Điểm mới về đăng ký kinh doanh theo Nghị định 108/2018/NĐ-CP

Ths NGUYỄN THỊ NHUNG (Học viện cảnh sát nhân dân) - Hệ thống pháp luật doanh nghiệp hiện nay có khá nhiều văn bản pháp luật điều chỉnh hoạt động của doanh nghiệp. Nhằm giải quyết các vướng mắc trong thực tiễn và cải thiện hơn nữa môi trường đầu tư kinh doanh ở nước ta trong thời gian tới, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 108/2018/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, và có hiệu lực từ 10/10/2018.

Đây được coi là bước đột phá trong cải cách pháp luật, đơn giản hóa, giảm bớt các thủ tục tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trong phạm vi bài viết này, tác giả xin khái quát những điểm mới nổi bật của Nghị định 108/2018/NĐ-CP.

1.Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, thay đổi đăng ký doanh nghiệp nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh không bắt buộc phải đóng dấu

Điều 44 Luật doanh nghiệp 2014 quy định về con dấu của doanh nghiệp như sau: “1. Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp. Nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin sau đây: a) Tên doanh nghiệp;b) Mã số doanh nghiệp”.

Trước đây, theo Luật Doanh nghiệp 2005, con dấu doanh nghiệp do cơ quan công an quản lý. Đến Luật doanh nghiệp 2014 đã trao quyền tự chủ cho doanh nghiệp khi được tự quyết định trong việc quản lý và sử dụng con dấu. Con dấu thay vì việc được cấp bởi cơ quan công an thì nay, doanh nghiệp tự tiến hành khắc con dấu và chỉ phải thông báo với phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch và đầu tư về “mẫu con dấu”. Theo quan điểm của tác giả, ưu điểm của quy định này là tạo cơ chế mở, con dấu không còn là yếu tố tối quan trọng để xác định giá trị của một văn bản. Mặc dù nhiều nước trên thế giới đã bỏ con dấu, tuy nhiên với nước ta thì đây là một quy định rất mới, vì tâm lý của các nhà kinh doanh, khi ký kết các hợp đồng hay đơn giản như ký các văn bản để thực hiện thủ tục doanh nghiệp, việc đóng dấu vào chữ ký bao giờ cũng thấy có “niềm tin” hơn.

Từ quy định rất mở liên quan đến con dấu, Nghị định 108/2018/NĐ-CP đã đưa ra cụ thể, rõ ràng hơn rằng “4. Doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trong giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, nghị quyết, quyết định, biên bản họp trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp”. Như vậy, khi thực hiện các thủ tục liên quan tại Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư, doanh nghiệp có thể lựa chọn đóng dấu hoặc không vào các văn bản, bởi việc này không còn là quy định bắt buộc nữa.

Tuy nhiên quy định này cũng có bất cập. Trường hợp việc đóng dấu vào hồ sơ không phải là yếu tố bắt buộc, sẽ có trường hợp giả mạo chữ ký thực hiện các thủ tục đăng ký doanh nghiệp, gây khó khăn trong công tác xử lý hồ sơ của cán bộ phòng đăng ký kinh doanh. Hoặc có những trường hợp một số đối tượng tự làm giả con dấu của doanh nghiệp để thực hiện hành vi vi phạm pháp luật, gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Do đó, theo tác giả cần có hình thức xác thực chữ ký của những người có tên trong hồ sơ và giám sát hoạt động của các đơn vị khắc dấu.

2. Hướng dẫn cụ thể về ủy quyền thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp

Khoản 2 Điều 1 Nghị định 108/2018/NĐ-CP hướng dẫn cụ thể như sau :

“Điều 11. Ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp
Trường hợp người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp, khi thực hiện thủ tục, người được ủy quyền phải nộp bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định tại Điều 10 Nghị định này, kèm theo:

1. Bản sao hợp lệ hợp đồng cung cấp dịch vụ với tổ chức làm dịch vụ thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp và giấy giới thiệu của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp; hoặc

2. Văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp. Văn bản này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực”.

Có thể khái quát, ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp là việc cá nhân, tổ chức khi thành lập doanh nghiệp, thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp không trực tiếp thực hiện thủ tục mà ủy quyền người khác. Thực tế cho thấy, họ thường ủy quyền cho các cá nhân là nhân viên công ty, hoặc ủy quyền cho tổ chức khác như các công ty luật, văn phòng luật sư. Tuy nhiên, Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp và các văn bản pháp luật liên quan không quy định rõ văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp có phải công chứng, chứng thực hay không. Điều này đã dẫn đến việc áp dụng không thống nhất trong quá trình thực hiện, gây khó khăn cho doanh nghiệp và cơ quan đăng ký kinh doanh trong quá trình thực hiện. Một số trường hợp như khi đăng ký thành lập hộ kinh doanh tại Ủy ban nhân dân các quận/huyện, cán bộ thường yêu cầu cung cấp văn bản ủy quyền phải được công chứng hoặc phải chứng thực chữ ký của người đứng đầu hộ kinh doanh, mặc dù thủ tục thành lập hộ kinh doanh rất đơn giản, nay lại phải đội thêm chi phí công chứng văn bản ủy quyền.

