Nội quy lao động được xem như công cụ quản lý lao động trong đơn vị lao động. Giá trị nội quy lao động không chỉ giúp duy trì kỷ luật trong doanh nghiệp mà còn người sử dụng lao động quản lý, điều hành một cách hiệu quả; đồng thời còn đảm bảo được quyền lợi chính đáng cho người lao động. Việc ban hành nội quy lao động làm công cụ quản lý lao động trong đơn vị sử dụng lao động vừa là quyền, vừa là nghĩa vụ bắt buộc của người sử dụng lao động trong trường hợp nhất định.
Pháp luật hiện hành không quy định cụ thể về khái niệm nội quy lao động, tuy nhiên có thể hiểu: Nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành áp dụng thống nhất trong đơn vị lao động để thiết lập và duy trì kỉ luật lao động trong đơn vị nhằm nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả lao động. Như vậy, bản chất nội quy lao động chính là văn bản mang tính chất pháp quy doanh nghiệp, cụ thể hóa các quy định của pháp luật vào điều kiện, môi trường làm việc riêng của từng doanh nghiệp.
Để nội quy lao động có hiệu lực pháp luật thì nội quy lao động đó phải đáp ứng các điều kiện sau:
Trường hợp xây dựng nội quy lao động
Theo quy định tại khoản 1 Điều 119 Bộ luật lao động 2012: “Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản”.
Như vậy, đơn vị sử dụng lao động từ 10 người lao động trở lên bắt buộc phải xây dựng nội quy lao động. Đối với những đơn vị sử dụng lao động dưới 10 người lao động thì không nhất thiết phải có nội quy lao động, trong trường hợp này việc xây dựng nội quy lao động tùy thuộc vào nhu cầu của các đơn vị sử dụng lao động - quyền của người sử dụng lao động. Có thể thấy, việc định lượng “10 người lao động” dường như xuất phát từ quy định về số lượng người lao động của hộ kinh doanh theo khoản 1 Điều 66 Nghị định 78/2015/NĐ-CP (Hộ kinh doanh do một cá nhân hoặc một nhóm người gồm các cá nhân là công dân Việt Nam đủ 18 tuổi, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, hoặc một hộ gia đình làm chủ, chỉ được đăng ký kinh doanh tại một địa điểm, sử dụng dưới mười lao động và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh). Không khó để lý giải việc đơn vị sử dụng lao động có nghĩa vụ xây dựng nội quy lao động nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên, đó là bởi khi quy mô lao động càng lớn, quá trình vận hành quản lý sẽ càng phức tạp và điều này đòi hỏi cần có một nội quy ghi nhận rõ ràng các quy tắc, yêu cầu làm việc thống nhất cho người lao động.
Trường hợp người sử dụng lao động sử dụng trên 10 lao động mà có nội quy lao động sẽ bị xử phạt theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 15 Nghị định 95/2013/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 88/2015/NĐ-CP, mức phạt hành chính từ 5 – 10 triệu đồng.
Thẩm quyền ban hành nội quy lao động
Pháp luật lao động đã trao quyền ban hành nội quy lao động cho người sử dụng lao động chính là hiện thực hóa quyền tự chủ trong lĩnh vực tổ chức và quản lý lao động của người sử dụng lao động theo khoản 2 Điều 4 Bộ luật lao động 2012. Xong, trước khi ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở (khoản 3 Điều 119 Bộ luật lao động 2012) nhưng ý kiến của công đoàn chỉ mang tính khuyến nghị, quyền quyết định cuối cùng vẫn thuộc về người sử dụng lao động. Theo đó, nội quy lao động được soạn thảo và ban hành hoàn toàn từ ý chí đơn phương của người sử dụng lao động.
Hình thức nội quy lao động
Với trường hợp xây dựng nội quy lao động khi sử dụng từ 10 lao động trở lên thì hình thức bắt buộc phải bằng văn bản. Trong khi đó, với những đơn vị sử dụng dưới 10 lao động có thể mà có ban hành nội quy lao động thì không có rang buộc về hình thức, theo đó nó có thể được xây dựng bằng lời nói hoặc bằng văn bản. Tuy nhiên, cần lưu ý nội quy được ban hành bằng lời nói có thể ẩn chứa nhiều rủi ro trong trường hợp xảy ra tranh chấp, khi mà thực tế rất khó để chứng minh sự tồn tại của nội quy bằng lời nói. Mặt khác, nếu nội quy lao động tồn tại bằng hình thức lời nói thì người sử dụng lao động không thể tiến hành xử lý kỷ luật lao động, bởi việc xử lý kỷ luật lao động chỉ có thể được thực hiện đối với hành vi vi phạm được quy định trong nội quy lao động (khoản 1 Điều 128 Bộ luật lao động 2012).
