Thông tin đấu thầu là nội dung quan trọng cần thực hiện đúng quy định trong quá trình đăng ký đấu thầu, đặc biệt là các gói thầu lớn phải đảm bảo các quy trình đăng ký đúng hình thức, không phát sinh sự cố trên hệ thống. Vậy để đảm bảo đúng quy định về gửi file đấu thầu thì cần thực hiện ra sao?
1. Quy định về định dạng file đính kèm thông tin đấu thầu
Cụ thể tại Điều 5 Thông tư 08/2022/TT-BKHĐT có quy định về định dạng của tệp tin (file) đính kèm trong lĩnh vực đấu thầu như sau:
* Tệp tin (file) đăng tải lên Hệ thống phải bảo đảm:
- Các file mở, đọc được bằng các phần mềm thông dụng như:
+ Các phần mềm đọc, soạn thảo văn bản MS Office hoặc Open Office.
+ Các phần mềm đọc file PDF.
+ Các phần mềm thiết kế thông dụng như AutoCad, Photoshop.
+ Phần mềm đọc file ảnh tích hợp sẵn trên Hệ điều hành Windows.
+ Các file sử dụng phông chữ thuộc bảng mã Unicode.
- Các file nén mở được bằng các phần mềm giải nén thông dụng như phần mềm giải nén ZIP tích hợp sẵn trên hệ điều hành Windows hoặc phần mềm giải nén Rar hoặc 7Zip. Trường hợp sử dụng file nén, các file sau khi giải nén phải có định dạng quy định tại điểm a khoản này;
- Không bị nhiễm virus, không bị lỗi, hỏng và không thiết lập mật khẩu.
* Trường hợp file đính kèm trong hồ sơ mời quan tâm, E-HSMQT, hồ sơ mời sơ tuyển, E-HSMST, hồ sơ mời thầu, E-HSMT không đáp ứng quy định tại khoản 1 Điều 5 Thông tư 08/2022/TT-BKHĐT hoặc vì lý do khác dẫn đến không thể mở hoặc không đọc được.
Thì bên mời thầu phải đăng tải và phát hành lại toàn bộ hồ sơ mời quan tâm, E-HSMQT, hồ sơ mời sơ tuyển, E-HSMST, hồ sơ mời thầu, E-HSMT.
* Trường hợp file đính kèm trong E-HSDT, E-HSQT, E-HSDST không đáp ứng quy định tại khoản 1 Điều 5 Thông tư 08/2022/TT-BKHĐT dẫn đến không thể mở hoặc không đọc được thì các file này không được xem xét, đánh giá.
2. Bên tham gia đấu thầu trên hệ thống phải quản lý tài khoản
Căn cứ Điều 8 Thông tư 08/2022/TT-BKHĐT có quy định bên tham gia đấu thầu trên hệ thống phải quản lý tài khoản và sử dụng chứng thư số như sau:
- Tạo lập tài khoản nghiệp vụ:
Tài khoản tham gia Hệ thống tạo, phân quyền cho Tài khoản nghiệp vụ tương ứng với các vai trò của Tổ chức tham gia Hệ thống được quy định tại các điểm a, b, c và d khoản 9 Điều 3 Thông tư 08/2022/TT-BKHĐT; khóa, mở khóa; thiết lập lại mật khẩu, hình thức xác thực, thiết bị xác thực đăng nhập cho Tài khoản nghiệp vụ.
- Sử dụng chứng thư số trên Hệ thống:
+ Tổ chức được cấp chứng thư số theo quy định tại khoản 7 Điều 3 Thông tư 08/2022/TT-BKHĐT khi tham gia Hệ thống phải đăng ký sử dụng chứng thư số theo Hướng dẫn sử dụng. Chứng thư số sử dụng trên Hệ thống là chứng thư số được cấp cho tổ chức.
+ Chứng thư số được sử dụng để tạo chữ ký số và xác thực tổ chức.
+ Việc đăng ký sử dụng, thay đổi, hủy thông tin chứng thư số của Tổ chức tham gia Hệ thống thực hiện trên Hệ thống theo Hướng dẫn sử dụng.
+ Tổ chức tham gia Hệ thống có trách nhiệm đảm bảo tính chính xác của chứng thư số sử dụng trên Hệ thống.
- Tổ chức, cá nhân cố tình đăng tải thông tin quy định tại Điều 8 Luật Đấu thầu 2013 mà nội dung thông tin này không có thật sẽ bị khóa tài khoản trong 12 tháng.
3. Quy trình gửi, nhận văn bản điện tử trên Hệ thống đấu thầu
Quy trình gửi, nhận văn bản điện tử trên Hệ thống được thực hiện như sau:
- Văn bản điện tử quy định tại khoản 5 Điều 3 Thông tư 08/2022/TT-BKHĐT có giá trị pháp lý, làm cơ sở đối chiếu, so sánh, xác thực thông tin phục vụ công tác đánh giá, thẩm định, thanh tra, kiểm tra, kiểm toán và giải ngân theo quy định tại khoản 5 Điều 85 Nghị định 63/2014/NĐ-CP.
- Thời điểm gửi, nhận văn bản điện tử được xác định căn cứ theo thời gian thực ghi lại trên Hệ thống. Văn bản điện tử đã gửi thành công được lưu trữ trên Hệ thống.
- Khi người sử dụng gửi văn bản điện tử trên Hệ thống, Hệ thống phải phản hồi cho người sử dụng về việc gửi thành công hoặc không thành công.
- Tổ chức tham gia Hệ thống đăng ký thành công trên Hệ thống được quyền truy xuất tình trạng văn bản điện tử của mình và các thông tin khác trên Hệ thống. Thông tin về lịch sử giao dịch được sử dụng để giải quyết tranh chấp (nếu có) về việc gửi, nhận văn bản điện tử trên Hệ thống.
- Tổ chức, cá nhân thực hiện việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán và giải ngân không được yêu cầu cung cấp văn bản giấy khi tổ chức, cá nhân này có thể tra cứu, truy xuất văn bản điện tử tương ứng trên Hệ thống, trừ trường hợp cần kiểm tra, xác nhận bằng văn bản gốc.
