Một trong những phương tiện email phổ biến mà hiện được nhiều người sử dụng hiện nay đó chính là Gmail, Gmail là dịch vụ thư điện tử được Google rất chú trọng phát triển với nhiều tính năng hỗ trợ, có thể sử dụng dưới dạng email cá nhân hoặc email dành cho doanh nghiệp bằng việc hỗ trợ tạo tên mail theo tên công ty, tổ chức.
Tuy nhiên bạn đã biết cách sử dụng gmail như thế nào để bảo đảm thông tin chưa?
Thứ nhất bạn có thể bật chế độ bảo mật cho tài khoản Gmail
Khi sử dụng "Chế độ bảo mật" của Gmail, người dùng có thể gửi thư điện tử (email) và tệp đính kèm với các tùy chọn như đặt ngày hết hạn hay thêm yêu cầu mật mã cho email đó để giúp bảo vệ thông tin nhạy cảm không bị truy cập trái phép, thậm chí thu hồi quyền truy cập bất kỳ lúc nào nhằm tăng cường bảo mật khi email được gửi đi. Người nhận email bí mật sẽ bị vô hiệu hóa các tùy chọn chuyển tiếp, sao chép, in hoặc tải xuống các email nhận được. Để sử dụng tính năng này, người dùng lần lượt làm theo các bước dưới đây.
Bước 1: Mở trình duyệt web và đăng nhập vào tài khoản Gmail. Chọn vào mục Soạn thư.
Bước 2: Tiếp theo, chọn địa chỉ người nhận, chủ đề thông điệp và nội dung email cần gửi hoặc tệp đính kèm (nếu có). Sau đó, ở dưới cùng bên phải của cửa sổ, chọn vào biểu tượng ổ khóa chiếc đồng hồ để sử dụng Chế độ bảo mật.
Lưu ý, nếu đã bật Chế độ bảo mật cho email, người dùng chuyển tới cuối email và sau đó chọn vào Chỉnh sửa.
Bước 3: Trong mục Chế độ bảo mật, đây là phần cấu hình thiết lập các tùy chọn cho email gửi đi. Tại đây, người dùng có thể cài đặt ngày hết hạn đối với email hoặc yêu cầu mật mã cho email. Các cài đặt này có thể gia hạn thời gian hiển thị với cả nội dung trong email và mọi tệp đính kèm gửi đi.
Với tùy chọn Đặt thời hạn, có 5 lựa chọn để thiết lập ngày hết hạn của email. Sau khi hết hạn, nội dung của email này sẽ bị xóa.
Lưu ý, có thể không sử dụng tùy chọn yêu cầu thêm mật mã, tuy nhiên ngày hết hạn là yêu cầu bắt buộc và người dùng cần phải thực hiện thiết lập này.
Bước 4: có thể đặt yêu cầu mật khẩu để email an toàn hơn, cũng tương tự như việc xác thực hai yếu tố. Với phương thức này, nếu ai đó có quyền truy cập vào thiết bị của người nhận (máy tính, smartphone,…) thì họ vẫn sẽ cần mật khẩu để xem được email đó.
Có hai tùy chọn cho việc thêm mật mã mà người dùng có thể lựa chọn như sau:
• Tùy chọn “Không sử dụng mật mã qua SMS”: Nếu sử dụng ứng dụng Gmail (trên web hoặc Smartphone), người nhận sẽ mở email trực tiếp. Nếu không sử dụng Gmail, người nhận sẽ nhận được mật mã qua email.
• Tùy chọn “Mật mã qua SMS”: Người nhận sẽ nhận được mật mã qua tin nhắn văn bản. Trong trường hợp này chú ý nhập số điện thoại của người nhận, chứ không phải số điện thoại của gửi.
Sau khi thêm yếu tố mật mã (sử dụng một trong hai tùy chọn trên), chọn Lưu và Gửi để hoàn tất, thao tác này sẽ đưa người dùng trở lại giao diện ban đầu khi đăng nhập Gmail.
