Tình huống:
Hợp đồng dịch vụ, hợp đồng lao động ... (sau đây được gọi chung là hợp đồng),
Trường hợp hợp đồng được lập thành 06 bản, tuy nhiên tôi chỉ làm 01 bản (đã có chữ ký Thủ trưởng cơ quan (người đại diện pháp luật). Tôi photo thêm 5 bản và đóng mộc, như vậy đúng hay sai? Nếu sai thì thì văn bản luật nào quy định về vấn đề này.
Trả lời:
Theo quy định tại khoản 5 Điều 10
Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư có quy định về “Ký văn bản” như sau: “Khi ký văn bản không dùng bút chì, không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai”. Quy định này đã cho thấy, việc ký vào văn bản, giấy tờ, hợp đồng là một hành vi xảy ra trên thực tế và phải sử dụng mực (không photo chữ ký).
Ngoài ra, theo quy định về sử dụng con dấu tại điều 25 của Nghị định 110 /2004/NĐ-CP nói trên như sau: “Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền”. Chữ ký của người có thẩm quyền ở đây được hiểu là chữ ký tươi và theo đúng mẫu chữ ký đã được xác định. Việc đóng dấu vào chữ ký photo là vi phạm quy định về sử dụng con dấu.
Như vậy, việc dùng con dấu đóng lên chữ ký photo là vi phạm quy định của pháp luật về sử dụng con dấu nên các hợp đồng chỉ có giá trị tham khảo, thông tin. Ngoài ra, theo quy định tại điểm b khoản 3 Điều 12
Nghị định 167/2013/NĐ-CP:"Đóng dấu vào văn bản, giấy tờ chưa có chữ ký của người có thẩm quyền hoặc chữ ký của người không có thẩm quyền;" thì bị phạt từ 3.000.000 đồng - 5.000.000 đồng
