Ghi hóa đơn bán hàng là một trong những thủ tục bắt buộc, để tránh các sai sót trong các khoản thu chi thuế, doanh nghiệp khi bán hàng cần lập hóa đơn theo quy định và giao cho khách hàng ngay khi cung cấp sản phẩm, dịch vụ theo đúng các thông tin chỉ tiêu in sẵn trên hóa đơn.
Tuy nhiên, trong một số trường hợp mà hàng hóa không thuộc đối tượng phải nộp thuế và không phải kê khai thuế thì cá nhân, doanh nghiệp ghi hóa đơn như thế nào là đúng?
1. Tại sao phải lập hóa đơn
Như đã nhắc đến, việc lập hóa đơn là vô cùng quan trọng đối với cơ sở kinh doanh và việc lập hóa đơn cũng phải tuân theo nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).
Xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa bằng một trong 02 cách sau:
- Theo hóa đơn thông thường (hóa đơn giấy), phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định.
- Theo hóa đơn điện tử, phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định.
2. Trường hợp hàng hóa không phải kê khai
Để có lợi cho cá nhân, doanh nghiệp trong các khoản thu chi không nhằm mục đích kinh doanh thì thực hiện theo khoản 1 Điều 5 Thông tư 219/2013/TT-BTC các trường hợp sau đây thực hiện kê khai như sau:
(1) Tổ chức, cá nhân nhận các khoản thu về bồi thường bằng tiền, tiền thưởng, tiền hỗ trợ, tiền chuyển nhượng quyền phát thải và các khoản thu tài chính khác.
(2) Cơ sở kinh doanh khi nhận khoản tiền thu về bồi thường, tiền thưởng, tiền hỗ trợ nhận được, tiền chuyển nhượng quyền phát thải và các khoản thu tài chính khác thì lập chứng từ thu theo quy định. Đối với cơ sở kinh doanh chi tiền, căn cứ mục đích chi để lập chứng từ chi tiền.
(3) Trường hợp bồi thường bằng hàng hóa, dịch vụ, cơ sở bồi thường phải lập hóa đơn và kê khai, tính, nộp thuế GTGT như đối với bán hàng hóa, dịch vụ; cơ sở nhận bồi thường kê khai, khấu trừ theo quy định.
(4) Trường hợp cơ sở kinh doanh nhận tiền của tổ chức, cá nhân để thực hiện dịch vụ cho tổ chức, cá nhân như sửa chữa, bảo hành, khuyến mại, quảng cáo thì phải kê khai, nộp thuế theo quy định.
Như vậy, doanh nghiệp thuộc một trong 04 trường hợp trên không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT nhưng vẫn phải thực hiện kê khai hoặc lập chứng từ để được khấu trừ theo quy định.
3. Ghi hóa đơn hàng hóa không phải khai nộp thuế
Hóa đơn giấy
Đối với nội dung hóa đơn ghi thuế suất thuế GTGT theo dạng thông thường thì người lập hóa đơn phải tuân theo quy định tại điểm b khoản 6 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
Thuế suất thuế GTGT: Thuế suất thuế GTGT thể hiện trên hóa đơn là thuế suất thuế GTGT tương ứng với từng loại hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế GTGT.
Hóa đơn điện tử
Theo Quyết định 1450/QĐ-TCT thành phần chứa dữ liệu hóa đơn điện tử và phương thức truyền nhận với cơ quan thuế: Trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không phải kê khai, nộp thuế GTGT thì khi lập hóa đơn, tại Phụ lục V danh mục thuế suất quy định thuế suất người nộp thuế chọn giá trị: "KKKNT".
Như vậy, qua các căn cứ trên khi cá nhân, doanh nghiệp xuất hóa đơn cho các mặt hàng thuộc đối tượng không phải kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng thì khi lập hóa đơn, tại mục thuế suất không bỏ trống mà chọn giá trị: "KKKNT"