Bước 5: Trong trường hợp sử dụng tùy chọn Mật mã qua SMS, phải nhập số điện thoại của người nhận. Google sẽ tự động tạo mật mã và gửi mật khẩu đến điện thoại của người nhận qua tin nhắn SMS mỗi khi email được mở, người nhận phải nhập khẩu để xem được nội dung của email. Hiện tại, Google chỉ hỗ trợ gửi mật mã ở một số quốc gia được lựa chọn.
Lưu ý, sau khi xóa quyền truy cập, người gửi vẫn có thể gia hạn lại quyền truy cập để người nhận có thể đọc được email và tệp đính kèm được gửi đi.
Thời điểm này, người nhận mở email bí mật từ người gửi và nhận được thông báo email đã hết hạn, vì vậy người nhận sẽ không thể xem được nội dung của email nữa.
Thứ hai, lưu ý việc đăng xuất Gmail
Gmail là ứng dụng thường lưu trữ rất nhiều thông tin cá nhân quan trọng của bạn. Khi người dùng đăng nhập tài khoản Gmail cũng chính là bạn đã đăng nhập vào tài khoản Google và mở quyền truy cập cho các ứng dụng Google Drive, Google Play Store, Google Calendar và nhiều ứng dụng khác. Để đảm bảo tính bảo mật tài khoản Gmail, người dùng nên đăng xuất Gmail sau khi sử dụng.
Đặc biệt khi người dùng đăng nhập tài khoản vào các thiết bị máy tính, laptop hay các thiết bị điện thoại công cộng.
Cách đăng xuất Gmail trên máy tính, laptop có thể thực hiện đơn giản với các bước sau:
Bước 1: Trước tiên, bạn hãy truy cập vào Gmail > sau đó chọn vào hình ảnh đại diện Gmail ở trên cùng phía bên phải.
Bước 2: Sau đó, bạn chọn vào mục Đăng xuất. Nếu người dùng đăng nhập nhiều tài khoản Gmail thì hãy chọn Đăng xuất khỏi tất cả tài khoản.
Lưu ý:
Nếu người dùng đăng nhập tài khoản Gmail khi không phải sử dụng máy tính cá nhân của mình thì hãy sử dụng trình duyệt web ẩn danh để đăng nhập và sử dụng tài khoản Gmail. Sau khi sử dụng xong thì bạn chỉ cần tắt trình duyệt ẩn danh đi, sau khi trình duyệt tắt sẽ không lưu lại thông tin đăng nhập tài khoản của bạn.
Cách đăng xuất Gmail trên máy tính bảng
Tùy thuộc vào dòng máy tính bảng bạn đang sử dụng chạy trên hệ điều hành Android hay iOs, người dùng có thể tham khảo cách thực hiện chi tiết dưới đây:
Cách đăng xuất Gmail trên máy tính bảng Android
Bước 1: Trước tiên, bạn mở ứng dụng Gmail trên máy tính bảng Android > chọn tiếp vào ảnh đại diện tại góc bên phải màn hình.
Bước 2: Chọn vào mục Quản lý các tài khoản trên thiết bị này > sau đó bạn nhấn vào tài khoản muốn đăng xuất.
Bước 3: Chọn tiếp vào biểu tượng hai chấm tại góc phải màn hình > nhấn chọn Xoá tài khoản > chọn Xoá tài khoản để hoàn tất các bước đăng xuất tài khoản Gmail khỏi thiết bị.
Cách đăng xuất Gmail trên máy tính bảng iOS
Bước 1: Trên máy tính bảng iOS, bạn mở ứng dụng Gmail > nhấn chọn vào ảnh đại diện của bạn tại góc phải màn hình.
Bước 2: Nhấn chọn vào mục Quản lý các tài khoản trên thiết bị này.
Bước 3: Chọn tiếp vào Xoá khỏi thiết bị này > nhấn chọn Xoá để hoàn tất đăng xuất tài khoản Gmail trên thiết bị.
Tổng hợp