Có thể nói, việc Nghị định số 108/2018/NĐ-CP bổ sung quy định văn bản ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp không bắt buộc phải công chứng, chứng thực tạo sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp và người dân trong quá trình thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp đồng thời tạo cơ sở pháp lý cho các cơ quan đăng ký kinh doanh thống nhất thực hiện.

3. Bãi bỏ quy định về việc yêu cầu nộp Điều lệ của chủ sở hữu trong trường hợp đăng ký thành lập công ty TNHH một thành viên (trường hợp chủ sở hữu là tổ chức)

So sánh với nghị định 78/2015/NĐ-CP thì nghị định số 108/2018/NĐ-CP đã giảm bớt các giấy tờ trong hồ sơ đăng ký thành lập công ty TNHH một thành viên. Cụ thể như sau:

Điều 23 Nghị định 78/2015/NĐ-CP quy định: “Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên
1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
2. ….
4.Bản sao hợp lệ các giấy tờ sau đây:
a) Một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định tại Điều 10 Nghị định này của chủ sở hữu công ty đối với trường hợp chủ sở hữu công ty là cá nhân;
b) Quyết định thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương khác, Điều lệ hoặc tài liệu tương đương khác của chủ sở hữu công ty đối với trường hợp chủ sở hữu công ty là tổ chức (trừ trường hợp chủ sở hữu công ty là Nhà nước)
…..”.

Nghị định 108/2018/NĐ-CP sửa đổi lại như sau: “4.Bản sao hợp lệ các giấy tờ sau đây:
a) Một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định tại Điều 10 Nghị định này của chủ sở hữu công ty đối với trường hợp chủ sở hữu công ty là cá nhân;
b) Quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương khác của chủ sở hữu công ty đối với trường hợp chủ sở hữu công ty là tổ chức (trừ trường hợp chủ sở hữu công ty là Nhà nước)”.

Như vậy với quy định mới được sửa đổi này, việc phải nộp điều lệ công ty khi thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên đã bị bãi bỏ. Tuy nhiên, người thành lập doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức khi thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn nên lưu ý cần đọc kỹ quy định, việc không nộp điều lệ của chủ sở hữu chỉ áp dụng với trường hợp chủ sở chữu công ty là tổ chức. Tránh trường hợp do chưa nắm rõ quy định mà các cá nhân khi thành lập doanh nghiệp cũng không nộp điều lệ, dẫn đến việc cơ quan đăng ký kinh doanh phản hồi hồ sơ không hợp lệ, làm mất thời gian cho người thành lập khi thực hiện thủ tục.

4. Làm rõ việc tách, gộp hồ sơ khi chuyển đổi loại hình doanh nghiệp

Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp là một hình thức tổ chức lại doanh nghiệp. Theo Luật Doanh nghiệp 2014 thì cơ bản có các hình thức: chuyển đổi công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên thành công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên và ngược lại; chuyển đổi từ công ty trách nhiệm hữu hạn thành công ty cổ phần và ngược lại; chuyển đổi doanh nghiệp tư nhân thành công ty trách nhiệm hữu hạn.

Theo quy định sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 108/2018/NĐ-CP thì trường hợp doanh nghiệp vừa chuyển đổi loại hình vừa thay đổi người đại diện theo pháp luật thì khi thực hiện thủ tục tại cơ quan đăng ký kinh doanh phải tách hai thủ tục riêng biệt. Doanh nghiệp có thể lựa chọn hoặc thực hiện thay đổi người đại diện trước rồi chuyển đổi loại hình hoặc ngược lại. Những trường hợp chuyển đổi không làm thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp có thể thực hiện đồng thời các nội dung đăng ký thay đổi, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp khác.

Có thể đưa ra cơ sở của quy định này là do:

Thứ nhất, theo quy định tại Điều 40, Điều 44 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP và Phụ lục II-1 ban hành kèm theo Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT ngày 01/12/2015 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp thì người có thẩm quyền ký Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Thứ hai, theo quy định tại Điều 43 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP và Phụ lục II-2 ban hành kèm theo Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT thì người ký Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật là Chủ sở hữu công ty hoặc Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị.

