Đây là nội dung tại Công văn 1128/UBND-TP về việc chấn chỉnh việc chấp hành quy định của pháp luật về bản sao giấy tờ của UBND huyện Diễn Châu.
Theo đó để khắc phục tình trạng từ chối tiếp nhận giấy tờ bản sao không đúng quy định; thực hiện không đúng trách nhiệm của cơ quan tiếp nhận hồ sơ...UBND Diễn Châu yêu cầu:
*** Quán triệt cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, đơn vị, nhất là những người trực tiếp làm nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ, thủ tục của cá nhân, tổ chức cần phải:
- Chấp hành đúng quy định tại Điều 6 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao.
Cụ thể:
“1. Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, không được yêu cầu bản sao có chứng thực nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính.
2. Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết”.
- Xác định rõ giá trị sử dụng của “Bản sao được cấp từ sổ gốc” và “Bản sao được chứng thực từ bản chính”, là như nhau, vì theo quy định:
+ Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào số gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
+ Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Như vậy, pháp luật không có quy định phân biệt giá trị sử dụng của “Bản sao được cấp từ sổ gốc” với “Bản sao được chứng thực từ bản chính” là khác nhau, do đó, cá nhân, tổ chức trong các giao dịch có thể lựa chọn nộp “Bản sao được cấp từ sổ gốc” hoặc Bản sao được chứng thực từ bản chính”,
Ví dụ: Đối với Giấy khai sinh, sẽ có Bản sao giấy khai sinh được chứng thực từ bản chính và Trích lục Giấy khai sinh bản sao (bản sao cấp từ sổ gốc), có giá trị pháp lý như nhau, cá nhân có quyền nộp một trong hai loại; cơ quan, tổ chức tiếp nhận không được đưa ra yêu cầu chỉ thu Trích lục Giấy khai sinh bản sao (bản sao cấp từ sổ gốc), từ chối Bản sao Giấy khai sinh được chứng thực từ bản chính, việc yêu cầu như vậy là trái quy định của pháp luật và gây khó khăn cho người dân, vì:
+ Để được cấp Bản sao Giấy khai sinh được chứng thực từ bản chính, cá nhân khi có yêu cầu có thể làm tại tất cả các cơ quan có thẩm quyền chứng thực, gồm: UBND cấp xã, Phòng Tư pháp cấp huyện và các tổ chức hành nghề công chứng trên toàn quốc.
+ Trong khi đó, để được cấp Trích lục Giấy khai sinh bản sao (bản sao cấp từ sổ gốc): chỉ có cơ quan lưu trữ số gốc mới có thẩm quyền cấp, như vậy cá nhân khi có yêu cầu phải trực tiếp hoặc qua Dịch vụ công trực tuyến, dịch vụ Bưu chính công ích để đề nghị cấp Trích lục Giấy khai sinh bản sao (bản sao cấp từ sổ gốc), như vậy sẽ mất thời gian chờ dịch vụ chuyển phát của cơ quan làm dịch vụ bưu chính.
Do đó, đề nghị các cơ quan, đơn vị khi phát hành thông báo và thực hiện việc thu nộp hồ sơ có yêu cầu về giấy tờ bản sao không được đưa ra yêu cầu là “Bản sao được cấp từ sổ gốc” và từ chối nhận “Bản sao được chứng thực từ bản chính” hoặc ngược lại. Mặt khác, Nghị định 23/2015/NĐ-CP không có quy định cụ thể về thời hạn sử dụng của bản sao, chỉ quy định “có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch" như vậy có nghĩa là bản sao có giá trị sử dụng song song với bản chính, khi nào bản chính không còn giá trị sử dụng thì bản sao cũng hết giá trị sử dụng.
Cập nhật bởi TuyenBig ngày 12/09/2020 04:24:47 CH