Nội dung của nội quy lao động
Theo quy định tại khoản 2 Điều 119 Bộ luật lao động 2012 và hướng dẫn tại Điều 27 Nghị định 05/2015/NĐ-CP, nội quy lao động bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:
- Thứ nhất: Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi
Quy định thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ ngắn ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hàng tuần; nghỉ hàng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương.
- Thứ hai: Trật tự tại nơi làm việc
Quy định phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục; tuân thủ phân công, điều động của người sử dụng lao động (trừ trường hợp thấy rõ nguy cơ xảy ra tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, đe dọa nghiêm trọng tính mạng và sức khỏe của mình).
- Thứ ba: An toàn lao động, vệ sinh lao động ở nơi làm việc
rách nhiệm nắm vững các quy định về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; chấp hành biện pháp bảo đảm an toàn lao động, vệ sinh lao động, phòng ngừa tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; tuân thủ nội quy, quy trình, quy chuẩn, tiêu chuẩn an toàn lao động, vệ sinh lao động; sử dụng và bảo quản phương tiện bảo vệ cá nhân; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc.
- Thứ tư: Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động
Danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ phải bảo vệ thuộc phạm vi trách nhiệm được giao.
- Thứ năm: Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất
Danh mục hành vi vi phạm, mức độ vi phạm tương ứng với các hình thức xử lý kỷ luật lao động; mức độ thiệt hại, trách nhiệm bồi thường thiệt hại.
Mặc dù người sử dụng lao động được pháp luật thừa nhận toàn quyền ban hành nội quy lao động nhưng để tránh tình trạng lạm quyền dẫn đến việc xâm phạm quyền lợi hợp pháp của người lao động thì pháp luật cũng đặt ra những giới hạn trong nội dung của nội quy lao động. Theo đó, người sử dụng lao động phải xây dựng nội quy đảm bảo nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định khác của pháp luật có liên quan.
Đăng ký nội quy lao động
Khoản 1 Điều 120 Bộ luật lao động 2012 quy định: “Người sử dụng lao động phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh”.
Như vậy, nội quy lao động của doanh nghiệp phải được đăng ký tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thì mới có hiệu lực. Đăng ký nội quy lao động là một thủ tục bắt buộc mà đơn vị sử dụng lao động phải thực hiện để nội quy lao động có hiệu lực pháp luật. Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động.
Lưu ý: Trong trường hợp người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động, người sử dụng lao động có thể ban hành nội quy lao động bằng lời nói và theo quy định của pháp luật hiện hành, nội quy lao động bằng lời nói không phải đăng ký với cơ quan nhà nước. Bởi vì chỉ có nội quy lao động bằng văn bản thì mới có thể đăng ký với cơ quan nhà nước theo thủ tục quy định. Vì vậy người sử dụng lao động sẽ không có nghĩa vụ đăng ký nôị quy lao động nếu được ban hành bằng lời nói.
Trường hợp đơn vị sử dụng trên 10 lao động mà không đăng ký nội quy lao động sẽ bị xử phạt theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 15 Nghị định 95/2013/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 88/2015/NĐ-CP. Cụ thể, hành vi này sẽ bị phạt tiền từ 05 – 10 triệu đồng.
Sau khi nội quy lao động được cơ quan quản lí nhà nước về lao động cấp tỉnh thẩm định và công nhận tính hợp pháp thì người sử dụng lao động có trách nhiệm công bố công khai, rộng rãi nội quy lao động tại đơn vị mình.Nội quy lao động phải được thông báo đến người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc. Nếu vi phạm về hoạt động công khai và niêm yết nội quy lao động, người sử dụng có thể bị xử phạt hành chính bằng phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 5 trăm – 1 triệu đồng theo khoản 1 Điều 15 Nghị định 95/2013/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 88/2015/NĐ-CP.
Hiệu lực của nội quy lao động
Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nhận được hồ sơ đăng ký hoặc hồ sơ đăng ký lại nội quy lao động.
Người sử dụng lao động có chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm gửi nội quy lao động sau khi có hiệu lực đến cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.
