Kiểm soát nội bộ là việc kiểm tra, giám sát đối với các cá nhân, bộ phận trong việc thực hiện cơ chế, chính sách, quy định nội bộ, chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp, văn hóa kiểm soát nhằm kiểm soát xung đột lợi ích, kiểm soát rủi ro.
Theo đó để hoạt động kiểm soát nội bộ được thực hiện có hiệu quả thì tổ chức tín dụng phi ngân hàng cần xây dựng hệ thống thông tin quản lý và cơ chế trao đổi thông tin theo quy định tại Điều 17 Thông tư 14/2023/TT-NHNN có hiệu lực từ 01/10/2024 bao gồm:
- Tổ chức tín dụng phi ngân hàng có hệ thống thông tin quản lý để cung cấp thông tin, báo cáo nội bộ cho Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, Ban kiểm soát, Tổng giám đốc (Giám đốc) và các cá nhân, bộ phận liên quan để thực hiện chức năng, nhiệm vụ đảm bảo tuân thủ quy định tại Thông tư 14/2023/TT-NHNN.
Nội dung tối thiểu của hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin quản lý tối thiểu bao gồm những nội dung sau:
- Các báo cáo nội bộ và các thông tin quản lý khác theo quy định nội bộ của tổ chức tín dụng phi ngân hàng;
- Cơ cấu tổ chức quản lý, vận hành hệ thống thông tin quản lý, trong đó quy định cụ thể trách nhiệm sử dụng hệ thống thông tin quản lý của cá nhân, bộ phận có liên quan;
- Thu thập, xử lý, lưu trữ, cung cấp thông tin; xây dựng, gửi, tiếp nhận và xử lý báo cáo.
Yêu cầu đối với hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý phải đảm bảo:
- Hỗ trợ thực hiện cơ chế trao đổi thông tin theo quy định;
- Thông tin, dữ liệu cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời đáp ứng các yêu cầu quản lý theo quy định tại Thông tư này, quy định nội bộ của tổ chức tín dụng phi ngân hàng;
- Cập nhật tình hình tuân thủ các quy định của pháp luật, quy định nội bộ của tổ chức tín dụng phi ngân hàng;
- Được rà soát, đánh giá, nâng cấp, cập nhật thường xuyên phù hợp với nhu cầu thông tin quản lý trong hoạt động kinh doanh của tổ chức tín dụng phi ngân hàng;
- Bảo mật, bảo đảm an toàn thông tin, dữ liệu và có hệ thống dự phòng để đảm bảo việc lưu trữ, sử dụng thông tin được an toàn, hiệu quả và không bị gián đoạn.
Yêu cầu khác
- Tổ chức tín dụng phi ngân hàng có cơ chế trao đổi thông tin thông qua hệ thống thông tin quản lý và các cơ chế trao đổi thông tin khác, đảm bảo mọi cá nhân ở tất cả các cấp, các bộ phận có liên quan được thông báo, phổ biến, tuyên truyền về hệ thống kiểm soát nội bộ để hiểu rõ, nhận thức thống nhất, đầy đủ về chính sách, quy trình, mục tiêu kinh doanh, thực hiện tốt chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
- Tổ chức tín dụng phi ngân hàng báo cáo kịp thời cho các cấp có thẩm quyền về các hành vi vi phạm pháp luật, quy định nội bộ, chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp của các cá nhân, bộ phận đảm bảo bảo mật thông tin và bảo vệ người cung cấp thông tin phù hợp với quy định nội bộ của tổ chức tín dụng phi ngân hàng.
=>> Theo đó hệ thống thông tin quản lý và cơ chế trao đổi thông tin của tổ chức tín dụng phi ngân hàng cần đảm bảo những nội dung tối tiểu nêu trên cho hoạt động của mình.
