Chữ ký số đang là một trong những công cụ điện tử có vai trò quan trọng trong thời đại số hiện nay với nhiều chức năng tiện lợi. Vậy chữ ký số là gì? Chữ ký số trong văn bản điện tử được quy định thế nào? Cách cài đặt ra sao?
(1) Chữ ký số là gì?
Chữ ký số, chữ ký điện tử hay còn gọi là token được xem như con dấu điện tử, dùng để hỗ trợ doanh nghiệp trong các hoạt động như nộp thuế trực tuyến, giao dịch ngân hàng điện tử, kê khai hải quan điện tử, cổng thông tin quốc gia, kê khai bảo hiểm xã hội điện tử, ký hợp đồng với đối tác trực tuyến… Mà không cần phải thực hiện các giấy tờ, thủ tục rườm rà như phương pháp truyền thống.
Với ưu điểm tạo điều kiện thuận lợi trong việc trao đổi dữ liệu, tối ưu thời gian, chi phí cũng như đảm bảo giá trị pháp lý mà chữ ký số đang dần trở nên quen thuộc hơn với các doanh nghiệp.
(2) Chữ ký số trong văn bản điện tử được quy định như thế nào?
Cụ thể, tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về chữ ký số trong văn bản điện tử như sau:
- Hình ảnh, vị trí: màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.
- Trường hợp có văn bản kèm theo văn bản chính:
+ Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử; Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo.
+ Văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo.
+ Vị trí chữ ký số phải nằm ở góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.
+ Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.
+ Thông tin: Số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.
- Cách trình bày: Được quy định tại ô số 8 Mục IV Phần I Phụ lục I như sau:
(3) Hướng dẫn cách cài đặt chữ ký số cho hóa đơn điện tử mới nhất 2024
Thông thường, mỗi công ty cung cấp phần mềm chữ ký số sẽ quy định cách cài đặt của riêng mình. Tuy nhiên, quy trình cài đặt chữ ký số thường sẽ có chung những bước như sau:
Bước 01: Chuẩn bị trước khi cài đặt chữ ký số
Để thực hiện cài đặt thì trước tiên người dùng cần phải hoàn thiện đăng ký sử dụng dịch vụ chữ ký số do công ty cung cấp. Tại bước này, cần chuẩn bị những giấy tờ như sau:
- Đảm bảo chữ ký số (Token) vẫn còn trong thời gian có hiệu lực.
- Máy tính đã cài đặt phần mềm đọc thông tin trên token chuyên dụng.
- Phần mềm ký hợp đồng điện tử (mua từ các nhà cung cấp phần mềm ký hợp đồng điện tử).
Bước 02: Người dùng cắm USB Token vào máy tính, tiếp đến chọn vào thư mục có chứa cài đặt. Sau đó, ấn đúp vào biểu tượng để thực hiện cài đặt.
Bước 03: Sau khi đã hoàn tất cài đặt, hệ thống sẽ yêu cầu người dùng thay đổi mật khẩu (PIN Code) để bảo vệ thiết bị. Tại đây, người dùng thực hiện thao tác đổi mật khẩu theo hướng dẫn của hệ thống. Thông thường khi đặt mật khẩu mới, hệ thống sẽ yêu cầu phải có độ dài ít nhất 8 ký tự, bao gồm chữ hoa, chữ thường, ký tự đặc biệt và số.
Bước 04: Sau khi đã hoàn thành xong, chọn tải lại.
Tổng kết lại, trên đây là những nội dung liên quan đến chữ ký số và hướng dẫn cách cài đặt chữ ký số phổ biến.
