Văn bản hành chính là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức. Vậy, văn bản hành chính được trình bày theo kỹ thuật như thế nào?
Văn bản hành chính là những loại văn bản nào?
Theo Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về các loại văn bản hành chính thì văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau:
Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.
Như vậy, những loại văn bản trên là văn bản hành chính. Văn bản hành chính không phải là văn bản quy phạm pháp luật mà chỉ mang tính chất quy phạm và cụ thể hóa việc thi hành các văn bản pháp quy, đồng thời giúp giải quyết các vụ việc cụ thể trong quá trình quản lý.
Thể thức văn bản hành chính bao gồm những phần nào ?
Theo Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính sau đây:
- Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
- Số, ký hiệu của văn bản.
- Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
- Nội dung văn bản.
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
- Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
- Nơi nhận.
Như vậy, khi trình bày một văn bản hành chính thì phải đảm bảo đủ các thành phần nêu trên, ngoài ra văn bản có thể bổ sung các thành phần khác như phụ lục, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành, địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.
Hướng dẫn kỹ thuật trình bày văn bản hành chính mới nhất
Kỹ thuật trình bày văn bản được quy định tại Điều 9 Nghị định 30/2020/NĐ-CP như sau:
Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm:
Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản. Cụ thể:
- Khổ giấy: Khổ A4 (210 mm x 297 mm).
- Kiểu trình bày: Theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng.
- Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20 - 25 mm, cách mép trái 30 - 35 mm, cách mép phải 15 - 20 mm.
- Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.
- Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức.
- Vị trí trình bày các thành phần thể thức: Được thực hiện theo Mục IV Phần I Phụ lục Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
- Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.
Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản hành chính
Trong đó:
- Ô số 1: Quốc hiệu và Tiêu ngữ
- Ô số 2: Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
- Ô số 3: Số, ký hiệu của văn bản
- Ô số 4: Địa danh và thời gian ban hành văn bản
- Ô số 5a: Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
- Ô số 5b: Trích yếu nội dung công văn
- Ô số 6: Nội dung văn bản
- Ô số 7a, 7b, 7c: Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
- Ô số 8: Dấu, Chữ ký số của cơ quan, tổ chức
- Ô số 9a, 9b: Nơi nhận
- Ô số 10a: Dấu chỉ độ mật
- Ô số 10b: Dấu chỉ mức độ khẩn
- Ô số 11: Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
- Ô số 12: Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành
- Ô số 13: Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.
- Ô số 14: Chữ ký số của cơ quan, tổ chức cho bản sao văn bản sang định dạng điện tử
Xem toàn bộ hướng dẫn:
- Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP: https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/danluatfile/2024/06/10/phu-luc-1-nd-30.docx
- Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục II Nghị định 30/2020/NĐ-CP: https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/danluatfile/2024/06/10/phu-luc-2-nd-30.docx
- Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục III Nghị định 30/2020/NĐ-CP: https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/danluatfile/2024/06/10/phu-luc-3-nd-30.docx
