài liệu kế toán như đã có nêu tại mục (2) thì có thể bị phạt tiền từ 20 đến 40 triệu đồng. Trường hợp là cá nhân vi phạm thì mức phạt sẽ từ 10 đến 20 triệu đồng.