Như vậy có thể gây ra sự xung đột thẩm quyền của người ký hồ sơ thay đổi. Thực tế có hai luồng quan điểm khác nhau, có quan điểm cho rằng có thể vừa thực hiện chuyển đổi loại hình doanh nghiệp vừa thay đổi người đại diện theo pháp luật trong cùng một bộ hồ sơ. Quan điểm khác lại cho rằng phải tách làm hai thủ tục. Tác giả nhận thấy quy định mới về việc tách, gộp hồ sơ liên quan đến chuyển đổi loại hình doanh nghiệp là hoàn toàn hợp lý, Nghị định 108/20118/NĐ-CP mặc dù không đưa ra lý giải nhưng với quy định này đã góp phần giúp cán bộ cơ quan đăng ký kinh doanh thực hiện đồng bộ, thống nhất, tránh gây khó khăn cho doanh nghiệp.

5. Bổ sung hướng dẫn về hồ sơ, thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp

Việc chuyển đổi từ hộ kinh doanh thành doanh nghiệp được Nghị định 108/2018/NĐ-CP quy định cụ thể về trình tự thủ tục cũng như hồ sơ cần chuẩn bị để thực hiện. Theo đó, ngoài các tài liệu tương ứng với từng loại hình doanh nghiệp dự kiến chuyển đổi theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014 và các văn bản liên quan thì hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh chỉ bao gồm thêm “bản chính Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký thuế”.

Thủ tục này nhằm khuyến khích các hộ kinh doanh khi đã có sẵn lao động muốn mở rộng quy mô kinh doanh. Đồng thời nhà nước cũng tạo những điều kiện thuận lợi cho các hộ kinh doanh khi chuyển đổi mô hình thành doanh nghiệp.

Mặt thuận lợi: Theo quy định tại Chương IV Nghị định số 39/2018/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa thì Hộ kinh doanh đăng ký chuyển đổi thành doanh nghiệp được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương giao đơn vị đầu mối tư vấn, hướng dẫn miễn phí về: Trình tự, thủ tục, hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp; Trình tự, thủ tục, hồ sơ đăng ký chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện (nếu có).
Bên cạnh đó, doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển đổi từ hộ kinh doanh được miễn phí thẩm định, lệ phí cấp phép kinh doanh lần đầu đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện; được miễn lệ phí môn bài trong thời hạn 03 năm kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu; được tư vấn hướng dẫn miễn phí về thủ tục hành chính thuế và chế độ kế toán trong thời hạn 03 năm kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu.

Mặt khó khăn: Mặc dù Nhà nước tạo điều kiện, đa số hộ kinh doanh đều vẫn còn e ngại do họ vốn đã quen với việc kinh doanh nhỏ lẻ, thủ tục đơn giản, chỉ cần thực hiện tại Ủy ban nhân dân quận/huyện. Hơn nữa, với việc chuyển đổi thành doanh nghiệp, thủ tục thuế sẽ phức tạp hơn khi phải tạo lập sổ sách, thuê kế toán, lập báo cáo tài chính, kê khai thuế. Phương án xử lý đối với các hộ kinh doanh ngành nghề có điều kiện cũng cần được đặt ra như iấy chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm..v..v

6. Cho phép doanh nghiệp được thành lập địa điểm kinh doanh tại tỉnh thành phố khác với trụ sở chính doanh nghiệp

“Địa điểm kinh doanh là nơi mà doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể” (Khoản 3 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2014). Trước đây, việc doanh nghiệp đặt địa chỉ tại một tỉnh, thành phố thì việc lập địa điểm kinh doanh chỉ được thực hiện tại tỉnh/thành phố nơi đặt địa chỉ trụ sở chính. Cụ thể, khoản 2 Điều 33 Nghị định 78/2015/NĐ-CP quy định “Địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp có thể ở ngoài địa chỉ đăng ký trụ sở chính. Doanh nghiệp chỉ được lập địa điểm kinh doanh tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc đặt chi nhánh”. Điều này gây khó khăn rất nhiều cho doanh nghiệp khi muốn mở rộng mô hình, phạm vi hoạt động kinh doanh. Pháp luật quy định, khi muốn lập địa điểm kinh doanh tại tỉnh thành phố khác với địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp buộc phải thành lập chi nhánh trước, sau đó mới lập địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh. Khi đó, doanh nghiệp không những phải chịu thuế môn bài cho địa điểm kinh doanh mà còn phải kê khai, hạch toán thuế cho chi nhánh. Nghị định 108/2018/NĐ-CP đã sửa đổi quy định này. Theo đó “Địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp có thể ở ngoài địa chỉ đăng ký trụ sở chính”. Tác giả cho rằng, với quy định mới này mang lại thuận lợi rất lớn cho doanh nghiệp, vì khi lập địa điểm kinh doanh, ngành nghề của địa điểm vẫn theo ngành nghề của công ty, địa điểm chỉ phải đóng thuế môn bài là 1.000.000 đồng/năm. Hơn nữa, thủ tục lập địa điểm kinh doanh khá đơn giản, doanh nghiệp chỉ cần gửi thông báo lập địa điểm kinh doanh đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt địa điểm kinh doanh.

