Ngày 21/6/2024, Quốc hội ban hành Luật Lưu trữ 2024 thay thế Luật Lưu trữ 2011 với 8 chương, 65 Điều và chính thức có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2025.
Theo đó, Luật Lưu trữ 2024 đã bổ sung một số quy định mới như:
- Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã vào nguồn nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh.
- Quy định về áp dụng Luật Lưu trữ và pháp luật có liên quan để xử lý mối quan hệ giữa Luật Lưu trữ và quy định của một số luật hiện hành có quy định đặc thù về hoạt động lưu trữ.
- Rút ngắn thời hạn nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử là 5 năm tính từ năm tài liệu được nộp vào lưu trữ hiện hành.
- Quy định cụ thể về tài liệu lưu trữ điện tử và nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử.
- Luật Lưu trữ 2024 đã dành 1 chương để quy định về lưu trữ tư, trong đó quy định các chính sách của Nhà nước về lưu trữ tư để thu hút nhiều hơn sự tham gia của tổ chức, cá nhân đối với hoạt động lưu trữ.
- Quy định 1 chương riêng về hoạt động dịch vụ lưu trữ, trong đó quy định về điều kiện kinh doanh hoạt động dịch vụ lưu trữ, phạm vi cung cấp dịch vụ lưu trữ, đơn giản hóa việc cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ…
1) Tài liệu lưu trữ điện tử và nghiệp vụ lưu trữ tài liệu điện tử
Theo khoản 5, khoản 10 Điều 2 Luật Lưu trữ 2024 quy định:
- Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng thuộc các chế độ chính trị - xã hội được lưu trữ theo quy định của Luật này và pháp luật khác có liên quan.
- Nghiệp vụ lưu trữ là việc xác định giá trị, thu nộp, bảo quản, thống kê, số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Theo Điều 32 Luật Lưu trữ 2024 quy định về tài liệu lưu trữ điện tử như sau:
- Tài liệu lưu trữ điện tử bao gồm tài liệu lưu trữ số và các tài liệu lưu trữ điện tử khác.
- Tài liệu lưu trữ số là tài liệu được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu số bao gồm:
+ Tài liệu lưu trữ tạo lập dạng số;
+ Bản số hóa tài liệu lưu trữ.
- Tài liệu lưu trữ điện tử khác là tài liệu được tạo lập, gửi, nhận và lưu trữ bằng các phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ thông tin, công nghệ điện, điện tử, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ khác tương tự, không bao gồm tài liệu được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu số quy định trên.
2) Lưu trữ tư
Theo khoản 14 Điều 2 Luật Lưu trữ 2024 quy định lưu trữ tư là lưu trữ của cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng, tổ chức không phải là hội quần chúng do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ.
Luật Lưu trữ 2024 đã dành riêng Chương V để quy định về lưu trữ tư. Trong đó, Điều 49 Luật Lưu trữ 2024 quy định quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ tư bao gồm:
- Sở hữu hợp pháp tài liệu lưu trữ tư.
- Quản lý, bảo quản an toàn và sử dụng, phát huy hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ tư.
- Ký gửi, tặng cho, bán tài liệu lưu trữ tư.
- Tổ chức lưu trữ tư phục vụ cộng đồng.
- Cho phép cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ tư theo thỏa thuận.
- Tiếp nhận, huy động và sử dụng các nguồn lực hợp pháp trong lưu trữ tư.
- Được Nhà nước vinh danh, khen thưởng theo quy định của pháp luật về thi đua, khen thưởng.
3) Hoạt động dịch vụ lưu trữ
Luật Lưu trữ 2024 cũng đã dành riêng chương VI để quy định về hoạt động dịch vụ lưu trữ. Trong đó, tại Điều 53 Luật Lưu trữ 2024 đã quy định các hoạt động dịch vụ lưu trữ như sau:
- Các hoạt động dịch vụ lưu trữ bao gồm:
+ Kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ giấy, tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác;
+ Kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để lưu trữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;
+ Số hóa, tạo lập, chuẩn hóa cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;
+ Tu bổ, khử trùng, khử axit, vệ sinh tài liệu, kho lưu trữ tài liệu;
+ Tư vấn nghiệp vụ lưu trữ.
- Hoạt động kinh doanh dịch vụ lưu trữ thuộc ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện.
- Tổ chức đầu tư kinh doanh dịch vụ lưu trữ quy định tại điểm a và điểm b khoản 1 Điều 53 Luật Lưu trữ 2024 phải đáp ứng các điều kiện sau đây:
+ Là doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp;
+ Có cơ sở vật chất, nhân lực phù hợp để thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ; cá nhân phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ phải có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
- Tổ chức đáp ứng điều kiện quy định được cơ quan tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ nơi đặt trụ sở cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ.
- Cá nhân phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ tại tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ quy định tại các điểm c, d và đ khoản 1 Điều 53 Luật Lưu trữ 2024, cá nhân độc lập kinh doanh dịch vụ lưu trữ phải có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
Xem thông tin chi tiết tại: Luật Lưu trữ 2024 có hiệu lực từ 01/7/2025.
