(1) Định khoản kế toán là gì?
Định khoản kế toán là việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thông qua việc xác định Ghi Nợ/ Ghi Có vào tài khoản nào với số tiền là bao nhiêu.
Thông thường sẽ có 2 loại định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là định khoản đơn giản và định khoản phức tạp.
- Định khoản giản đơn: là khi kế toán định khoản mà chỉ liên quan tới 2 loại tài khoản kế toán tổng hợp (KTTH).
- Định khoản phức tạp: là khi kế toán định khoản liên quan tới 3 tài khoản KTTH trở lên.
(2) Nguyên tắc định khoản kế toán
- Mọi giao dịch phải được ghi nhận vào cả hai bên của hai hoặc nhiều tài khoản, một mục Ghi Nợ trong một tài khoản và một mục Ghi Có tương ứng trong một tài khoản khác.
- Tổng số tiền Ghi Nợ phải bằng tổng số tiền Ghi Có
Ví dụ: Khi một công ty mua hàng hóa, tài khoản hàng tồn kho (Nợ) sẽ tăng lên và tài khoản tiền mặt (Có) sẽ giảm xuống với cùng một số tiền.
- Khi định khoản thì sẽ thực hiện định khoản Ghi Nợ trước, Ghi Có sau.
- Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Số phát sinh tăng – Số phát sinh giảm.
(3) Hướng dẫn định khoản kế toán mới nhất năm 2024
Các bước định khoản kế toán
Bước 1: Xác định đối tượng kế toán
- Xác định các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ảnh hưởng đến những đối tượng kế toán nào. Ví dụ, tiền mặt chi cho mua hàng, thu tiền từ bán hàng,...
Bước 2: Xác định tài khoản kế toán có liên quan
– Xác định chế độ kế toán đơn vị đang áp dụng.
Cụ thể theo Điều 3 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định
“Đơn vị tiền tệ trong kế toán” là Đồng Việt Nam (ký hiệu quốc gia là “đ”; ký hiệu quốc tế là “VND”) được dùng để ghi sổ kế toán, lập và trình bày Báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
Trường hợp đơn vị kế toán chủ yếu thu, chi bằng ngoại tệ, đáp ứng được các tiêu chuẩn quy định tại Điều 4 Thông tư 200/2014/TT-BTC thì được chọn một loại ngoại tệ làm đơn vị tiền tệ để ghi sổ kế toán.
Ngoài ra, theo Điều 3 Thông tư 133/2016/TT-BTC các doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể lựa chọn áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC và các văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế nhưng phải thông báo cho cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp và phải thực hiện nhất quán trong năm tài chính.
Trường hợp chuyển đổi trở lại áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133/2016/ TT-BTC thì phải thực hiện từ đầu năm tài chính và phải thông báo lại cho cơ quan Thuế.
– Xác định tài khoản dùng cho đối tượng kế toán.
Ví dụ, Tiền mặt (TK 111), Phải thu khách hàng (TK 131), Hàng tồn kho (TK 156), Doanh thu bán hàng (TK 511).
Danh mục hệ thống tài khoản doanh nghiệp được quy định tại phụ lục I Thông tư 200/2014/TT-BTC.
Xem và tải Phụ lục I Thông tư 200/2014/TT-BTC tại đây: https://cdn.thuvienphapluat.vn/uploads/danluatfile/2024/05/22/phu-luc-1-thong-tu-200.docx
Bước 3: Xác định hướng tăng, giảm của các tài khoản
– Xác định loại tài khoản, tài khoản đầu mấy?
– Xu hướng biến động của từng tài khoản (là tăng hay giảm).
Ví dụ:
- TK 111 (Tiền mặt): tăng hoặc giảm tùy vào nghiệp vụ.
- TK 511 (Doanh thu): tăng khi phát sinh doanh thu.
- TK 632 (Giá vốn hàng bán): tăng khi ghi nhận giá vốn.
Bước 4: Định khoản
– Xác định tài khoản nào ghi Nợ, tài khoản nào ghi Có.
– Ghi số tiền tương ứng.
Ví dụ minh họa về định khoản kế toán
Thu tiền mặt 50,000,000 đồng từ khách hàng
Nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Thu tiền mặt 50,000,000 đồng từ khách hàng.
Bước 1: Xác định đối tượng kế toán:
- Tiền mặt.
- Phải thu khách hàng.
Bước 2: Xác định tài khoản liên quan:
Dựa theo chương II và Phụ lục I Thông tư 200/2014/TT-BTC xác định như sau:
- Tiền mặt là TK 111
- Phải thu khách hàng là TK 131.
Bước 3: Xác định hướng tăng, giảm của các tài khoản
- TK 111 tăng 50,000,000 đồng.
- TK 131 giảm 50,000,000 đồng.
Bước 4: Định khoản:
- Nợ TK 111: 50,000,000 đồng.
- Có TK 131: 50,000,000 đồng.
Tóm lại, pháp luật không quy định rõ cụ thể bao nhiêu bước khi thực hiện định khoản kế toán nhưng thông thường sẽ áp dụng 4 bước được đề cập ở trên để tiến hành định khoản.
Ngoài ra, khi thực hiện định khoản cần đáp ứng các nguyên tắc về định khoản để tránh sai sót, nhầm lẫn trong quá trình thực hiện.