7. Bãi bỏ quy định yêu cầu doanh nghiệp nộp báo cáo tài chính trong trường hợp đăng ký giảm vốn điều lệ công ty

Điều 44 Nghị định 78/2015/NĐ-CP quy định “4. Trường hợp giảm vốn điều lệ, doanh nghiệp phải cam kết bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác sau khi giảm vốn, kèm theo Thông báo phải có thêm báo cáo tài chính của công ty tại kỳ gần nhất với thời điểm quyết định giảm vốn điều lệ.”

Nghị định 108/2018/NĐ-CP sửa thành “4. Trường hợp giảm vốn điều lệ, doanh nghiệp phải cam kết bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và các nghĩa vụ tài sản khác sau khi giảm vốn.”

Như vậy, từ 10/10/2018, doanh nghiệp khi tiến hành đăng ký giảm vốn điều lệ chỉ phải nộp Thông báo, Quyết định và bản sao hợp lệ biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần; quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thay đổi vốn Điều lệ của công ty. Quy định này là hoàn toàn hợp lý bởi theo quan điểm của tác giả, việc xem xét báo cáo tài chính của doanh nghiệp là không đơn giản, có thể gây khó khăn cho cán bộ cơ quan đăng ký kinh doanh. Hơn nữa, căn cứ Điều 4 Nghị định 78/2015/NĐ-CP về Nguyên tắc áp dụng giải quyết thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì “Cơ quan đăng ký kinh doanh chịu trách nhiệm về tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, không chịu trách nhiệm về những vi phạm pháp luật của doanh nghiệp và người thành lập doanh nghiệp”, và “…doanh nghiệp tự kê khai hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, trung thực và chính xác của các thông tin kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp”. Như vậy, doanh nghiệp sẽ phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về những hồ sơ nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

8. Giảm bớt các trường hợp phải thông báo thay đổi thông tin cổ đông sáng lập công ty cổ phần

Khoản 16 Điều 1 Nghị định 108/NĐ-CP sửa đổi Điều 51 Nghị định 78/2015/NĐ-CP về Thông báo thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập công ty cổ phần như sau: “2. Việc thông báo thay đổi thông tin của cổ đông sáng lập với Phòng Đăng ký kinh doanh chỉ thực hiện trong trường hợp cổ đông sáng lập chưa thanh toán hoặc chỉ thanh toán một phần số cổ phần đã đăng ký mua theo quy định tại khoản 1 Điều 112 Luật doanh nghiệp…”. Quy định này sẽ phần nào giảm bớt gánh nặng về thủ tục và chi phí cho doanh nghiệp khi mà theo quy định hiện hành thì công ty cổ phần phải thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh khi có bất kỳ sự thay đổi thông tin đã đăng ký nào của cổ đông sáng lập.

Tuy nhiên tác giả muốn đưa ra góc nhìn rằng, tại sao với loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên thì thông tin về thành viên lại được ghi nhận trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, còn cổ đông công ty cổ phần thì không. Và nếu cả hai loại hình này, thành viên/cổ đông công ty đều chịu trách nhiệm hữu hạn thì nên chăng doanh nghiệp chỉ nên hoạt động dưới hình thức công ty trách nhiệm hữu hạn. Hơn nữa, với loại hình công ty cổ phần, khi các doanh nghiệp thường xuyên có biến động trong cơ cấu các cổ đông công ty, việc xác định danh sách cổ đông cuối cùng là rất khó khăn, đặc biệt trong những trường hợp có rủi ro, cần xác định trách nhiệm của các cổ đông.

Với những quy định mang tính cải cách, tinh gọn các thủ tục hành chính, loại bỏ những bất cập khi thi hành và tạo thuận lợi cho các cá nhân và doanh nghiệp trong quá trình thực hiện đăng ký doanh nghiệp, sự ra đời của Nghị định 108/2018/NĐ-CP được kỳ vọng sẽ cải thiện và thúc đẩy sự phát triển của môi trường đầu tư kinh doanh trong nước.

Nguồn Tạp chí Tòa án nhân dân điện tử (http://tapchitoaan.vn).