Hiện nay việc chuyển đổi văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu khá phổ bổ biến. Vậy, điều kiện chuyển đổi văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu theo quy định mới gồm những gì? Hình thức lưu trữ thông điệp dữ liệu ra sao?
1. Điều kiện chuyển đổi văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu từ ngày 01/7/2024
Theo khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử năm 2023 quy định chuyển đổi văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu phải đáp ứng đủ các yêu cầu sau đây:
- Thông tin trong thông điệp dữ liệu được bảo đảm toàn vẹn như văn bản giấy;
- Thông tin trong thông điệp dữ liệu có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu;
- Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi;
- Trường hợp văn bản giấy là giấy phép, giấy chứng nhận, chứng chỉ, văn bản xác nhận, văn bản chấp thuận khác do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phát hành thì việc chuyển đổi phải đáp ứng yêu cầu quy định tại các điểm a, b và c khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử năm 2023 và phải có chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Hệ thống thông tin phục vụ chuyển đổi phải có tính năng chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu.
2. Điều kiện chuyển đổi thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy từ ngày 01/7/2024
Văn bản giấy được chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu phải đáp ứng đủ các yêu cầu sau đây:
- Thông tin trong văn bản giấy được bảo đảm toàn vẹn như thông điệp dữ liệu;
- Có thông tin để xác định được hệ thống thông tin và chủ quản hệ thống thông tin tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ thông điệp dữ liệu gốc để tra cứu;
- Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi;
- Trường hợp thông điệp dữ liệu là chứng thư điện tử thì việc chuyển đổi phải đáp ứng yêu cầu quy định tại các điểm a, b và c khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử năm 2023 và phải có chữ ký, con dấu (nếu có) của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi theo quy định của pháp luật. Hệ thống thông tin phục vụ chuyển đổi phải có tính năng chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy.
(Khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử năm 2023)
3. Hình thức lưu trữ thông điệp dữ liệu từ ngày 01/7/2024
Hình thức lưu trữ thông điệp dữ liệu được quy định tại Điều 13 Luật Giao dịch điện tử năm 2023 như sau:
- Trường hợp pháp luật yêu cầu văn bản, chứng từ, hồ sơ, tài liệu hoặc thông tin phải được lưu trữ thì văn bản, chứng từ, hồ sơ, tài liệu hoặc thông tin đó có thể được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu khi đáp ứng đủ các yêu cầu sau đây:
+ Thông tin trong thông điệp dữ liệu đó có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu;
+ Thông tin trong thông điệp dữ liệu đó được lưu trong chính khuôn dạng được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác thông tin đó;
+ Thông điệp dữ liệu đó được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, người gửi, người nhận, thời gian gửi, nhận thông điệp dữ liệu.
- Trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn lưu trữ văn bản, chứng từ, hồ sơ, tài liệu hoặc thông tin dưới dạng văn bản giấy hoặc lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu khi thông điệp dữ liệu đáp ứng các yêu cầu quy định tại khoản 1 Điều 13 Luật Giao dịch điện tử năm 2023.
- Nội dung, thời hạn lưu trữ đối với thông điệp dữ liệu được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ và quy định khác của pháp luật có liên quan. Việc lưu trữ thông điệp dữ liệu có giá trị như lưu trữ văn bản giấy.
Luật Giao dịch điện tử năm 2023 có hiệu lực từ ngày 01/7/2024.
